ব্যবসার সেটিংসে, আপনি যেকোনো ফোন কল গ্রহণ করেন তা গুরুত্বপূর্ণ, আপনি কোনও গ্রাহক, ক্লায়েন্ট বা বিক্রেতার সাথে কথা বলছেন কিনা। এই অভিজ্ঞতাগুলি আপনার ব্যবসায়িক সম্পর্কের ভিত্তি, এবং একটি খারাপ খারাপ অভিজ্ঞতা প্রায়শই গ্রাহককে হারাতে যথেষ্ট। টেলিফোন শিষ্টাচারের মৌলিক নিয়ম অনুসরণ করে, আপনি নিশ্চিত হবেন যে আপনার ক্লায়েন্টরা যখন কল করবেন তখন তাদের ইতিবাচক অভিজ্ঞতা থাকবে।
প্রস্তুত হও
একটি ভাল টেলিফোন যোগাযোগ প্রস্তুতি সঙ্গে শুরু হয়। অফিসের কর্মীদের জানা উচিত যে প্রতিটি ফোনের উত্তর দেওয়ার জন্য কে দায়ী এবং যে কেউ কল গ্রহণ করে সেটি ফোন এবং তার ক্রিয়াকলাপগুলির সাথে পরিচিত হওয়া উচিত।
আপনি সম্পূর্ণ স্টাফ ব্যবহার করার জন্য একটি আদর্শ অভিবাদন প্রস্তুত করা উচিত। যদিও আপনি আপনার শুভেচ্ছাতে কিছু ব্যক্তিত্ব যোগ করতে চান তবে এটি এখনও চারটি মৌলিক উপাদানের অন্তর্ভুক্ত হওয়া উচিত: অভিবাদন, ব্যক্তি বলছে, তারা প্রতিনিধিত্বকারী সংগঠন এবং কলারকে কীভাবে সাহায্য করতে হয় তা জিজ্ঞাসা করে। উদাহরণস্বরূপ, "হ্যালো, এই ডু Bois পরিষেবাদি সঙ্গে জিন। আমি আজ কিভাবে আপনাকে সাহায্য করতে পারেন?"
আপত্তিকর হতে
যখন আপনি কলটির উত্তর দেবেন তখন আপনার স্বরবর্ণ এবং আপনার শব্দগুলির গতি সম্পর্কে অবগত থাকুন। আপনি বিশেষ করে ইতিবাচক অনুভব না হয়, এমনকি যদি ভয়েস একটি আনন্দদায়ক স্বন বজায় রাখার চেষ্টা করুন। হাস্যকর আপনাকে সাহায্য করবে, যদিও কলকারী আপনাকে দেখতে পারে না। একটি হাসি মুখের আকার পরিবর্তন করে, আপনার প্রতিচ্ছবি এবং স্বরকে যেভাবে শোনা যায় তা পরিবর্তন করে।
দক্ষ হও
ইনকামিং কলগুলি সাধারণত দ্বিতীয় রিংতে অবিলম্বে উত্তর দিতে হবে। খুব দ্রুত উত্তর দেওয়ার জন্য কিছু কলকার্ড ফ্লাস্ট হতে পারে, তবে বেশিরভাগ কলকাতা তিন বা চারটি রিং পরে ঝুলতে থাকে।
কল গ্রহণ করার আগে, আপনার টেলিফোন সিস্টেমের ক্রিয়াকলাপগুলির সাথে আপনার পরিচিত হওয়া উচিত। কলকারীদের কীভাবে আটকে রাখা যায় (কলারের সাথে সংযোগ বিচ্ছিন্ন না করে) এবং অন্য কোনও এক্সটেনশন থেকে কলটি স্থানান্তরিত করতে কীভাবে নিজেকে পরিচিত করুন।
