স্টাফ মিটিংয়ের মিনিটগুলি সিদ্ধান্ত, আলোচনার বিষয়, ভোট দেওয়া, নিয়োগ দেওয়া এবং কর্মীদের প্রভাবিত করার অন্যান্য বিষয়গুলির লিখিত রেকর্ড সরবরাহ করে। সভায় বিস্তারিত আলোচনা ও আলোচনার গুরুত্ব ধরা গুরুত্বপূর্ণ। মিটিংয়ের সময় কথিত প্রত্যেকটি শব্দ রেকর্ড করার দরকার নেই, তবে আপনি অংশগ্রহণকারীদের সঠিক সাক্ষাতের সাথে প্রদান করতে সক্ষম হবেন।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
নোট গ্রহণ সরঞ্জাম
-
রেকর্ডার
আপনি সেরা সুবিধা পেতে যেখানে আপনি বসতে হবে এবং আপনি তাদের প্রয়োজন হলে বৈদ্যুতিক আউটলেট খুঁজে পেতে যেখানে মূল্যায়ন রুম পরিদর্শন করে সভায় জন্য প্রস্তুত। অতীতের মিনিট কিভাবে রেকর্ড করা হয়েছিল তা গতিতে নিজেকে আপ পেতে পূর্ববর্তী মিনিটগুলি দেখুন।
আপনি বিষয় দ্বারা মিনিট সংগঠিত করতে সাহায্য করার জন্য এজেন্ডা একটি কপি পান। আমন্ত্রিত অংশগ্রহণকারীদের একটি তালিকা পান এবং অংশগ্রহণকারীরা সাক্ষাত্কারে সাইন ইন করার জন্য তাদের জিজ্ঞাসা করে যাচাই করুন।
সাক্ষাত্কার তারিখ এবং সময় নোট করুন। উপস্থাপিত হয় হিসাবে প্রতিটি গতি লিখুন, শব্দ জন্য শব্দ। ভোট গ্রহণ এবং কত ভোট, রেকর্ড বিরুদ্ধে এবং বিরত রেকর্ড। গতি সৃষ্টিকারী নাম অন্তর্ভুক্ত করুন এবং গতি কে সেকেন্ড।
বাজেট, নির্বাচন বা কোম্পানির ইভেন্টগুলির পরিকল্পনা মতো গুরুত্বপূর্ণ আলোচনা বিষয়গুলি হাইলাইট করতে বুলেট পয়েন্টগুলি ব্যবহার করুন। আলোচনার সময় উত্থাপিত পেশাদার এবং নৈতিক নোট এবং যারা প্রতিটি বিবৃতি তৈরি। ফলাফল নিয়ে প্রতিটি আলোচনার বিষয় পরিত্যাগ করুন, যা একটি গতি এবং ভোট হবে, বিষয়টিকে গবেষণা করার জন্য একটি নির্দিষ্টকরণ বা মনোনীত একটি পদক্ষেপ।
সহজে অনুসরণ করা সহজ করার জন্য একটি পরিষ্কার, সহজে-পড়া ফর্ম্যাটে মিনিট লিখুন। মিনিট গ্রহণ আরও কার্যকর করার জন্য ইতিমধ্যে তৈরি করা অ্যাপ্লিকেশন এবং সরঞ্জাম খুঁজুন। আপনি উইন্ডোজ ব্যবহার করলে onenote.com যেমন ওয়েবসাইটগুলিতে এটি পাওয়া যাবে। সরঞ্জাম লেখার জন্য evernote.com দেখুন, নোট গ্রহণ এবং মিনিট ভাগ করার সরঞ্জামগুলির জন্য agreeo.com, মিনিট টেমপ্লেটগুলি পূরণের জন্য Google মিনিট এবং মিনিট ভাগ করার সহজ উপায়গুলি দেখুন।
মিটিংয়ের পরে যত তাড়াতাড়ি আপনি আপনার মিনিটে আলোচনার সময় তাড়াতাড়ি লিখতে পারেন, বিশেষ করে 24 ঘন্টার মধ্যে। পুরো তৃতীয় ব্যক্তি লিখুন।
অংশগ্রহণকারীদের বাকি মিনিট পাঠানোর আগে পর্যালোচনা করার জন্য সভাপতিত্বকারী পরিচালক বা সুপারভাইজারকে একটি খসড়া পাঠান। সংশোধন করা এবং সভায় উপস্থিতি সবার কাছে একটি কপি পাঠান। বাজেটের অনুলিপি, অ্যাকশন আইটেমের তালিকা বা পরিচিতি সংখ্যাগুলির তালিকা হিসাবে যথাযথ নথি সংযুক্ত করুন।
পরামর্শ
-
মিনিট গ্রহণ প্রক্রিয়া সহজ করার জন্য একটি টেমপ্লেট তৈরি করুন। কর্মীদের মিনিট গ্রহণ যখন ওভার ওভার ব্যবহার করুন।
আপনি সঠিকতা সম্পর্কে চিন্তিত হলে একটি রেকর্ডিং ডিভাইস ব্যবহার করুন। আপনার রেকর্ডার চালু করার আগে অংশগ্রহণকারীকে তাদের রেকর্ড করা হচ্ছে বলুন।
সতর্কতা
আপনি আলোচনা ট্র্যাক হারান বা একটি বিন্দু বুঝতে না, যখন frazzled না। আপনি বিভ্রান্ত হয়ে গেলে, কার্যধারা বন্ধ করুন এবং আপনি সঠিকভাবে প্রতিবেদন নিশ্চিত করতে স্পষ্টকরণের জন্য জিজ্ঞাসা করুন।
