বোর্ড মিটিংয়ের মিনিট আইনী নথি এবং জনসাধারণের পরিদর্শনের জন্য উপলব্ধ, এটি একটি ব্যবসার জন্য বা অন্য ধরনের সংস্থার জন্য গুরুত্বপূর্ণ রেকর্ড তৈরি করে। তারা যত বেশি আনুষ্ঠানিক, ততই গুরুত্বপূর্ণ যে তারা প্রচারিত হওয়ার আগে বোর্ড অনুমোদিত হয়। রেকর্ডিং এবং মিনিট অনুমোদন করার জন্য কয়েকটি সহজ সর্বোত্তম অনুশীলনগুলি ব্যবহার করা আপনাকে এই প্রক্রিয়াটিকে সুসজ্জিত করতে এবং কাগজের কাজকে কমাতে সহায়তা করবে।
সংস্থার দ্বারা নির্ধারিত মিটিং মিনিট রেকর্ডিং জন্য প্রক্রিয়া পর্যালোচনা। অনেকে রবার্টস রুলস অফ অর্ডারস অনুসরণ করে, রেকর্ডিং সচিবকে ব্যবহার করার অনুমতি দেয় এবং নোট গ্রহণ এবং চূড়ান্ত মিনিট তৈরির জন্য একটি টেমপ্লেট অনুসরণ করে। কখন এবং যদি বোর্ড সদস্যদের নাম মন্তব্য করা বা প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা হয়, অথবা যদি আপনি তাদের গোপনীয়তা রক্ষা করতে চান তবে জিজ্ঞাসা করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনাকে লিখতে হবে, "এটি নিয়ে আলোচনা করা হয়েছিল যে, আমাদের প্রতিযোগী, এক্সওয়াইজেড কর্পোরেশন, বিভ্রান্তিকর বিজ্ঞাপনের ব্যবহার করছে এবং এফটিসি এর সাথে যোগাযোগ করা উচিত", "বব স্মিথ বলেছেন যে তিনি বিশ্বাস করেন যে আমাদের প্রতিযোগী XYZ কর্পোরেশন ব্যবহার করছেন বিভ্রান্তিকর বিজ্ঞাপন এবং FTC যোগাযোগ করা উচিত। ডেবি জোন্স এবং হান জনসন একমত।"
সঠিকভাবে মিনিট রেকর্ড করতে ভুলবেন না। আপনি যখন আপনার নোট গ্রহণের পিছনে পড়ে থাকবেন তখন কোনও নতুন আলোচনা শুরু করার আগে বোর্ড সদস্যদের কথা বলা বা চেয়ারম্যানকে অপেক্ষা করতে বলুন। আপনি পরিষ্কার খুঁজে না পাওয়া কোন তথ্য পুনরাবৃত্তি বা স্পষ্ট করতে সদস্যদের জিজ্ঞাসা করুন। একটি গতি চালু করা হয় যখন, একটি মূল গতি এবং তার চূড়ান্ত সংশোধিত সংস্করণ, উভয় সহ গতি বোর্ড বোর্ড সদস্যদের পুনরাবৃত্তি করা। গতিটি দ্বিতীয় সেকেন্ডের কিনা এবং কিনা বা এটি পাস করে নির্বিশেষে এটি করুন। কোনও ভোট পাস করার পরিবর্তে কোনও ভোটের সমষ্টি রেকর্ড করুন।
বোর্ডের চেয়ারম্যান, নির্বাহী পরিচালক বা নির্বাহী কমিটির কাছে মিনিট পাঠান যদি আপনার সংস্থাটির পদ্ধতিটি সম্পূর্ণ বোর্ডে পাঠানো হয়। পূর্ণ বোর্ডে মিনিট পাঠানোর জন্য অনুমোদন পাওয়ার পর, সভায় উপস্থিত থাকবেন কিনা সে বিষয়ে সবার সাথে সাক্ষাত করে, বোর্ডের সদস্যের কাছে ডকুমেন্ট পাঠান এবং মিনিটটি অনুমোদিত হবে এমন সভায় সে কিনা হবে। যথেষ্ট পরিমাণে মিনিট প্রেরণ করুন যাতে বোর্ড সদস্যরা তাদের পড়তে পারে, তাদের সম্পর্কে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে পারে, আলোচনার বিষয় নিয়ে আলোচনা করতে পারে এবং ব্যাখ্যাগুলির জন্য জিজ্ঞাসা করতে পারে।
পরবর্তী বোর্ড মিটিংয়ে কোরাম গঠন করা হয়, বোর্ডের চেয়ারম্যান বা বোর্ডের যে কোনও সদস্য আগামী মিনিটের জন্য মিনিটটি অনুমোদন করার জন্য একটি প্রস্তাব করার জন্য চলতে থাকে। একটি কোরাম অফিসিয়াল কর্ম নিতে বোর্ড সদস্যদের সর্বনিম্ন সংখ্যা। প্রস্তাবটি দ্বিতীয় সেকেন্ডের জন্য অপেক্ষা করুন এবং তারপরে বৈঠক নেতার আলোচনার জন্য মেঝে খুলুন। আলোচনার সময়, মিনিটের জন্য যে কোনও পরিবর্তন বা সংশোধন করার প্রয়োজন হলে, একটি গতি তৈরি করা, সেকেন্ড এবং পাস করা প্রয়োজন। আলোচনার পর, অথবা যদি কোন আলোচনা হয় না, তাহলে মিটিংয়ের নেতা প্রশ্নটি কল করুন, অথবা মিনিট অনুমোদন করার জন্য ভোট গ্রহণ করুন।
পরামর্শ
-
আপনার প্রতিষ্ঠানের কোনও আইন বা অন্য কোনও নিয়মাবলী আছে কিনা তা দেখার জন্য চেক করুন যে বোর্ড সদস্যকে মিনিটের মিনিটগুলি গ্রহণ করতে হবে।
