যখন আপনি তাদের প্রয়োজন হয় গুরুত্বপূর্ণ রেকর্ড খুঁজে পেতে সক্ষম হচ্ছে না তুলনায় আরো হতাশাজনক কিছুই। পাসপোর্ট, টিকা রেকর্ড এবং আর্থিক দলিলগুলি সমস্ত পরিবারের ফাইলিং সিস্টেমে সরিয়ে দেওয়া উচিত। একটি কার্যকর ফাইলিং সিস্টেমের সুবিধাগুলি কম মূল্যায়ন করবেন না।
উদ্ধার
আপনার গাড়ী শিরোনাম কোথায় আপনি জানেন? কিভাবে আপনার বাড়িতে কাজ সম্পর্কে? একটি ফাইলিং সিস্টেম থাকার বিন্দু আপনার প্রয়োজন যখন তথ্য প্রয়োজন এবং পুনরুদ্ধার করতে সক্ষম হবেন। একটি কার্যকরী ফাইলিং সিস্টেম আপনাকে সময় বাঁচাবে এবং গুরুত্বপূর্ণ দস্তাবেজ এবং রেকর্ডগুলি হারাবে এমন সুযোগটি কমিয়ে দেবে।
আইনি প্রয়োজনীয়তা
একটি ফাইলিং সিস্টেম থাকার আরেকটি সুবিধা হল এটি আপনাকে আইনী প্রয়োজনীয়তাগুলি মেনে চলতে সহায়তা করে যা আপনাকে বিভিন্ন ধরনের নথিগুলি কতক্ষণ ধরে রাখতে হবে তা পরিচালনা করে। অ্যাসোসিয়েশন অফ রেকর্ডস ম্যানেজমেন্ট অ্যাডমিনিস্ট্রেটররা সুপারিশ করে যে আপনি যেখানে আপনি বসবাস করেন সেই রেকর্ডটি রেকর্ড করার জন্য প্রাসঙ্গিক বিধিনিষেধগুলি খুঁজে পেতে রাজ্য প্রশাসক কোড, রাজ্য বিধিবদ্ধ এবং মার্কিন কোডটি দেখুন।
শুদ্ধিকরণ
আপনার রেকর্ডগুলিকে সঠিকভাবে বজায় রাখার জন্য একটি সুবিধা হল যে ফাইলিং সিস্টেম থাকা আপনাকে সেই পুরোনো রেকর্ডগুলি কখন পরিত্যাগ করতে হবে তা পরিস্কার করার সময় জানাতে সহায়তা করে। আর্থিক তথ্য এবং রেকর্ডগুলিতে ব্যক্তিগত তথ্য থাকা উচিত যাতে তারা ভুল হাতে পড়তে পারে এমন সুযোগটি এড়াতে পারে।
