একটি গ্রাহক অভিযোগ সম্বলিত একটি লিখিত চিঠি আপনার কোম্পানির বা পণ্যটির সরাসরি প্রতিফলন হিসাবে দেখা হবে। একটি সতর্ক, পেশাদার যোগাযোগ একটি গ্রাহক হারানো, আপনার কোম্পানির জন্য খারাপ ভবিষ্যতে প্রচার প্রতিরোধ বা এমনকি ভবিষ্যতে গ্রাহকের সঙ্গে সৌভাগ্য সৃষ্টি করতে পারে। যেহেতু লিখিত চিঠিও একটি "কাগজের ট্রিল" যা প্রেরিত হওয়ার পরে পুনরুদ্ধার করা যাবে না, এটি গুরুত্বপূর্ণ যে কোনও তথ্য কোম্পানির জন্য ভবিষ্যত বা অতিরিক্ত দায় তৈরি করে না। সেরা পেশাদার প্রতিক্রিয়া বিনীত, সংক্ষিপ্ত এবং সরাসরি।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
কম্পিউটার
-
প্রিন্টার (যদি চিঠি চিঠি)
-
ইন্টারনেট অ্যাক্সেস (যদি ইমেইল লেটার)
-
খাম
-
স্ট্যাম্প
-
কাগজ
চিঠিটি পাঠানোর তারিখটি এবং চিঠির শীর্ষে অভিযোগকারীর সম্পূর্ণ নাম এবং ঠিকানা ব্যবহার করুন। আপনি যদি কোনও ইমেল লোগোতে বা লটারির কাগজে কোন সংস্থার লোগো ব্যবহার না করেন তবে চিঠিটির স্বাক্ষর লাইনের পরে আপনার কোম্পানির তথ্য যোগ করার বিষয়ে নিশ্চিত হন। একটি কম্পিউটারে অক্ষর রচনা করুন - হাতের লেখা চিঠি ব্যক্তিগত এবং প্রকৃতির পেশাদার নয়।
আপনার পণ্য বা পরিষেবার সাথে অসন্তুষ্ট হওয়ার কারনে আপনার সাথে যোগাযোগ করার জন্য সময় দেওয়ার জন্য অভিযোগকারীকে ধন্যবাদ। তার অসন্তোষ কি ছিল তা বিশ্রামের বিষয়ে নির্দিষ্ট হোন তাই সে স্পষ্ট যে আপনি তার অভিযোগ বুঝতে পেরেছেন।
আপনার এবং আপনার পারস্পরিক সন্তুষ্টি সমস্যার সমাধান করতে প্রত্যেকটি পদ্ধতিতে অভিযোগকারীর সাথে কাজ করার আপনার অভিপ্রায়টি জানান।
ইঙ্গিত করুন যে আপনি অভিযোগকারীকে সরাসরি সমাধান করার জন্য সরাসরি যোগাযোগ করবেন এবং আপনি এবং আপনার সংস্থাটি অসন্তুষ্টির পুনরাবৃত্তি প্রতিরোধ করতে পারে এমন মূল্যায়ন করবে।
অসুবিধার জন্য ক্ষমাপ্রার্থী এবং সম্ভাব্য সমাধান করার জন্য আপনার সাথে যোগাযোগ করার জন্য গ্রাহকের ইচ্ছার জন্য আপনার কৃতজ্ঞতাকে পুনঃস্থাপন করুন।
গ্রাহকের ব্যবসায় বজায় রাখার জন্য আপনার অভিপ্রায় প্রকাশ করুন এবং আপনার কোম্পানির কাছে তার সন্তুষ্টি কতটা গুরুত্বপূর্ণ তা ইঙ্গিত করুন।
আপনার ব্যক্তিগত স্বাক্ষরের জন্য কয়েকটি রেখা ছেড়ে দিন (যদি এটি একটি লিখিত চিঠি হয়) এবং আপনার সম্পূর্ণ নাম, পেশাদার শিরোনাম এবং আপনার সম্পূর্ণ কোম্পানির তথ্য শেষ করুন। আপনি যদি কোনও ইমেল পাঠাচ্ছেন তবে ইমেলের বিষয়টিতে "আমাদের সাথে যোগাযোগের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ" যোগ করার বিষয়ে নিশ্চিত হন।
পরামর্শ
-
ঐতিহ্যগত ব্লক স্টাইল অক্ষর ফর্ম্যাট ব্যবহার করুন যা তারিখ, গ্রাহকের পূর্ণ নাম এবং ঠিকানা, আপনার সম্পূর্ণ নাম এবং যোগাযোগের তথ্য এবং ব্যক্তিগত স্বাক্ষর সমন্বিত করে। সর্বদা চূড়ান্ত পণ্যটিতে একটি বানান এবং ব্যাকরণ পরীক্ষা চালান এবং সম্ভব হলে একটি স্বতন্ত্র উত্স থেকে দ্রুত প্রুফড্রয়েড পান। আপনার পেশাদারী ইমেজটিতে এমন কোনও অক্ষর যা খারাপভাবে ফরম্যাট করা এবং ভুল বানান বা খারাপ ব্যাকরণের সাথে শঙ্কিত নয় তার চেয়েও খারাপ কিছু দেখায় না।
সতর্কতা
আপনি যে অভিযোগটি গুরুতর বা অস্বাভাবিকভাবে পেয়েছেন তা সত্ত্বেও, আপনার প্রতিক্রিয়ার মধ্যে কোনও সন্দেহজনক বা অভিযোগকারী ভাষা থেকে বিরত থাকুন। আপনার লিখিত প্রতিক্রিয়া অবশেষে অনেক মানুষের এবং এমনকি সম্ভাব্য গ্রাহকদের হাতে পড়ে যেতে পারে। আপনি যদি প্রাপ্ত অভিযোগটি সম্পূর্ণরূপে সম্পূর্ণ করতে অক্ষম হন তবেও, একটি পেশাদার এবং আনন্দদায়ক প্রতিক্রিয়া চিঠিটি সাধারণ স্থল এবং সন্তুষ্টি গড়ে তোলার লক্ষ্যে লক্ষ্য করে। এটি চিঠিটি দেখতে পারে এমন অন্য কারো সাথে আপনার বা আপনার কোম্পানিতে ইতিবাচকভাবে প্রতিফলিত করে।
