ভাল মিটিং মিনিট প্রস্তুতি এবং লেখা দক্ষতা যে কেউ একটু প্রস্তুতি এবং বিস্তারিত মনোযোগ সঙ্গে অর্জন করতে পারেন। মিটিংয়ের একটি নিরপেক্ষ এবং সঠিক রেকর্ড অনেক ব্যবসার জন্য একটি আইনি প্রয়োজন। আপনি একটি ব্যবসা, রাজনৈতিক, সামাজিক বা স্বেচ্ছাসেবক প্রতিষ্ঠানের জন্য মিনিট লিখেন কিনা, মিনিট প্রতিষ্ঠানের ইতিহাসের স্থায়ী অংশ হয়ে উঠবে। অনেক ক্ষেত্রে, মিনিট, দশক এবং কখনও কখনও শতাব্দী ধরে রাখা হয়।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
বিষয়সূচি
-
অংশগ্রহণকারীদের তালিকা
-
টেপ রেকর্ডার
-
নোটবই
মিটিংয়ের এজেন্ডা, মিটিংয়ের তালিকা এবং মিনিট রেকর্ড করার জন্য প্রয়োজনীয় সরঞ্জামগুলি নিয়ে সভায় উপস্থিত হন। মিটিং সুবিধাকারী কাছাকাছি একটি আসন নির্বাচন করুন। মিটিংয়ের কাছাকাছি বসার সুবিধাটি আপনাকে ভাল শুনতে এবং সহজে স্পষ্টতার জন্য জিজ্ঞাসা করতে দেয়।
আপনি সাক্ষাতের একটি অডিও ট্রান্সক্রিপ্ট রেকর্ড করতে একটি টেপ রেকর্ডার ব্যবহার করতে পারেন কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন। আপনি যদি কম্পিউটারে নোটগুলি নেন তবে যাচাই করুন যে এটি সঠিকভাবে কাজ করে এবং কম্পিউটারটি ব্যর্থ হলে ব্যাকআপ নোট গ্রহণ পদ্ধতি হিসাবে একটি কাগজের নোটবুক এবং লিখন যন্ত্রগুলি ব্যবহার করুন।
সভার তারিখ ও সময় রেকর্ড অর্ডার করার জন্য বলা হয়। কর্মকর্তাদের রিপোর্ট এবং কমিটির রিপোর্ট সারাংশ রেকর্ড। সাধারণত, পূর্ণ রিপোর্ট মিটিং মিনিটের সাথে সংযুক্ত করা হয়। তারা ঘটতে হিসাবে রেকর্ড গতি। যারা প্রতিটি গতি চালু করেছিলেন, অন্তর্ভুক্ত করেছিলেন গতি এবং দ্বিতীয়টি গতিপ্রাপ্ত কিনা, যা "চালিত" বা ব্যর্থ হিসাবে পরিচিত। যদি কোন এজেন্ডা আইটেমটি টেবিল করা থাকে - মিটিংয়ের সময় কাজ না করে পরবর্তী সময় ধরে রাখা হয়, তবে নোটটি উপস্থাপিত করার আইটেমটি টেবিলে উপস্থাপিত করে এবং গতির দ্বিতীয়টি কে উপস্থাপিত করে তা নোট করুন। রেকর্ড ঘোষণা এবং ফলো আপ মিটিং তারিখ।
খুঁজুন অথবা একটি মিটিং মিনিট টেমপ্লেট তৈরি করুন। আপনার প্রতিষ্ঠান ইতিমধ্যে একটি মিটিং মিনিট টেমপ্লেট থাকতে পারে। যদি এটি না হয় তবে আপনি অনলাইনে উপলব্ধ অনেক মিটিং মিনিট টেমপ্লেটগুলির মধ্যে একটি ব্যবহার করতে পারেন বা আপনার নিজস্ব টেম্পলেট তৈরি করতে পারেন। টেমপ্লেট একটি শিরোনাম, শরীর এবং স্বাক্ষর লাইন প্রয়োজন। শিরোনাম সংস্থার নাম এবং সভায় তারিখ, সময় এবং অবস্থান অন্তর্ভুক্ত।
আপনার গাইড হিসাবে মিটিং এর এজেন্ডা ব্যবহার করে টেমপ্লেট এর শরীর তৈরি করুন। সেই অংশে নিম্নলিখিত আইটেমগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন: উপস্থিতি পরিসংখ্যান, শেষ বৈঠকের মিনিট অনুমোদন, কর্মকর্তা ও কমিটির প্রতিবেদন, পুরানো ব্যবসা, নতুন ব্যবসা, ঘোষণা এবং স্থগিতাদেশ সময়।
টেমপ্লেট সচিব এবং অনুমোদন কর্তৃপক্ষের জন্য স্বাক্ষর লাইন এবং তারিখ লাইন অন্তর্ভুক্ত নিশ্চিত করুন।
টেমপ্লেট ব্যবহার করে আপনার মিনিট প্রস্তুত। অত্যধিক বিস্তারিত নির্মূল করুন। কী সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছিল, রেকর্ড করবে কে, যখন এটি কার্যকর হবে এবং কর্মটি কখন সম্পন্ন হবে তখন সংগঠন কীভাবে জানবে। আপনি আপনার প্রথম খসড়াটি সম্পূর্ণ করার পরে, প্রয়োজনীয় সবকিছু ধরে রাখতে নিশ্চিত করার জন্য মিটিংয়ের অডিও ট্রান্সক্রিপ্টটি পর্যালোচনা করুন। তারপর আপনার মিনিট সম্পাদনা করুন।
মিনিট প্রতিষ্ঠানের যে কর্ম নেয় একটি রেকর্ড। এটা বলা হয় যে সবকিছু একটি রেকর্ড, যা একটি প্রতিলিপি হয়। আপনার মিনিট পেশাদার রাখুন। আপনার মতামত, রায় বা ব্যাখ্যা অন্তর্ভুক্ত করবেন না। যেমন "উত্তপ্ত বিতর্ক" এবং "চমৎকার মন্তব্য" বাক্যাংশগুলি পেশাদার মিটিং মিনিটের মধ্যে কোনও স্থান নেই। প্রত্যাহার করা হয় যে গতি অন্তর্ভুক্ত করবেন না।
আপনার সম্পন্ন মিনিট অফিসার এবং কমিটি রিপোর্ট সংযুক্ত করুন। কপি প্রয়োজনীয় সংখ্যা করুন। সম্ভব হলে, পরবর্তী মিটিংয়ের আগে মিটিং মিনিট বিতরণ করুন যাতে সংযোজন এবং / অথবা সংশোধনগুলি দ্রুত করা যেতে পারে।
পরামর্শ
-
তারা সভায় পৌঁছানোর সময় আপনার তালিকায় অংশগ্রহণকারীদের চেক করুন। রেকর্ড অর্জনের পাশাপাশি উদ্বেগ। যাচাই করুন নাম সঠিকভাবে বানান করা হয়। আপনার মিনিট একটি ব্যাকআপ কপি রাখুন। স্পষ্টতা জন্য জিজ্ঞাসা ভয় পাবেন না।
