টিম ব্রিফিংগুলি একটি সংগঠনের মধ্যে বিভিন্ন বিভাগ এবং গোষ্ঠীগুলির তথ্য প্রচারের জন্য কার্যকর মিটিং। একটি ব্রিফিং অধিবেশন পরিচালনা করার জন্য আপনাকে যতটা সম্ভব সংগঠিত হওয়া এবং সেট এজেন্ডা থাকা দরকার, কারণ সর্বাধিক প্রাসঙ্গিক তথ্য সময় নষ্ট না করেই জারি করা উচিত। উপযুক্ত নয় এমন অন্যান্য তথ্য অন্য মিটিংয়ের জন্য সংরক্ষণ করা যেতে পারে। ব্রিফিং সেশন এছাড়াও সঠিকভাবে কাঠামোবদ্ধ, যদি সদস্যদের ধারণা এবং আপডেট প্রস্তাব করার অনুমতি দেয়।
প্রতিটি বিষয় আলোচনা করা হবে নির্দিষ্ট পরিমাণ সময় সঙ্গে একটি এজেন্ডা খসড়া। একটি এজেন্ডা প্রত্যেকেরকে টাস্কে রাখতে সহায়তা করে এবং ব্রিফিংয়ে কী আশা করতে হবে সে সম্পর্কে তাদের পূর্বে জানতে দেয়। শুধুমাত্র আপনার এজেন্ডা গুরুত্বপূর্ণ এবং প্রাসঙ্গিক তথ্য তালিকা। গ্রুপ আলোচনা জন্য এজেন্ডা শেষে সময় ছেড়ে দিন।
ই-মেইল, ফ্যাক্স বা ফোনের মাধ্যমে সময়ের সাথে সাথে অংশগ্রহণকারীদের সাথে যোগাযোগ করুন যাতে তারা সভাতে আলোচনা করার জন্য তাদের উপাদান প্রস্তুত করতে পারে। আপনি বিভিন্ন সদস্যদের briefings বিভিন্ন অংশে অবদান রাখতে পারবেন। প্রস্তুতির জন্য তাদের যথেষ্ট সময় দিন, এবং তাদের একটি সময়সীমা দেওয়া হয়েছে যাতে তারা যা তথ্য সরবরাহ করে তা সংক্ষিপ্ত এবং আপনার এজেন্ডাটির বরাদ্দকৃত অংশটি ফিট করে।
ভালো খবর দিয়ে আপনার মিটিং শুরু করুন, যেমন সংস্থা বা বিভাগের অগ্রগতি। বাস্তবায়ন করা হবে যে কোন ভবিষ্যত নীতি এবং পদ্ধতি আলোচনা। আপনি উপস্থিত ভবিষ্যতের পরিকল্পনাগুলিতে অবিচ্ছেদ্য ব্যক্তিদের চয়ন করুন এবং পরবর্তী ব্রিফিংয়ের আগে পূরণ হওয়া অবশ্যই অর্জনযোগ্য লক্ষ্যগুলি তালিকাভুক্ত করুন।
যে কোনও খোলা প্রশ্ন বা উদ্বেগগুলির জন্য অতিরিক্ত মিনিট বরাদ্দ করা যেতে পারে। আপনি প্রাথমিকভাবে আপনার এজেন্ডা খসড়া যখন আপনি যারা বিষয় প্রত্যাশিত নাও হতে পারে। অতিরিক্ত সময় এছাড়াও সদস্যদের আপনাকে কোনও ত্রুটি বা বিষয়গুলি সম্পর্কে জানাতে দেয় যা পরবর্তী ব্রিফিং অধিবেশন দ্বারা নির্দিষ্ট কাজ অর্জন করতে বাধা দেয়।
