একটি ব্যস্ত কর্মদিবসের সময়, গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ হারিয়ে যাওয়া বা ভুলে যাওয়া সহজ। সাবধানে রেকর্ডkeeping আবশ্যক - বিশেষ করে ব্যবসায়িক সভা সময়। মিনিট মিটিংয়ের একটি সরকারী রেকর্ড হিসাবে পরিবেশন করা। তারা সাক্ষাত্কারে উপস্থিত ছিলেন যে মিটিংয়ের সময় কী আলোচনা করা হয়েছিল এবং কী সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছিল। সাবধানে প্রস্তুত হলে, তারা অতীত, বর্তমান এবং ভবিষ্যতের ব্যবসায়িক সিদ্ধান্তগুলির বিষয়ে সকলকে অবগত রাখে এবং একই পৃষ্ঠায় একই কার্যকর পদ্ধতির একটি হতে পারে।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
সভা বিষয়সূচি
-
নোট আইটেম বা একটি শব্দ প্রসেসর গ্রহণ
সাক্ষাতের তারিখ, সময় এবং অবস্থান রেকর্ড করুন।
তালিকা, সিনিয়রতা, উপস্থিত সবাই।
যদি প্রয়োজন হয়, একটি কোরাম উপস্থিত কিনা তা নির্দেশ করুন। সভায় সভাপতিত্ব করার জন্য প্রতিটি সভায় একটি কোরাম বা অন্তত অংশগ্রহণকারীর প্রয়োজন নেই। যাইহোক, একটি কোরাম প্রয়োজন এবং উপস্থিত হলে, অর্থাত্ মিটিংয়ের সময় করা ব্যবসায়িক সিদ্ধান্ত কার্যকর এবং প্রয়োগযোগ্য। একটি কোরাস ছাড়া, ব্যবসা কাজ করতে পারে না।
কালক্রমিক ক্রম মধ্যে কার্যধারা বর্ণনা করুন। সভায় যখন আদেশ এবং কার দ্বারা ডাকা ছিল তা উল্লেখ করে শুরু করুন।
প্রতিটি ব্যক্তি যিনি একটি বিষয় শুরু এবং আলোচনা সম্পর্কে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ লিখতে নাম লিখুন।
আলোচনা করা কিসের সাথে একমত বা অসম্মতিশীল ব্যক্তির নাম লিখুন এবং সংক্ষিপ্তভাবে চুক্তি বা মতবিরোধ প্রকৃতির বর্ণনা করুন।
চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত সংক্ষিপ্তসার সঙ্গে বৈঠক প্রতিটি বিভাগে শেষ।
বৈঠক শেষ না হওয়া পর্যন্ত 5 থেকে 7 পদক্ষেপ পুনরাবৃত্তি চালিয়ে যান।
আপনার নোটের উপর ভিত্তি করে মিটিংয়ের আনুষ্ঠানিক পুনরাবৃত্তি লিখুন। কোম্পানির লাইটহেড ব্যবহার করুন এবং উপস্থিতির প্রতিটি ব্যক্তির কাছে চূড়ান্ত অনুলিপি প্রেরণ করুন।
পরামর্শ
-
আপনার মিটিং মিনিটের জন্য একটি রূপরেখা হিসাবে মিটিং এজেন্ডা ব্যবহার করুন। এজেন্ডা সাধারণত মিটিংয়ের জন্য প্রধান বিষয় রূপরেখা। একটি রূপরেখা হিসাবে এজেন্ডা ব্যবহার করে আপনার মিনিট সংগঠিত রাখতে সাহায্য করে।
প্রযুক্তিটি নির্দিষ্ট সময়ের সঞ্চয় সরবরাহ করতে পারে তবে এমআইটি এর স্লোয়ান স্কুল অফ ম্যানেজমেন্টের ম্যানেজারিয়াল কমিউনিকেশনের একজন সিনিয়র লেকচারার নীল হার্টম্যান ফোর্বস ওয়েবসাইটের কলামে পরামর্শ দিয়েছেন যে সবার সামনে মনোযোগ দেওয়ার জন্য আপনি সভায় প্রযুক্তি নিষিদ্ধ করেন। আপনি মিনিটগুলি ধরে রাখতে সহায়তা করার জন্য প্রযুক্তি ব্যবহার করার সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময়, বিচক্ষণতা মুক্ত সফটওয়্যারটি কার্যকর করুন যা সাময়িকভাবে ইমেল, ইন্টারনেট বা অন্যান্য প্রোগ্রামগুলির অ্যাক্সেসকে সহজ শব্দ প্রসেসর ছাড়া অ্যাক্সেস বন্ধ করে।
