একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা সাধারণত ফাইল আসবাবপত্র একটি টুকরা উল্লেখ করে যে ফাইল এবং নথি সঞ্চয়। ফাইলিং ক্যাবিনেটের বিভিন্ন মাপে আসা। অনেকে অননুমোদিত অ্যাক্সেস প্রতিরোধে তালা রাখে, অন্য যেকোন ক্যাবিনেটের পরিবহন সহজে এবং অ্যাক্সেসযোগ্য। হাসপাতাল, আইন সংস্থা বা স্কুলের মতো বেশিরভাগ ফাইলগুলির সাথে ব্যবসাগুলি প্রায়শই ক্যাবিনেটগুলি বজায় রাখে যা সহজেই সরানো যায় না।
বুনিয়াদি
নথি ফাইল করার একাধিক উপায় আছে। একটি পদ্ধতিগত পদ্ধতির বিকাশ, আপনি তথ্য মধ্যে বিশ্লেষণ করা উচিত যে ফাইল বিশ্লেষণ করা উচিত। Brainstorm বিভিন্ন উপায়ে যাতে আপনি সর্বোত্তম পদ্ধতি নির্বাচন করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি অটোমোবাইল অংশ সরবরাহকারীদের রেকর্ড রাখেন তবে আপনি কোম্পানির নামের উপর ভিত্তি করে একটি বর্ণানুক্রমিক পদ্ধতি ব্যবহার করে ফাইল করতে পারেন। এছাড়াও আপনি অঞ্চল দ্বারা সরবরাহকারী পৃথক করার একটি পদ্ধতি স্থাপন করতে পারে (উদাঃ, দক্ষিণ, পশ্চিম, পূর্ব, আন্তর্জাতিক)। আপনি যদি সরীসৃপের রেকর্ড বজায় রাখতে থাকেন তবে আপনার পদ্ধতিতে বৈজ্ঞানিক নামগুলি বা ফাইলটি তৈরি হওয়ার তারিখ অনুসারে সরীসৃপগুলি সংগঠিত করতে পারে।
নথি ব্যবস্থাপনা
একবার আপনি সন্তোষজনক পদ্ধতিটি ডিজাইন করার পরে, এটি লিখতে ভুলবেন না যাতে অন্য লোকেরা ফাইলিং সিস্টেমটি বুঝতে এবং অনুসরণ করতে পারে। ফাইলগুলি যথাযথভাবে সংরক্ষণ করা উচিত তাও আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে, কারণ যদি ফাইলগুলি অসম্পূর্ণ থাকে (উদাঃ, অনুপস্থিত তথ্য) বা অনুপযুক্তভাবে সংরক্ষণ করা হয় (উদাঃ ফাইলগুলিকে উপেক্ষা করা) তাহলে আপনার সিস্টেম দ্রুত কার্যকর হবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি রঙ দ্বারা লিঙ্গকে আলাদা করে থাকেন, তবে যারা ফাইল তৈরি করে তারা পুরুষ এবং মহিলাগুলিকে আলাদা করতে মনে রাখতে হবে।
আপনি বৃদ্ধির পূর্বাভাস এবং প্রয়োজন হিসাবে অতিরিক্ত ক্যাবিনেটের বা স্থান যোগ করা আবশ্যক। অন্যথা, রেকর্ড খুব শক্তভাবে স্টাফ করা হবে। নিষ্ক্রিয় ফাইলগুলি থেকে সক্রিয় এবং কীভাবে প্রযোজ্য হবে, যখন নিষ্ক্রিয় ফাইলগুলি ধ্বংস বা শৃঙ্খল করা হবে তাও বিবেচনা করুন।
বিবেচ্য বিষয়
অনেক ব্যবসা ডকুমেন্ট সংগঠন সিস্টেম বাস্তবায়ন করে যা মূল নথি বা হার্ড কপিগুলি ব্যবহার করে। যাইহোক, একটি নতুন ফাইলিং সিস্টেম তৈরি করার আগে, আপনি ভার্চুয়াল অপশন অন্বেষণ করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি সফ্টওয়্যার প্রোগ্রাম এবং ইনপুট ডেটা একটি অভ্যন্তরীণ বা ওয়েব-ভিত্তিক সার্ভারে কিনতে পারেন। আপনি বর্তমানে একটি ফাইলিং সিস্টেম থাকলেও, আপনার সম্ভাব্য খরচ সঞ্চয় এবং ডিজিটাল বা ওয়েব-ভিত্তিক সঞ্চয়স্থানের কার্যকারিতা সহ ডেটা স্থানান্তরের সময় এবং ব্যয় মূল্যায়ন করা উচিত। সুইস কেস ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে এমন আইন সংস্থাগুলি তথ্য স্থানান্তর করার সময় উল্লেখযোগ্য সময় ব্যয় করতে পারে, তবে সিস্টেমটি দূরবর্তী অবস্থান থেকে ফাইলগুলি অ্যাক্সেস করার ক্ষমতা যেমন অগণিত সুবিধাগুলি সম্পূর্ণভাবে কাজ করে চলেছে।
