নিয়মিত নির্ধারিত কর্মীদের ব্রিফিং সেশন একটি অপরিহার্য যোগাযোগ সরঞ্জাম। মেমো অথবা ইমেলের উপর নির্ভর করার পরিবর্তে আপনি মুখোমুখি হন। এটি কেবল প্রাসঙ্গিক তথ্য প্রদানের সুযোগ দেয় না, তবে প্রশ্নগুলির উত্তর দিতে এবং সম্ভাব্য ভুল বোঝাবুঝিকে ব্যাখ্যা করে। যাইহোক, অন্যান্য ধরনের সভাগুলোর বিপরীতে, ব্রিফিং সেশনগুলি সাধারণত ব্যবসায়িক বা প্রকল্প ক্রিয়াকলাপগুলিতে মনোযোগ দেয় এবং 15 মিনিট থেকে 30 মিনিটের বেশি সময় নষ্ট হয় না।
সাধারণ নিয়ম
যদিও ব্রিফিং সেশন প্রায়ই অনানুষ্ঠানিক হয়, ভাল আচরণ এবং যোগাযোগের জন্য স্থল নিয়ম এখনও প্রয়োগ করা উচিত। একটি স্বল্প সময়ের ফ্রেম এটি এমন নিয়মগুলি প্রতিষ্ঠা করার জন্য গুরুত্বপূর্ণ করে তোলে যা অন্য কেউ যখন কথা বলছে তখন অন্যেরা শুনবে তা নিশ্চিত করবে, যা পয়েন্ট এবং পেশাদারের সাথে যোগাযোগ রাখবে এবং এটি প্রশ্ন এবং উত্পাদনশীল মতামত উত্সাহিত করবে। উপরন্তু, ব্রিফিং সেশনগুলি আপডেট এবং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক তথ্য প্রদানের উপর ফোকাস করার কারণে, স্টাফ সদস্যদের বুঝতে হবে যে এটি কোম্পানি নীতি বা সিদ্ধান্ত নিয়ে বিতর্ক করার জায়গা নয়।
একটি পূর্ব নির্ধারিত এজেন্ডা থেকে কাজ
ব্রিফিং শুরু ঠিক আগে একটি এজেন্ডা প্রস্তুত। ব্রিফিংয়ে স্ট্যান্ডার্ড আইটেম এবং কোনও ব্রেকিং নিউজ উভয়ই অন্তর্ভুক্ত রয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য এটি প্রয়োজনীয়। উদাহরণস্বরূপ, প্রাক-সরকারী কর্মীদের ব্রিফিংয়ের জন্য একটি এজেন্ডাটিতে কাজের বিন্যাস, সময়সূচী সমন্বয় এবং পূর্ববর্তী স্থানান্তরের সময় ঘটে যাওয়া ঘটনাগুলির সম্পর্কে তথ্য অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। আপনি এজেন্ডা বিতরণ করতে পারেন বা স্টাফ সদস্যদের নোট নিতে পারেন। লক্ষ্য ট্র্যাক রাখা এবং ব্রিফিং উপকারী নিশ্চিত করা হয়।
একটি Bang সঙ্গে শুরু করুন
প্রতিটি ব্রিফিং energizing এবং প্রেরণা কর্মীদের প্রথম দুই মিনিট ব্যয়। ভাল খবর ঘোষণা দিয়ে শুরু করুন, যেমন আগের দিন বিক্রয় লক্ষ্য পূরণের জন্য টিমকে অভিনন্দন জানাচ্ছি, একজন নতুন কর্মচারীকে স্বাগত জানাচ্ছি অথবা কর্মচারী কৃতজ্ঞতা দিবসের তারিখ ঘোষণা করছি। একজন পেশাদার প্রশিক্ষক এবং লেখক অ্যালবার্ট মেনসাহের বক্তব্যের সাথে আপনি যা বলছেন তা গুরুত্বপূর্ণ নয়, এটি একটি প্রেরণামূলক প্রভাব তৈরি করে কিনা তা গুরুত্বপূর্ণ নয়।
শেষের জন্য রিজার্ভ প্রশ্ন
তথ্য বিতরণের জন্য প্রচুর পরিমাণে রিজার্ভ করুন। ব্রিফিংয়ের সময় না আপনি স্টাফ সদস্যদের বলবেন এবং শেষ পর্যন্ত তথ্য স্পষ্ট করবেন। আপনি সময় ফ্রেম মধ্যে থাকার নিশ্চিত এবং হাতের উপর তথ্য মনোযোগ নিবদ্ধ প্রত্যেকের মনোযোগ রাখা উভয় এই গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যদি অবিলম্বে কোন প্রশ্নের উত্তর দিতে না পারেন তবে ব্রিফিং শেষ হয়ে গেলে উত্তরটি পান এবং যত তাড়াতাড়ি সম্ভব সময়-সংবেদনশীল প্রশ্নের জন্য অনুসরণ করুন।
