সমস্ত সংস্থার ভাল রেকর্ড ব্যবস্থাপনা প্রয়োজন, সময় থেকে রেকর্ডগুলি তৈরি করা হয় যতক্ষণ না তারা সিস্টেম থেকে মুছে ফেলা হয়। Nonexistent বা খারাপ পরিকল্পিত ফাইলিং সিস্টেম তথ্য প্রবাহ পরিচালনার রেকর্ড রেকর্ড বা পুনরুদ্ধার বা দক্ষতা অভাব অসুবিধা হতে পারে। তারা হারিয়ে রেকর্ড বা পঙ্কিল রেকর্ড রক্ষণাবেক্ষণের কারণে আইনি সমস্যাও স্থাপন করতে পারে। ওয়েল-ডিজাইনকৃত ফাইলিং সিস্টেমগুলি বর্ণানুক্রমিক, আলফানিউমেরিক বা সংখ্যাসূচক কোডেড লেবেলগুলি ব্যবহার করে, দক্ষ রেকর্ড ব্যবস্থাপনা তৈরি করে এবং আরো পেশাগতভাবে চালানো সংস্থানগুলি উত্পাদন করে।
সংখ্যাসূচক ফাইলিং সিস্টেম ব্যাখ্যা
সংখ্যাসূচক ফাইলিং সিস্টেম তথ্য ধারণকারী প্রতিটি ফাইল বা রেকর্ড সংখ্যা বরাদ্দ। সাংখ্যিক সংখ্যায়ন ব্যবহার করে সংখ্যায়নগুলি (অর্থাৎ, ক্রয় অর্ডার নম্বর) রেকর্ডিংয়ের সংখ্যা (1 থেকে 1000), সংখ্যায়ন ফাইলগুলির মাধ্যমে সংখ্যায়ন করা যেতে পারে যেখানে বিভাগ - বা বিভাগগুলি - 100, 200, 300, ইত্যাদি ।, নির্দিষ্ট বিষয় subheadings অন্তর্গত অথবা দশমিক ব্যবহার করে (ড্যুই ডেসিমাল সিস্টেমের অনুরূপ)। সংখ্যাসূচক ফাইলিং সিস্টেমগুলি প্রায়শই রেকর্ড পুনরুদ্ধারের জন্য একটি ফাইল সূচী অন্তর্ভুক্ত করে।
সংগঠন এবং রক্ষণাবেক্ষণ আদেশ
যথাযথ ক্রমবর্ধমান বজায় রাখার সময় সংখ্যাসূচক কোডিং রেকর্ডের পুরো বিভাগগুলির স্থানান্তরকে মঞ্জুরি দেয়। রেকর্ড ডান থেকে বাম এবং শীর্ষ থেকে নীচে, ক্রমাগত দায়ের করা হয়। স্ট্রেট-সাংখ্যিক ফাইল ক্রমাগত, আবর্তিত ক্রম অনুসারে সংগঠিত হয় - সর্বনিম্ন থেকে সর্বোচ্চ সংখ্যা। ডুপ্লেক্স-সাংখ্যিক ফাইলগুলির মধ্যে দুটি বা তার বেশি সংখ্যক সংখ্যার সেট থাকে, যা ড্যাশ, কমা বা স্পেস দ্বারা পৃথক করে এবং পরবর্তী সংখ্যার দ্বারা অনুসরণ করা হয়। ক্রনিক-সংখ্যাসূচক সিস্টেম সূচক ফাইল বছর, মাস এবং দিন।টার্মিনাল-ডিজিট-সাংখ্যিক সিস্টেম প্রাথমিক ফাইলিং উপাদান হিসাবে শেষ সংখ্যা (দুই থেকে চার ডিজিটের লম্বা) দ্বারা ফাইলগুলি সংগঠিত করে এবং শেষ সংখ্যা, মধ্যম সংখ্যা, তারপরে প্রথম সংখ্যা দ্বারা রেকর্ডগুলি রেকর্ড করে। শেলফ স্পেস প্রয়োজনীয়তাগুলি সংখ্যাসূচক বিভাগগুলি - 10 শত, 100, প্রতি শেলফ বা শেলভিং ইউনিট রেকর্ডের 1000s দ্বারা রেকর্ডগুলি গোষ্ঠীভুক্ত করে সহজে নির্ধারণ করা হয়। উপরন্তু, রেকর্ড সংগঠন আরও ফাইল ইনডেক্সিং দ্বারা বৃদ্ধি করা হয়।
সঠিকতা
উচ্চ-ভলিউম ফাইলিং সিস্টেম - ফাইলগুলি পুনরুদ্ধার এবং পুনঃ ফাইল করা হয় - রঙ-কোডেড লেবেলের সাথে মিলিত হওয়া ফাইলটিকে পুনরুদ্ধার এবং পুনঃনির্ধারণ দ্রুত করে এবং সংখ্যার ক্রম অনুসারে বিভ্রান্তি দূর করে। টার্মিনাল-ডিজিট সিস্টেমে, উদাহরণস্বরূপ, চূড়ান্ত সংখ্যাটি এক রঙের সাথে কোডেড হয়, মধ্যম সংখ্যাটি আলাদা রঙ পায় এবং প্রথম সংখ্যাটি নিজের রঙ পায়। যেমন প্রথম, মাঝারি এবং শেষ সংখ্যা পরিবর্তিত হয়, তেমনি রঙও হয়। রঙ ফাইলিং গতি এবং দক্ষতা বৃদ্ধি একটি চাক্ষুষ সুচ হিসাবে কাজ করে।
ফাইলিং গতি
রঙ কোডিংয়ের সাথে মিলিত সংখ্যাসূচক ফাইলিং সিস্টেমগুলি রেকর্ড ফাইলিং এবং পুনরুদ্ধারের গতি বৃদ্ধি করে - এমনকি একটি ফাইল পুনরুদ্ধার করার অর্থ একটি ইনডেক্সে ফাইল নম্বর চিহ্নিত করার অর্থ উল্লেখ করা হয় - কারণ ফাইল ক্লার্কের ফাইল গ্রুপের ফাইল অবস্থানের তাত্ক্ষণিক সচেতনতা রয়েছে। সংস্থার অধিগ্রহনের ঘটনা, যেখানে পৃথক সংস্থার বিভিন্ন সংখ্যক সিস্টেম রয়েছে, সংখ্যাসূচক কোডগুলি পরিবর্তন করতে হবে না। ফাইল রুমে ফাইল যুক্ত করা দ্রুততর কারণ সংখ্যক ছোট সংখ্যক ফাইল (6-সংখ্যার) উচ্চ সংখ্যাযুক্ত ফাইলগুলির বামে দায়ের করা হয় (7-সংখ্যার)।
গোপনীয়তা
সংখ্যাসূচক ফাইলিং সিস্টেমগুলি গোপনীয়তা বজায় রাখার ক্ষেত্রে নির্দিষ্ট রেকর্ডগুলি সনাক্ত করে, যা ব্যক্তিগত, গ্রাহক এবং কর্মচারী রেকর্ডগুলিতে বিশেষ করে গুরুত্বপূর্ণ, কোনও ব্যক্তিগত পরিচয় চিহ্নিতকারীকে বাদ দিয়ে। সংখ্যাসূচক ফাইলিং সিস্টেম সহজেই HIPAA নিয়ম মেনে চলতে।
