প্রতিটি নিয়োগকর্তা উভয় অবৈধ অপব্যবহার এবং একটি প্রতিকূল কাজ পরিবেশ সৃষ্টি করে এমন কর্মগুলি থেকে ব্যবসা এবং তার কর্মচারীদের রক্ষা করার জন্য একটি নৈতিক ও আইনী কর্তব্য আছে। যখনই আপনি কোনও অভিযোগ পান বা কোনও কর্মচারী অসদাচরণের সাথে জড়িত বলে মনে করেন তখন তদন্ত পরিচালনা করা এই দায়িত্বগুলি পূরণ করতে গুরুত্বপূর্ণ। যদি না করার জন্য আপনার বৈধ কারণ না থাকে, তবে জড়িত পক্ষগুলিকে জানাতে হবে যে কোনও তদন্ত শুরু হবে এটি একটি সাধারণ পদক্ষেপ।
অভ্যন্তরীণ মেমো বিন্যাস
যদিও আপনি একটি মেমো বা ব্যবসায়িক অক্ষর বিন্যাস ব্যবহার করে চিঠি খসড়া করতে পারেন তবে অভ্যন্তরীণ যোগাযোগগুলির জন্য একটি মেমো বেশি সাধারণ। উপরন্তু, একটি মেমো সাধারণত শিরোনাম বা বিষয় লাইন এই ফরম্যাট আরও কার্যকর করতে পারেন। শিরোনাম লাইনের পাশাপাশি, একটি মেমোতে তারিখ, প্রতিটি প্রাপকের নাম এবং প্রেরকের নাম এবং শিরোনাম রয়েছে। বাম সারিবদ্ধ এবং একক স্থান একটি মেমো শরীরের প্রতিটি অনুচ্ছেদ এবং অনুচ্ছেদের মধ্যে একটি ডবল স্থান ব্যবহার করুন। মেমোকে গোপনীয় হিসাবে চিহ্নিত করতে এবং কোনও সংযুক্তি বা পরিবেষ্টনের অন্তর্ভুক্ত কিনা তা উল্লেখ করতে বিশেষ উল্লেখগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন।
অভিযুক্ত কর্মচারী
তদন্ত শুরু হওয়ার আগেই লিখিত অভিযুক্তকে অবহিত করা। তদন্তের চিঠিগুলি নাম, তারিখ এবং পরিস্থিতিতে সহ যতটা সম্ভব বিস্তারিতভাবে ব্যাখ্যা করা উচিত। অনুসন্ধানকারী পদ্ধতি বর্ণনা করুন, অভিযুক্ত ব্যক্তিটির আইনি অধিকারগুলি চিহ্নিত করুন এবং অভিযুক্ত ব্যক্তিকে বলুন যে তার লেখার পাশাপাশি ব্যক্তিগত সাক্ষাত্কারে উভয়ের গল্প বলার সুযোগ থাকবে। তদন্তটি সম্পন্ন না হওয়া পর্যন্ত ব্যক্তিটিকে বলুন যে এটি "স্বাভাবিক হিসাবে ব্যবসা" কিনা বা তার ভূমিকা বা কাজের কর্তব্যগুলির সংশোধন প্রয়োজন।
মুলতুবি তদন্ত বিজ্ঞপ্তি
প্রাথমিক বিজ্ঞপ্তিতে কর্মচারীর তাত্ক্ষণিক সুপারভাইজার এবং বিভাগ পরিচালককে অন্তর্ভুক্ত করুন। চিঠিটি মুলতবি তদন্তের প্রকৃতি এবং সুযোগ ব্যাখ্যা করা উচিত। উপরন্তু, চিঠিটি তদন্ত শুরু হওয়ার আগে পদক্ষেপ নেওয়া উচিত যেমন অ্যাকাউন্টিং এবং ব্যবসায়িক সম্পত্তি এবং সম্পত্তি সুরক্ষিত করা বা কর্মচারীর কর্তব্যগুলি সংশোধন করা। অবশেষে, চিঠিটি সুপারভাইজার এবং পরিচালকদের তদন্তে অংশ নেবে কিনা, এবং যদি তা হয় তবে নির্দিষ্ট ভূমিকা এবং দায়িত্বগুলি নির্ধারণ করতে হবে।
তদন্ত সাক্ষাত্কার চিঠিপত্র
তদন্তের পরিমাণ হিসাবে সাক্ষাত্কারের জন্য যে কেউ পরিকল্পনা করতে চান তারও চিঠিগুলিতে যেতে হবে। তবে, একটি মুলতুবি তদন্ত বিজ্ঞপ্তির বিপরীতে, যার মধ্যে একাধিক প্রাপক অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে, ইন্টারভিউ বিজ্ঞপ্তিগুলি ঠিকানা লাইনের মধ্যে একটি প্রাপককে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত, আপনি কতগুলি অক্ষর প্রেরণ করেন তা কোন ব্যাপার না। চিঠিটি কোন নির্দিষ্ট বিবরণ সরবরাহ করবে না, বরং পরিবর্তে কেবলমাত্র কর্মচারীকে চলমান তদন্তের অংশ হিসাবে সাক্ষাত্কার করা যেতে পারে, সাক্ষাত্কার পরিচালনাকারী এবং পূর্ণ সহযোগিতার প্রত্যাশা নির্ধারণকারী ব্যক্তির নাম সরবরাহ করুন। উপরন্তু, চিঠিতে মেমোতে গোপনীয় তথ্য থাকা উচিত এবং আন্তঃ-অফিসের আলোচনার জন্য উপযুক্ত নয়।
