ব্যবসায় যোগাযোগের রাজ্যে বিভিন্ন ধরনের আনুষ্ঠানিক চিঠি রয়েছে। তদন্ত চিঠি, কখনও কখনও "তদন্ত," বানান, প্রায়ই অব্যাহত যোগাযোগের প্রথম ধাপ হিসাবে কাজ করে। একটি ভোক্তা এবং প্রযোজক মধ্যে ব্যবসা, দুই ব্যবসা বা একটি নিয়োগকর্তা এবং কর্মচারী মধ্যে প্রায়শই ঘন ঘন একটি দলের তদন্ত সঙ্গে শুরু হয়। লেখক যে প্রাথমিক উত্তর প্রাপ্ত একবার যোগাযোগ শেষ হতে পারে।
পরামর্শ
-
যখনই আপনি তথ্য অনুরোধ করতে কাউকে লিখবেন, তখন এটি তদন্তের একটি চিঠি। আপনি স্পনসরশিপ, চাকরির খালি, বিক্রয়, প্রকল্প এবং তহবিলের মতো সমস্ত ধরণের বিষয়গুলি মোকাবেলা করতে তাদের ব্যবহার করতে পারেন।
তদন্ত প্রাথমিক সংজ্ঞা সংজ্ঞা
তাহলে তদন্তের চিঠি কি? একজন ব্যক্তির অন্য পক্ষ থেকে নির্দিষ্ট তথ্য প্রয়োজন হলে, যে ব্যক্তি একটি তদন্ত চিঠি লিখতে বিবেচনা করতে পারেন। মূলত, এই চিঠিটি পাঠককে প্রতিক্রিয়া জানানোর উদ্দেশ্য নিয়ে একটি প্রশ্ন বা পাঠককে অনুরোধ করে। আদর্শ তদন্ত একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তিটিকে একটি সংক্ষিপ্ত, উদ্দেশ্যমূলক পদ্ধতিতে পর্যাপ্ত প্রতিক্রিয়া প্রদান করতে সক্ষম করে। উদাহরণস্বরূপ, অ্যাকাউন্টিং কোম্পানির মালিক একটি অফিস সরবরাহ সরবরাহকারীর কাছে একটি অনুসন্ধান পত্র পাঠাতে পারে, একটি ক্যাটালগ বা বিক্রয় প্রতিনিধির কাছ থেকে একটি দর্শন অনুরোধ করতে, ব্যাখ্যা করে যে তিনি তার ফার্ম আপডেট বা স্থানান্তর করার পরিকল্পনা করছেন।
বেসিক বিন্যাস
অনুসন্ধানের আপনার চিঠি সম্বোধন সম্পর্কে ভুলে যান "কার কাছে এটি উদ্বেগযুক্ত হতে পারে"; পরিবর্তে, যখনই সম্ভব আপনার চিঠি শিরোনাম এবং অভিবাদন মধ্যে একটি নির্দিষ্ট যোগাযোগ ব্যক্তি সনাক্ত। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি ইন্টার্নশীপ সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করতে লিখছেন তবে ভাড়াটে ব্যবস্থাপকের নামটি নির্ধারণ করতে, ফোন বা অনলাইন দ্বারা সামান্য হোমওয়ার্ক করুন। একটি স্ট্যান্ডার্ড তদন্ত চিঠি প্রায় তিন অনুচ্ছেদের আছে। প্রথম অনুচ্ছেদ লেখক কী চায় তা নির্দেশ করে, যেমন একটি পণ্য, চাকরী খোলার বা অন্য অনুরোধ সম্পর্কে তথ্য; উদাহরণ স্বরূপ:
প্রিয় মিস স্মিথ,
আমি একটি (কলেজের নাম) ছাত্র, শিশু এবং যুব যত্নের একটি ব্যাচেলর আর্টের দিকে কাজ করছি। 20XX এর গ্রীষ্মের জন্য একটি ইন্টার্নশীপ চাইলে, আমি আপনার প্রোগ্রামটি ইন্টার্নশীপের সুযোগগুলির জন্য তালিকাভুক্ত (ওয়েবসাইটের নাম।) খুঁজে পেয়েছি।
দ্বিতীয় অনুচ্ছেদ লেখক তার পাঠক অনুরোধ তার অনুরোধ ব্যাখ্যা করে। আপনি নির্দিষ্ট পঠনকারীর সাথে যোগাযোগ করার জন্য কেন এবং অনুরোধকৃত তথ্যটি আপনার কাছে কীভাবে উপকৃত হবে তা ব্যাখ্যা করুন:
