কিভাবে একটি সংখ্যাসূচক অফিস ফাইলিং সিস্টেম সেট আপ

একটি সুষ্ঠু সংগঠিত অফিস ফাইলিং সিস্টেম থাকার গুরুত্ব একটি গুরুত্বপূর্ণ নথি অনুপস্থিত যখন চেয়ে আরো স্পষ্ট। অকার্যকর ফাইলিং সিস্টেমগুলি নষ্ট হয়ে যাওয়া সময়, অর্থ এবং সীমিত সিদ্ধান্ত নেওয়ার ফলে সীসা নথিতে তথ্যটির অবিচ্ছেদ্য অংশ থাকে এবং আপনাকে এটির জন্য সিদ্ধান্ত নিতে হবে। বিশৃঙ্খলা থেকে অর্ডার তৈরি করার একটি উপায় হল একটি সংখ্যাসূচক অফিস ফাইলিং সিস্টেম, যেখানে আপনি রেকর্ডগুলিতে নম্বরগুলি যেমন ক্রয় আদেশ, জায় আইটেম এবং অনুমান, এবং আরোহী ক্রমে ফাইল তথ্য, অথবা সর্বনিম্ন থেকে সর্বোচ্চ নম্বর নির্ধারণ করতে সেট করুন।

আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে

• সংখ্যায়ন সিস্টেম

• ফাইল মন্ত্রিসভা

• ফাইল বিভাজক গাইড

• ফাইল বিভাজক ট্যাব

• ফাইল ফোল্ডার, মিশ্র রং

• লেবেল

বিভাগ এবং সংখ্যায়ন সিস্টেম সেট আপ করুন

ফাইল বিভাগ সেট আপ করুন এবং নিয়ন্ত্রণ সংখ্যা বরাদ্দ করুন। আলাদাভাবে আপনার প্রতিষ্ঠানের মধ্যে পৃথক বিভাগ তালিকা। প্রতিটি বিভাগের জন্য একটি প্রধান কন্ট্রোল নম্বর বরাদ্দ করুন। উদাহরণস্বরূপ, একটি ছোট ব্যবসা বিভাগগুলি "আর্থিক," "বিক্রয়," "ক্রয়," "মানব সম্পদ" এবং "সরঞ্জাম" হিসাবে সেট আপ করতে পারে। প্রতিটি প্রধান বিভাগ চিহ্নিত করতে একটি নিয়ন্ত্রণ সংখ্যা বরাদ্দ করুন, যেমন 100 টি আর্থিক; 200, বিক্রয়; 300, ক্রয়; 400, মানব সম্পদ; এবং 500, সরঞ্জাম।

প্রতিটি সাবক্যাশটি সংজ্ঞায়িত এবং সনাক্ত করতে ফাইল উপশিরোনাম সেট আপ করুন এবং সাব-কন্ট্রোল সংখ্যা নির্ধারণ করুন। উদাহরণস্বরূপ, বিক্রয় বিভাগে, আপনি বিক্রয় প্রতিবেদনগুলির জন্য 10 যোগ করতে পারেন; 20, বিক্রয় অনুমান; এবং 30, বিক্রয় রসিদ।

সাবক্যাটিভের মধ্যে পৃথক নথি সনাক্ত করতে প্রতিটি উপসাগরীয় মধ্যে একটি সংখ্যায়ন সিস্টেম সেট আপ। এই নথিতে আপনি মুদ্রণ সংখ্যা হয়ে যাবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি প্রিন্টিন্টেড বিক্রয় অনুমান ফর্মগুলির জন্য একটি আদেশ পাঠান, তবে আপনি যদি প্রথম পছন্দ করেন তবে প্রথম ফর্মটি 200-20-01, অথবা 200 20 01 হিসাবে তালিকাভুক্ত করুন। প্রতিটি ধারাবাহিক নথি এক দ্বারা বৃদ্ধি হবে। উদাহরণস্বরূপ, দ্বিতীয় বিক্রয় অনুমান ফর্মটিতে আপনি "200-20-02" মুদ্রণ করবেন।

আপনার ফাইলিং পরিকল্পনা একটি মাস্টার সূচক তৈরি করুন। এই আপনার ফাইলিং মন্ত্রিসভা জন্য বিষয়বস্তু একটি টেবিল হিসাবে পরিবেশন করা হবে।

মন্ত্রিপরিষদ সেট আপ

প্রধান এবং উপশিরোনাম সনাক্ত করতে একটি রঙ কোডিং সিস্টেম স্থাপন করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি এমন একটি নিয়ম প্রবর্তন করতে পারেন যা মূল বিভাগ সনাক্ত করতে একটি নীল ফাইল ডিভাইডার লেবেল ব্যবহার করে। রঙিন ফাইল ফোল্ডারগুলি তখন উপসাগরীয়দের সনাক্ত করতে পারে, যেমন বিক্রয় প্রতিবেদনগুলির জন্য লাল ফোল্ডার, বিক্রয় অনুমানের জন্য সবুজ ফোল্ডার এবং বিক্রয় রসিদগুলির জন্য হলুদ ফোল্ডার। ফাইল ফোল্ডারগুলিতে লেবেলগুলি তার সামগ্রীগুলি সনাক্ত করবে, যেমন 01-100, 101-200 এবং আরও অনেকগুলি লেবেল প্রদর্শিত হবে।

মন্ত্রিপরিষদ ফাইলিং মধ্যে প্রধান বিভাগ বিভাজক ট্যাব এবং স্থান তৈরি করুন। লেবেল এবং ফাইলিং মন্ত্রিসভা প্রাথমিক সাবক্যাটেগরি ফাইল ফোল্ডার স্থাপন এবং প্রয়োজনীয় হিসাবে যোগ করুন।

যথাযথ সংখ্যাসূচক আদেশ ফাইল নথি।

পরামর্শ

• আপনার ব্যবসায়ের চাহিদাগুলি সনাক্ত করতে কিছু সময় নিন এবং একটি বিভাগ এবং সংখ্যায়ন পদ্ধতিতে সিদ্ধান্ত নিন যা আপনার ব্যবসার জন্য ইন্দ্রিয়গ্রাহ্য।

  আপনি যদি কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ব্যবহার করেন এবং নিজের ফর্মগুলি মুদ্রণ করেন তবে ফাইলিংয়ের প্রয়োজনীয়তাগুলি প্রতিফলিত করতে আপনাকে সংখ্যায়ন পদ্ধতি পরিবর্তন করতে হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, সেলস এস্টিমেট ফর্মগুলির সংখ্যা 200-20-01 এ শুরু হতে পারে এবং প্রতিটি নতুন অনুমানের জন্য একের মধ্যে বৃদ্ধি হতে পারে।

  যদি আপনি অন্তর্বর্তীকালীন তাদের কাছে অ্যাক্সেসের প্রয়োজন হয় তবে এখনও দায়ের করা সমস্ত নথির জন্য একটি নির্দিষ্ট অবস্থান এবং ধারক সরবরাহ করুন।

  আপনি ফাইলিং প্রয়োজনীয়তা সঙ্গে রাখা নিশ্চিত করার সেরা উপায় দৈনিক বা সাপ্তাহিক হিসাবে একটি সময়সূচী, স্থাপন করা হয়।