কিভাবে একটি ব্যয় প্রতিবেদন লিখুন

যে কর্মচারী তাদের নিজের তহবিল থেকে অনুমোদিত ব্যবসায়ের খরচগুলি পরিশোধ করতে পারে তারা সাধারণত তাদের নিয়োগকারীদের কাছ থেকে প্রতিদান আশা করতে পারে। যেমন প্রতিদান সহজতর এবং গ্যারান্টি যে কোম্পানির অ্যাকাউন্টে খরচ সঠিকভাবে বুক করা হয়, কর্মীদের যেমন আউট পকেট খরচ বিস্তারিত বিবরণ জমা আশা করা হয়।

আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে

• কম্পিউটার

• কম্পিউটার প্রিন্টার

• (ঐচ্ছিক) কোম্পানি ব্যয় প্রতিবেদন টেমপ্লেট

আপনার কোম্পানী একটি ব্যয় প্রতিবেদন টেমপ্লেট প্রদান করে, এটি অ্যাক্সেস এবং তার নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন।

যদি না হয়, একসঙ্গে আপনার প্রাপ্তি সংগ্রহ করুন, এবং ক্রোনিকাল অর্ডার তাদের রাখুন। এছাড়াও আপনার সমস্ত রসিদ নেই যার জন্য আপনার কাছে রসিদ নেই, যেমন অটোমোবাইল মাইলেজ এবং সংবাদপত্র এবং হোটেল ভেন্ডিং মেশিনগুলি থেকে কেনা রিফ্রেশমেন্টগুলির মতো ঘটনা।

আপনি যদি কোম্পানির দ্বারা সরবরাহিত টেমপ্লেট ছাড়া আপনার নিজস্ব প্রতিবেদন তৈরি করেন তবে একটি কম্পিউটার স্প্রেডশীট ব্যবহার করুন। একটি টেমপ্লেট তৈরি করুন এবং আপনি প্রস্তুত প্রতিটি নতুন রিপোর্টের জন্য এটি একটি নতুন ওয়ার্কশীটে অনুলিপি করুন। প্রতিটি শীট হেডার আপনার নাম, বিভাগের নাম এবং কোড, এবং রিপোর্ট দ্বারা আচ্ছাদিত সময় নোট করা উচিত। এই তথ্য নীচে, আপনার টেম্পলেটটিতে কমপক্ষে পাঁচটি কলাম থাকতে হবে, তারিখ, অর্থপ্রদানকারী, উদ্দেশ্য বা বিবরণ এবং পরিমাণ। আপনার কোম্পানির নীতির উপর নির্ভর করে, আপনাকে অ্যাকাউন্টিং কোড, মিটিং অংশগ্রহণকারীদের, ইত্যাদি হিসাবে এই তথ্যের জন্য অতিরিক্ত কলাম যুক্ত করতে হতে পারে।

উত্স হিসাবে আপনার রসিদ এবং তালিকা ব্যবহার করে তারিখ অনুসারে আপনার শীট আপনার খরচ তালিকা। প্রতি সময়ের জন্য একটি প্রতিবেদন প্রস্তুত করুন - সাপ্তাহিক, দ্বি-মাসিক, মাসিক বা অন্যথায়, সাধারণত আপনার কোম্পানির নীতিতে নির্দিষ্ট। যদি আপনার একক দিনের জন্য একাধিক রসিদ থাকে, তবে এটি খাবারের ব্যয় এবং পার্কিং খরচগুলির মতো খরচ অনুসারে তাদের গোষ্ঠীকে সহায়তা করে।

যদি আপনি কোনও উদ্দেশ্যে ফ্ল্যাট-রেট ভাতা পান তবে প্রাপ্তির খরচ পরে রিপোর্টের নীচে এটি নিজের সারিতে লিখুন।

যদি আপনি মাইলেজের জন্য ফেরত প্রদান করেন তবে আপনি নিজের ব্যক্তিগত গাড়িটি রাখেন, আপনার কোম্পানির নীতি অনুসারে একটি গাড়ি বা গাড়িটি দৈনিক বা সাপ্তাহিক ভিত্তিতে আপনার ব্যয় প্রতিবেদনটিতে স্থানান্তর করা উচিত। একটি পৃথক ব্যয় আইটেম হিসাবে নিজস্ব সারিতে মাইলেজ প্রবেশ করুন। পেমেন্ট কলামে "ব্যক্তিগত অটো মাইলেজ" শব্দটি লিখুন, বিবরণ কলামে মাইল এবং প্রতি-মাইলের হার (অর্থাত্ "275 মাইল @ 58 সেন্ট / মাইল") এবং পরিমাণ কলামে ফেরত দেওয়ার পরিমাণটি লিখুন। প্রতিটি নিয়োগকর্তা তার নিজস্ব মাইলেজ প্রতিদান হার আছে মনে রাখবেন।

