ছোট ব্যবসার জন্য একটি ফাইলিং সিস্টেম কিভাবে শুরু করবেন

ফাইলিং এমন সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলির মধ্যে একটি যা আমাদের কেউ পছন্দ করতে চায় না। একটি নতুন ফাইলিং সিস্টেম সেট আপ করার সময়, আপনি এটিকে এমনভাবে তৈরি করতে চান যে এটি ব্যবহার করা আপনার পক্ষে সহজ। কিছু মানুষ বর্ণমালার দ্বারা এবং কিছু সংখ্যক দ্বারা তাদের সিস্টেম সেট আপ করতে চান। অন্যদের বর্ণমালার দ্বারা এবং তারপর বিভাগ দ্বারা এটি সেট আপ। আপনার জন্য কাজ করে চয়ন করুন।

আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে

ফাইলিং মন্ত্রিসভা
Tabbed Manila ফাইল
ট্যাবযুক্ত পিচবোর্ড dividers
ফাইন পয়েন্ট মার্কার

ভাড়া বা বন্ধক হিসাবে আপনার বিভাগ সংগঠিত করুন। আপনার বিল্ডিং, ইউটিলিটি এবং সরবরাহের জন্য ফাইল সরান। আপনার কাগজপত্র সব মাধ্যমে যান। প্রতিটি বিষয় একটি বিভাগ দিন। আপনার বিভাগগুলিকে আইআরএস বিভাগগুলির সাথে মিলিত করার চেষ্টা করুন, এটি বছরের শেষে এটি সহজ করে তোলে।

প্রতিটি বিভাগের জন্য একটি বিভাজক তৈরি করুন। বিভাজক কি লিখুন এটা লিখুন। তাদের একপাশে রাখুন।

আপনি যখন একটি বিল পরিশোধ করেন, তখন আপনি যে বিলটি রাখেন বা প্রাপ্তির অংশে এটি প্রদান করেছেন সেই তারিখটি লিখুন। আপনি যদি চেক ব্যবহার করেন, রসিদ চেক কার্ড এবং পরিমাণ লিখুন। আপনি যদি বৈদ্যুতিন অর্থ প্রদান করেন তবে নিশ্চিতকরণ সংখ্যা এবং এতে অর্থ প্রদান করুন। এমনকি এটি একটি বিল না থাকলেও আপনি যে তারিখে কাজ করেছেন তার জন্য আপনার সমস্ত কাগজপত্র দিন। অন্যান্য কাগজপত্র উদাহরণ উদাহরণস্বরূপ ব্যাংক পুনর্মিলন, গ্রাহকদের পাঠানো আদেশ এবং বিল জন্য চালান হতে পারে। তারপরে আপনার হিসাবরক্ষণ পদ্ধতিতে প্রতিটি প্রাপ্তি বা কাগজপত্রের টুকরা নথিভুক্ত করুন। কুইকবুক এবং মাইক্রোসফ্ট মানি ছোট ব্যবসা হিসাবরক্ষণের জন্য চমৎকার প্রোগ্রাম রয়েছে।

আপনি ধাপে তালিকাভুক্ত বিভাগের প্রতিটি পৃথক অংশের জন্য একটি ম্যানিলা ফোল্ডার সেট আপ করুন। উদাহরণস্বরূপ, বিভাগটি ইউটিলিটিগুলি এবং ফোল্ডারগুলি এবিসি ইলেকট্রিক, সিটি ওয়াটার এবং সিয়ার এবং ইন্ট ইন্টারনেট সংযোগগুলি হবে। আপনার ব্যবসায় বিক্রেতাদের আছে, প্রতিটি বিক্রেতার জন্য পৃথক ফাইল সেট আপ। আপনার প্রতিটি গ্রাহকদের জন্য ফাইল সেট আপ করুন। প্রতিটি বিভাগের মাধ্যমে যান এবং সমস্ত পৃথক ফোল্ডার সেট আপ।

প্রতিটি কর্মচারীর জন্য একটি ফাইল সেট আপ করুন। যেহেতু বেশিরভাগ ছোট ব্যবসার কর্মচারী বিভাগগুলি কর্মচারীদের পরিচালনা করার এবং তাদের উপর রেকর্ড রাখার জন্য কোনও বিভাগের বিভাগ নেই, তাই আপনাকে তাদের অন্তত একটি সহজ ফাইল রাখতে হবে। তাদের বেতন রেকর্ড রাখুন। তারা সম্পন্ন যে কোন প্রশিক্ষণ নথি। যদি প্রয়োজন হয় তবে লাইসেন্সের কপি রাখুন। আপনার সাথে যে কোনও বিতর্কও দস্তাবেজ করতে চান। বিতর্ক কি ছিল তা লিখুন এবং ফলাফল কী ছিল।

আপনার ব্যবসায়ের জন্য কিছু কিনে আপনার রসিদগুলির জন্য একটি পৃথক ফাইল রাখুন। আপনার লেজার তাদের প্রথম ডকুমেন্ট। আপনি তারপর ফাইল তাদের রাখতে চান। এক মাস একবার, রসিদ ফাইলটি দিয়ে যান এবং সঠিক ফাইল এবং বিভাগে রাখুন। আপনি মাসিক রসিদগুলি একত্রিত করতে এবং তাদের উপর মাস লিখতে পারেন। এমনকি যদি আপনি একটি ক্রেডিট কার্ড ব্যবহার করেন, তবে যদি আপনি আইআরএস দ্বারা অডিট করতে থাকেন তবে এটি অতিরিক্ত ডকুমেন্টেশন।

তাদের alphabetizing দ্বারা ফাইলিং মন্ত্রিসভা বিভাগ বিভাগ dividers রাখুন। যে বিষয়শ্রেণীতে মধ্যে ফোল্ডার প্রতিটি বর্ণানুক্রমিক। বিভাজক পিছনে তাদের রাখুন। প্রতিটি বিভাগের মাধ্যমে যান এবং তাদের ফাইল।