একটি ব্যবসায়িক অনুরোধ চিঠি একটি পেমেন্ট জন্য জিজ্ঞাসা করতে, কোট বা অনুমান চাইতে বা তথ্য অনুরোধ করার একটি কার্যকর উপায় হতে পারে। পেশাগতভাবে লিখিত অক্ষর নির্দিষ্ট, বিস্তারিত এবং টু পয়েন্ট। তারা সময়মত এবং নির্ভুল পদ্ধতিতে প্রাপকের অনুরোধ মেনে চলার প্রয়োজনীয় তথ্য সরবরাহ করে।
পেশাগত বিন্যাস এবং ভাষা ব্যবহার করুন
একটি কোম্পানির লটারহেডে একটি ব্যবসায়িক অনুরোধ চিঠি লিখতে হবে এবং অনুরোধকারী ব্যক্তি বা বিভাগ থেকে আসা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, অতিরিক্ত তথ্য অনুরোধের জন্য সম্ভাব্য চাকরি প্রার্থীকে একটি চিঠি মানব সম্পদ বা নিয়োগ প্রদানকারীর কাছ থেকে আসা উচিত, যখন পণ্য নমুনার জন্য অনুরোধের অনুরোধ চিঠি বিভাগের সুপারভাইজার থেকে আসা উচিত। সারা বিশ্ব জুড়ে ঐতিহ্যগত ব্যবসায়িক চিঠি ফর্ম্যাট অনুসরণ করুন এবং একটি পেশাদারী চিত্র প্রকাশ করার জন্য আনুষ্ঠানিক ভাষা ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, "প্রিয় মিস স্মিথ।"
বিন্দু পেতে
আপনি ব্যাট বন্ধ ডান প্রয়োজন কি পাঠক বলে একটি খোলার লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, "আপনার অ্যাকাউন্টটি 90 দিন আগে অতীত এবং তাৎক্ষণিক পদক্ষেপের প্রয়োজন", অথবা "আপনার সারসংকলনটি কার্যকর এবং আমি আপনাকে সুপারিশের অক্ষরগুলি পাশাপাশি আপনার কলেজের প্রতিলিপিগুলি দেখতে চাই।" আপনার পয়েন্ট পেতে অপ্রয়োজনীয় তথ্য।
নির্দিষ্ট হতে হবে
গ্রাহককে আপনার অনুরোধ পূরণের প্রয়োজনীয় তথ্য সরবরাহ করুন, যেমন ক্রয় অর্ডার রেফারেন্স বা অ্যাকাউন্ট নম্বর বা চুক্তি বা নীতিগুলির কপি। আপনার চিঠি শরীরের রেফারেন্স পরিবেষ্টনের বা সংযুক্তি। উদাহরণস্বরূপ, "আপনি আমাদের মূল চুক্তির সংযুক্ত কপি দেখতে পাবেন, পণ্য সরবরাহ প্রতিটি মাসের প্রথম সোমবারের জন্য নির্ধারিত হয়। এই তারিখটি প্রতি মাসের তৃতীয় সোমবারে পরিবর্তন করার অনুরোধ।"
আপনার অনুরোধ করুন
আপনি ঠিক পরবর্তী ঘটতে চান ঠিক বিস্তারিত সুতরাং প্রাপক থেকে ভুল বোঝার জন্য কোন রুম নেই। উদাহরণস্বরূপ, "আপনার চালান 15 জুন, ২015 সালের মধ্যে পূর্ণরূপে পরিশোধ করা হবে বা আমাদের পরিষেবাটি বন্ধ করতে বাধ্য করা হবে।" একটি স্ব-ঠিকানাযুক্ত স্ট্যাম্পযুক্ত খামে পরিবেষ্টনের মাধ্যমে এটি মেনে চলতে সহজ করুন, আপনার কোম্পানির ওয়েবসাইট পেমেন্ট বিকল্পগুলির পৃষ্ঠাটির লিঙ্ক, একটি মেইলিং লেবেল বা আপনার সম্পূর্ণ মেইলিং ঠিকানা।
ইমেল অনুরোধ চিঠি
একই মৌলিক পদ্ধতি ইমেল এবং নিয়মিত মেইল অক্ষরগুলিতে প্রযোজ্য হলেও নোট করার কয়েকটি পার্থক্য রয়েছে। আপনার কোম্পানী লোগো এবং ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর ব্যবহার করুন এবং অন্যান্য সমস্ত আনুষ্ঠানিক ব্যবসা চিঠি লেখার আনুষ্ঠানিকতা বজায় রাখা। এছাড়াও, প্রাপক আপনার চিঠিপত্র যাচাই করার জন্য একটি রিটার্ন রসিদ অনুরোধ করুন।
দলিল রাখা
আপনার নিজের রেফারেন্সের জন্য আপনার অনুরোধ অক্ষরের একটি অনুলিপি মুদ্রণ করুন। আপনি যদি সংগ্রহের অক্ষর লেখেন তবে এটি বিশেষত গুরুত্বপূর্ণ। ঘটনাক্রমে একটি ঋণ সংগ্রহকারী সংস্থা বা অ্যাটর্নিতে পরিণত হওয়া উচিত, আপনার কাছে আজকের ঋণ সংগ্রহের জন্য আপনি কী করেছেন তা ইঙ্গিত করে একটি কাগজের ট্রেইল পাবেন।
