যখন আপনি একটি বৃহৎ পরিমাণ তথ্য সংক্ষেপে করতে চান, একটি মেমো বা চিঠি এটি করার একটি কার্যকর উপায়। অনেকে লেখালেখি কঠিন বলে মনে করেন এবং বিশ্বাস করেন যে তাদের কাছে শব্দভাণ্ডার নেই। কিন্তু লেখক উইলিয়াম জিন্সার বলেছেন, লেখাটি শুধু কাগজে চিন্তা করা। আপনাকে যা করতে হবে তা হল আপনার চিন্তা সংগঠিত করা, আপনার চয়ন করা বিন্যাসের শৈলী অনুসরণ করুন এবং সহজ এবং পরিষ্কার ভাষা ব্যবহার করুন।
একটি মেমো একটি রিপোর্ট লেখা
একটি শিরোনাম লিখুন। একটি মেমো জন্য, উপরের বাম কোণে রাষ্ট্র যা মেমো পড়তে অনুমিত হয় (উদাহরণস্বরূপ, To: All Employees), যিনি এটি লিখেছেন (থেকে: আপনার নাম), কে এটি গ্রহণ করবে (সিসি: গ্রহীতার নাম) তারিখ (বর্তমান তারিখ) এবং এটি সম্পর্কে কি (বিষয়: ঠিকানা প্রসঙ্গ।)
যদি এটি একটি চিঠি হয়, তাহলে একটি তারিখ এবং অভিবাদন সহ শুরু করুন, যেমন "সকল কর্মচারীকে:"।
আপনার শ্রোতা বিবেচনা করুন।আপনি যদি সাধারণ শ্রোতাদের কাছে লেখেন, তবে এমন ভাষা ব্যবহার করুন যা সবাই বুঝবে। নতুন কর্মচারী এখনও কোম্পানীর জগাখিচুড়ি জানেন না, এবং একজন বিভাগের কর্মচারী অন্যের সংজ্ঞা বুঝতে পারে না।
একটি রূপরেখা করুন। আপনার চিন্তা সংগঠন পরিষ্কার লেখা জন্য অনুমতি দেয়। আপনার শ্রোতা জানতে চান, এবং আপনি তাদের বলতে চান কি বিবেচনা করুন। প্রতিবেদনটির মূল সিদ্ধান্ত এবং মেমো পড়ার জন্য এর অর্থ কী?
শক্তিশালী খোলার বিবৃতি দিয়ে শুরু করুন। রিপোর্ট এবং তার সিদ্ধান্ত স্বীকার। উদাহরণস্বরূপ, "আমাদের সাম্প্রতিক উত্পাদনশীলতার গবেষণার ফলস্বরূপ, আমরা আমাদের ইন্টারনেট ব্যবহারের নীতিগুলিতে কয়েকটি পরিবর্তন করব।"
ব্যাখ্যা করা. উপসংহার সমর্থন যে কোনো তথ্য বা ফলাফল হাইলাইট। "পরামর্শদাতারা দেখেছেন যে কর্মচারীরা গড়ে প্রতিদিন দুই ঘণ্টা সময় কাটায় এবং ফ্যান্টাসি স্পোর্ট টিম পরিচালনা করে।" এছাড়াও, পরিবর্তন ঘটবে যখন পাঠকদের জানতে দিন।
লোকেদের বলুন তারা কোথায় যেতে পারে আরো সম্পূর্ণ তথ্যের জন্য (যদি উপযুক্ত হয়)। উদাহরণস্বরূপ, "আমরা শুক্রবারে আমাদের সাপ্তাহিক কর্মীদের সভায় এই বিষয়ে আরও আলোচনা করব" বা "সম্পূর্ণ প্রতিবেদন পিডিএফ ফর্মের সকল কর্মীদের জন্য উপলব্ধ।" মেমো সাইন ইন করবেন না; আপনার নাম মেমো শীর্ষে। যদি আপনি একটি চিঠি লেখেন, আপনার প্রথম নাম, আপনার সম্পূর্ণ নাম, অথবা আপনার সম্পূর্ণ নাম এবং শিরোনাম ব্যবহার করুন, পরিস্থিতি এবং আপনার পছন্দ অনুসারে।
পুনর্লিখন এবং ক্লাস্টার কাটা। খসড়া পুনরাবৃত্তি এবং অপ্রত্যাশিত শব্দ মুছে ফেলুন। উদাহরণস্বরূপ, "এটি কর্পোরেটের মতামত যে স্ক্রিনটন অফিসটি সক্রিয়ভাবে কোম্পানির সংস্থার অ-কাজের ব্যবহার সীমিত করে অনাবৃত্তির সমস্যাগুলিকে কমাতে চাইবে", যেমনটি "পুনর্ব্যবহৃত করা যেতে পারে" কর্পোরেট কোম্পানির সম্পত্তি ব্যবহারের ব্যক্তিগত ব্যবহারের সীমিত করার জন্য আমাদের অনুরোধ করা হয়েছে। আমাদের উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধি হবে।"
প্রফোড এবং বানান পরীক্ষা। একটি বিশ্বস্ত সহকর্মী আপনার ব্যাকরণ এবং স্বন চেক করুন; একটি দুর্বল লিখিত বাক্য আপনি অভিপ্রেত না উপায় ব্যাখ্যা করা যেতে পারে। এছাড়াও, বানান পরীক্ষা চালান কিন্তু স্বয়ংক্রিয় শব্দ-প্রতিস্থাপনের বৈশিষ্ট্যগুলি সম্পর্কে সতর্ক থাকুন। আপনি যখন "ইন্ডিয়ানা" বোঝাতে চান তখন আপনার প্রতিবেদনটি "ইন্দোনেশিয়া" বলতে চাইবেন না।