সমস্ত খরচ প্রবেশ করা হয়, পরিমাণ কলাম শেষ আইটেম হিসাবে তাদের মোট। আপনি যদি খরচগুলি জুড়ে নগদ অগ্রিম পেয়ে থাকেন তবে আপনার মোট খরচ থেকে সেই পরিমাণটি হ্রাস করুন। এই পরিমাণ আপনি প্রতিদান করা হবে।

বিভিন্ন নিয়োগকর্তাদের রসিদ জমা দেওয়ার বিষয়ে বিভিন্ন নীতি আছে। আপনার কাছে মূল রসিদ জমা দিতে হবে, অথবা আপনি স্ক্যান বা ফটোকপি জমা দিতে পারেন। আপনাকে তাদের ক্রস-রেফারেন্স করার প্রয়োজন হতে পারে যাতে প্রাপ্তির সাথে খরচ মিলিয়ে আপনার প্রতিদান পরিচালনাকারী ব্যক্তির পক্ষে এটি সহজ। আপনি যদি মাইলেজ প্রতিদানের জন্য দাবি জমা দিচ্ছেন, তবে সময়ের জন্য আপনার স্বয়ংক্রিয় লগের একটি অনুলিপিও জমা দিতে হবে।

আপনার নিয়োগকর্তার নীতি অনুসারে ফর্মের মধ্যে আপনার ব্যয় প্রতিবেদন জমা দিন এবং রসিদগুলি জমা দিন। বর্তমান সপ্তাহের খরচগুলি সহ কেবলমাত্র কার্যপত্রটি জমা দিন, সমগ্র স্প্রেডশীট ফাইলটি খালি টেমপ্লেট এবং খরচগুলির কয়েক সপ্তাহের জন্য নয়।

পরামর্শ

• যখনই সম্ভব, আপনি যেমন খরচ জন্য সম্পূর্ণরূপে ব্যবহার ক্রেডিট কার্ড সঙ্গে ফেরতযোগ্য খরচ জন্য অর্থ প্রদান। এটি আপনাকে প্রতিদানযোগ্য ব্যবসায়িক ব্যয়গুলি ট্র্যাক রাখতে এবং তাদের অর্থ প্রদানের সাথে সামঞ্জস্য করতে সহায়তা করবে।

  একই রসিদ ব্যবসা এবং ব্যক্তিগত খরচ commingling এড়াতে।

  রিপোর্টে দাবি করা পরিমাণের বিরুদ্ধে সমস্ত প্রতিবেদনগুলি ডাবল চেক করুন এবং ব্যয় রসিদগুলি মিলান। অনেক ভুল ঘটে যখন লোকেরা টাস্কের মাধ্যমে ঘুরে বেড়ানোর অভিযোগ থেকে প্রাপ্ত খাজনার ভুল পরিমাণটি হস্তান্তর করে।

  যথাযথভাবে এবং সময়মত প্রতিদান ফেরত পাওয়ার দিক নির্দেশনার জন্য সর্বদা আপনার নিয়োগকর্তার এইচআর, বেতন, অথবা অ্যাকাউন্টিং বিভাগের সাথে চেক করুন।

সতর্কতা

খরচ সম্পর্কে মিথ্যা না। এটি কোম্পানির কাছ থেকে চুরি করা হচ্ছে এবং এর ফলে পরিসমাপ্তি বা ফৌজদারি মামলা হিসাবে প্রতিকূল পরিণতি হতে পারে।

আপনি আপনার প্রতিদান ফেরত পেতে পারেন কি কোন সীমাবদ্ধতা জন্য আপনার নিয়োগকর্তার সাথে চেক করুন। প্রতিটি খাবারের ব্যয় বহন করতে সক্ষম হবেন না এবং আপনি অ্যালকোহল, শুকনো চিংড়ি বা ভ্যালেট পার্কিংয়ের মতো জিনিসগুলি ব্যয় করতে পারবেন না। আপনার নিয়োগকর্তা কি এবং কি ফেরতযোগ্য নয় তার মধ্যে নির্দেশিকা থাকা উচিত।

আপনার নিজের অনুমোদিত ব্যবসায়িক ব্যয়গুলির জন্য কেবল অর্থ প্রদান করুন - যদি না আপনার কাছে এটি করার ক্ষমতা থাকে তবে অন্যের খরচগুলি পরিশোধ করবেন না। এছাড়াও খরচ ফেরত পায় যারা অন্য কর্মচারীর খরচ পরিশোধ এড়াতে।