আপনি একটি বার্তা নিতে হবে, পুঙ্খানুপুঙ্খ নোট নিতে প্রস্তুত হতে হবে। সর্বদা কলকারের নাম জিজ্ঞাসা করুন এবং তাদের বার্তাটি কাদের জন্য। ভবিষ্যতে কলারের কাছে পৌঁছানোর প্রয়োজন হলে, একটি ফিরতি ফোন নম্বরের জন্য জিজ্ঞাসা করুন। বার্তাটি সম্পূর্ণভাবে রেকর্ড করুন, এবং তা প্রাপকের সাথে অবিলম্বে প্রেরণ করুন।
কল ফেরার সময়, প্রতিক্রিয়া একদিনের মধ্যে এবং একই দিনে যদি সম্ভব হয়। এটি বিলম্বিত হলে, কেন প্রতিক্রিয়া তৈরি করা হবে এবং অনুমান করা হবে তা ব্যাখ্যা করার জন্য যোগাযোগ করা উচিত।
পেশাদার হতে
আপনি একটি ব্যবসা প্রতিনিধিত্ব করছেন কারণ, পেশাদার মত কথা বলতে অতিরিক্ত যত্ন নিন। যেমন শব্দ "কি আপ হয়?" এবং "শুধু একটি সেকেন্ড" নৈমিত্তিক কথোপকথনের জন্য জরিমানা, কিন্তু পেশাদারী যোগাযোগ নয়। একইভাবে, আপনি কোনো ধরনের slang ব্যবহার এড়ানো উচিত। এটি শুধুমাত্র অপ্রাসঙ্গিক নয়, কিন্তু অনেকে আপত্তিকর হতে আপাতদৃষ্টিতে নির্দোষ পদ খুঁজে পায়।
এবং একই সময়ে ফোন খেতে এবং উত্তর দিতে চেষ্টা করবেন না। খাদ্য একটি কামড় প্রায় কথা বলতে চেষ্টা করে শুধুমাত্র আপনি বুঝতে কঠিন হবে।
নম্র ব্যবহার কর
প্রত্যেক কলটির শুরুতে, যে ব্যক্তিটি উত্তর দিচ্ছেন সেটি কলকারের নাম এবং সেগুলি কীভাবে পরিষেবা হতে পারে তার জন্য জিজ্ঞাসা করা উচিত। কলটি যদি আরও প্রসারিত হয় তবে মনে রাখতে হবে যত্নের কথা এবং (যদি উপযুক্ত হয়) কলারের নাম ব্যবহার করুন। কলার সঠিকভাবে মনে করেন যে তারা ব্যক্তিগত মনোযোগ এবং পরিষেবা গ্রহণ করছে।
যদি আপনার কোনও কল স্থানান্তরিত করতে বা কল করার জন্য কল করার প্রয়োজন হয় তবে সর্বদা এটি করার অনুমতি চাওয়া হবে। অনেক কলারের কাছে, সঙ্গীত ধরে রাখার জন্য একজন লাইভ ব্যাক্তিকে কথা বলা থেকে বিরত পরিবর্তন হ'ল বিরক্তিকর এবং অভদ্র। কোন কলার কখনও একটি ভাল কারণে ছাড়া রাখা হবে। একজন কলকারীকে এড়িয়ে চলার উপায় হিসাবে হোল্ড ব্যবহার করা কেবল অযৌক্তিক নয়, এটি অবসান হতে পারে।
সর্বদা একটি ইতিবাচক নোট কল শেষ করার চেষ্টা করুন। আপনি যে কর্মগুলি গ্রহণ করেছেন এবং গ্রহণ করবেন তার পর্যালোচনা করে আপনি তাদের যথাসাধ্য চেষ্টা করছেন তাদের আহ্বান জানান।সর্বদা জিজ্ঞাসা করুন যে অন্য কিছু আছে যা দিয়ে আপনি তাদের সহায়তা করতে পারেন, এবং তাদের সময়ের জন্য ধন্যবাদ।