আপনি ইন্টার্নশীপ প্রোগ্রামের জন্য যোগাযোগ ব্যক্তি হিসাবে, আমি আরো তথ্যের জন্য জিজ্ঞাসা করতে লিখছি। অবশেষে, আমি ঝুঁকিপূর্ণ তরুণদের যত্ন নেওয়ার জন্য আমার দক্ষতা এবং অভিজ্ঞতা উন্নত করার জন্য একটি আন্তর্জাতিক অবস্থানের সন্ধান করছি। আজ পর্যন্ত, আমার coursework এবং অভিজ্ঞতা অন্তর্ভুক্ত (তালিকা কোর্স, আপেক্ষিক স্বেচ্ছাসেবক কাজ, অন্যান্য ইন্টার্নশীপ।)
পাঠকের সময় এবং সাহায্যের জন্য কৃতজ্ঞতা প্রকাশের সাথে চূড়ান্ত অনুচ্ছেদের একসাথে অক্ষরটি সংযুক্ত করা উচিত। চিঠি সাধারণত প্রশংসাসূচক বন্ধ সঙ্গে শেষ হয়, যেমন "আন্তরিকভাবে," লেখক এর নাম অনুসরণ করে।
উত্সাহিত এবং অপ্রচলিত
তদন্ত চিঠি হয় অনুরোধ বা অযাচিত অনুসন্ধান হিসাবে আসে। সম্ভাব্য ক্লায়েন্টদের কৌতূহলকে ত্বরান্বিত করার প্রত্যাশায় একটি ব্যবসা তার পণ্য বা পরিষেবা বিজ্ঞাপনে বিজ্ঞাপন দেওয়ার সময় প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলীগুলি ঘটে। উদাহরণস্বরূপ ভোক্তা নিজেই পণ্যটির পরিদর্শন করতে পারবেন না, গ্রাহককে অনুরোধের অনুরোধের মাধ্যমে ব্যবসায়ের সাথে যোগাযোগ করতে হবে। একটি অপ্রচলিত অনুসন্ধান চিঠি, প্রাপক তথ্য কোন পূর্বে প্রস্তাব করে তোলে। পাঠক উৎস থেকে তথ্য অনুরোধ করে একটি উত্স থেকে একটি উৎস থেকে তথ্য অনুরোধ, অনুরোধ থেকে অনুরোধ।
সৌজন্যে উদাহরণ: অনুদান এবং তহবিল
অনেক ভিত্তি বা সংস্থা অনুদান প্রদানের প্রস্তাব একটি পূর্ণ অনুদান প্রস্তাব পাওয়ার আগে তদন্ত একটি চিঠি গ্রহণ পছন্দ। এই সাধারণত অনুরোধের চিঠিপত্র অর্থায়ন করার জন্য আপনার প্রয়োজন সম্পূর্ণভাবে ব্যাখ্যা করতে হবে এবং মৌলিক তিনটি অনুচ্ছেদ বিন্যাস অতিক্রম করতে পারে তবে তিনটি পৃষ্ঠা অতিক্রম করতে হবে না। মৌলিক ভূমিকা ছাড়াও, অনুদান বা তহবিল অনুরোধের জন্য একটি সফল অক্ষর অনুসন্ধানের মধ্যে আপনার সংস্থার সংক্ষিপ্ত বিবরণ, প্রয়োজনের একটি বিবৃতি, আপনার পছন্দসই ফলাফল এবং অন্য কোনও তহবিল উত্সগুলি অর্জন করার জন্য আপনি যে পদ্ধতিটি ব্যবহার করতে চান তা অন্তর্ভুক্ত করতে হবে সুবিধা গ্রহণ করার পরিকল্পনা।
অপ্রত্যাশিত উদাহরণ: ইন্টার্নশীপ এবং চাকরি
কাজ এবং ইন্টার্নশিপ জন্য সবচেয়ে অনুসন্ধান অক্ষর একটি অযাচিত পদ্ধতিতে আসে। আপনি যখন কোনও কোম্পানির প্রশংসা করেন তখন অনুসন্ধান পাঠানোর কথা বিবেচনা করুন এবং মনে করুন যে আপনি পারস্পরিক উপকারী কাজের সম্পর্ক ভাগ করতে পারেন। নিজেকে এবং তাদের কোম্পানির সাথে কর্মসংস্থান আপনার আগ্রহের দ্বারা আপনার চিঠি শুরু। এক বা দুই অনুচ্ছেদের মধ্যে, আপনার যোগ্যতা সম্পর্কে তথ্য এবং পাঠক সংস্থার মধ্যে আপনার বিশ্বাসের অভিজ্ঞতা কীভাবে আপনি এবং কোম্পানিকে উভয় উপকৃত হবে তা সহ সংক্ষিপ্তভাবে অনুসরণ করুন। আপনি প্রশংসিত যে একটি কোম্পানির সঙ্গে দরজা আপনার পায়ে একটি পুরস্কৃত ইন্টার্নশীপ অভিজ্ঞতা জন্য তোলে। আর কে জানে? আপনি যদি একটি ভাল ফিট, এটি একটি স্থির অবস্থান হতে পারে।
