ফাইল ক্যাবিনেটের তথ্য সংরক্ষণ সংগঠিত থাকার একটি দুর্দান্ত উপায়। আরও সংগঠিত পেতে, ফাইলিং মন্ত্রিসভাতে ফাইলগুলি ঝুলানোর জন্য ঝুলন্ত ফোল্ডারগুলি ব্যবহার করুন। বেশিরভাগ ফাইল মন্ত্রিসভা ড্রয়ারগুলি পাশে বার দিয়ে সজ্জিত করা হয় যাতে আপনি ফাইলগুলি ঝুলতে পারেন। ফোল্ডারগুলিকে ঝুলন্ত সমস্ত ফাইল সরল রাখুন যাতে কাগজপত্রগুলি পড়ে না এবং ভুল স্থানান্তরিত হয়। ফাইল হ্যাঙ্গারগুলি ফাইল ড্রয়ারে বার বরাবর স্লাইড করে যাতে আপনি সহজেই তথ্য অ্যাক্সেস করতে পারেন।
আপনি তাদের মধ্যে ফাইল হ্যাং করতে পারেন তা নিশ্চিত করার জন্য আপনার ফাইল ক্যাবিনেটের চেক করুন। কিছু ফাইল ক্যাবিনেট বারগুলির সাথে আসে যা ফাইলগুলিকে ঝুলন্ত করার জন্য ড্রয়ারের পাশে সংযুক্ত থাকে, অন্যদিকে ড্রয়ারের পাশে থাকা ফাইলগুলিকে ফাঁকা করার জন্য অন্যগুলিতে রয়েছে। প্রয়োজন হলে hanging ফাইলের জন্য বার জড়ো করা।
একটি অফিস সরবরাহ দোকান থেকে ঝুলন্ত ফোল্ডারের ক্রয় বক্স। নিয়মিত ফাইল ফোল্ডারের তুলনায় তারা বেশি ভারী-দায়িত্ব এবং শীর্ষে একটি ধাতব বার রয়েছে যা দুটি প্রান্তে হুক দিয়ে থাকে। তারা রং এবং মাপ বিভিন্ন আসা। আপনার ফাইল মন্ত্রিসভা উপযুক্ত যে ঝুলন্ত ফোল্ডার পেতে ভুলবেন না। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার ফাইল মন্ত্রিসভা তাদের ধরে রাখতে যথেষ্ট বড় না হয় তবে আইনি আকারের ফোল্ডারগুলি কিনুন না।
ঝুলন্ত ফোল্ডার জন্য ট্যাব করুন। সর্বাধিক ঝুলন্ত ফোল্ডার প্লাস্টিক ট্যাব দিয়ে আসে তাই আপনি তাদের জন্য লেবেল তৈরি করতে পারেন। প্রতিটি ফোল্ডারের জন্য একটি নির্দিষ্ট লেবেল তৈরি করুন যাতে আপনাকে জিনিসগুলি অনুসন্ধান করতে হয় না। লেবেল সবকিছু অত্যন্ত সংগঠিত এবং অ্যাক্সেস সহজ। সাধারণত লেবেলগুলি প্লাস্টিকের ট্যাবগুলিতে স্লাইড করে এবং ট্যাবগুলি ফোল্ডারগুলির অভ্যন্তরের উপরের রিমের স্লটে সন্নিবেশ করা যেতে পারে। ফোল্ডারগুলির উপরের অংশে ট্যাবগুলি আটকান যাতে ড্রয়ারগুলি খোলা অবস্থায় সমস্ত ট্যাবগুলি সহজেই দেখা যায়।
ফোল্ডারে কাগজপত্র বা অন্যান্য নথি রাখুন। আপনি সরাসরি ঝুলন্ত ফোল্ডারে নথি স্থাপন করতে পারেন, অথবা আপনি নিয়মিত ফোল্ডারগুলিতে দস্তাবেজ ফাইল করতে পছন্দ করতে পারেন এবং তারপর সেই ফোল্ডারগুলিকে ঝুলন্ত ফাইলগুলিতে রাখতে পারেন।
ফাইল মন্ত্রিপরিষদ ড্রয়ারের মধ্যে ঝুলন্ত ফোল্ডার ফাইল করুন এবং পাশ হুক ড্রয়ারের উপর ধরা নিশ্চিত করুন। মুখোমুখি ট্যাব সঙ্গে ফোল্ডার হ্যান্ড। একটি লজিক্যাল পদ্ধতিতে তাদের সাজান - উদাহরণস্বরূপ, বর্ণানুক্রমিক বা তারিখের ক্রম।
