একটি ব্যবসা চালানোর সময়, পেশাদার এবং বিনয়ী পদ্ধতিতে ফোনগুলির উত্তর দিতে অত্যাবশ্যক। বেশিরভাগ ব্যবসা এবং তাদের গ্রাহকদের মধ্যে যোগাযোগের প্রাথমিক মাধ্যম ফোনটি এখনও বিদ্যমান। আপনি যদি ব্যবসায়গুলিতে গ্রাহক দ্বারা উত্পন্ন রিভিউগুলি পড়েন তবে আপনি লক্ষ্য করবেন যে গ্রাহকরা কিভাবে তাদের সাথে চিকিত্সা করা হয়েছিল তার উপর ভিত্তি করে একটি কোম্পানির সামগ্রিক মতামত গঠন করতে থাকে। গ্রাহকরা তাদের কলগুলির উত্তর দেওয়ার আগে রিংগুলির সংখ্যা, ফোনগুলিতে তাদের কীভাবে অভিনন্দন জানানো হয়, তারা কতক্ষণ ধরে ধরে রাখে এবং কলটির শেষে তারা সন্তুষ্ট হয় কিনা তা নিয়ে গ্রাহকরা সিদ্ধান্ত গ্রহণ করেন।
তৃতীয় রিং আগে ফোন আপ। যদিও এটি প্রতিটি সময় সম্ভব নাও হতে পারে, এটি সামগ্রিক লক্ষ্য হওয়া উচিত। গ্রাহকরা যখন অবিলম্বে তাদের কলগুলির উত্তর দেওয়া হয় না তখন এটি অপ্রাসঙ্গিক হিসাবে দেখেন। এমনকি যদি আপনি সরাসরি কল পেতে না পারেন, অন্তত গ্রাহককে শুভেচ্ছা জানান এবং একটি মুহূর্ত ধরে ধরে রাখার জন্য তাকে জিজ্ঞাসা করুন।
একটি পেশাদারী পদ্ধতিতে ফোন উত্তর। বেশিরভাগ ব্যবসার জন্য, একটি আদর্শ অভিবাদন সর্বোত্তম কাজ করে এবং আপনি একটি সার্বজনীন কোম্পানী নীতি ইস্যু করতে পারেন যেখানে সমস্ত ফোন কল একইভাবে উত্তর দেওয়া হয়। কোম্পানির নাম অন্তর্ভুক্ত একটি সহজ অভিবাদন ব্যবহার করুন এবং আপনি সাহায্য করতে পারেন কিভাবে জিজ্ঞাসা। উদাহরণস্বরূপ, আপনি এর প্রভাবের জন্য কিছু বলতে পারেন, "শুভ সন্ধ্যা এবং কোম্পানী XXX কে কল করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আমি কিভাবে আপনাকে সাহায্য করতে পারি?"
গ্রাহক কথা বলার সময় সক্রিয়ভাবে শুনুন। গ্রাহকরা বিরক্ত হন যখন তারা মনে করেন না যে অন্য ব্যক্তি তাদের মনোযোগ দিচ্ছে না বা তারা যা বলেছে তা পুনরাবৃত্তি করতে একাধিক বার জিজ্ঞাসা করা হয়েছে। ফোনে থাকাকালীন মাল্টিটাইকিং এড়িয়ে চলুন এবং গ্রাহককে আপনার সমস্ত মনোযোগ দিন।
আপনি যখন কথা বলার সময় হাসা। যখন আপনি হাসাবেন, তখন আপনি ফোনটিতে আরো সুখী হবেন এবং গ্রাহকরা ইতিবাচক প্রতিক্রিয়া জানান। উপরন্তু, সর্বদা গ্রাহক irate এবং এমনকি গ্রহণযোগ্য নয়, এমনকি যখন, সবসময় সব সময় আনন্দদায়ক এবং বিনয়ী থাকা।
গ্রাহকের কাছে জিনিসগুলি ব্যাখ্যা করার সময় ধীরে ধীরে এবং স্পষ্টভাবে বলুন। গ্রাহকরা দ্রুত ছুটে যেতে চান না, যেমন আপনি তাদের ফোন বন্ধ করার চেষ্টা করছেন। লম্বা প্রক্রিয়াগুলি ব্যাখ্যা করার সময় বা কোম্পানির নীতিগুলি চলাকালীন আপনি ধীরে ধীরে এবং স্পষ্টভাবে কথা বলতে গুরুত্বপূর্ণ। আপনি নিজেকে পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে ব্যাখ্যা করতে চান যাতে গ্রাহক পুরোপুরি বুঝতে পারেন এবং কোনও লিংকিং প্রশ্নের সাথে বাকি থাকে না।
