একটি মিটিংয়ে উপস্থাপিত একটি প্রতিবেদন লেখার সময় আপনাকে কিছু মৌলিক নির্দেশিকা অনুসরণ করতে হবে, যা আপনি সম্ভবত স্কুলে শিখেছেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনার প্রতিবেদনের উদ্দেশ্য সম্পর্কে নিশ্চিত হওয়া দরকার, আপনাকে অবশ্যই একটি নির্দিষ্ট সংজ্ঞায়িত উপপাদ্যের উপর ফোকাস করতে হবে এবং আপনার শ্রোতাদের সাথে মনে রাখতে হবে।
পূর্বে অংশগ্রহণকারীদের অংশগ্রহণকারী শিক্ষা এবং কাজ ব্যাকগ্রাউন্ড জানুন। এটি আপনাকে ব্যাখ্যা করতে সাহায্য করে এমন বিষয়টির বিষয়ে আপনাকে সাহায্য করবে। উদাহরণস্বরূপ, কল্পনা করুন আপনি নির্দিষ্ট ট্রাফিক কমিটির সভায় উপস্থাপিত নির্দিষ্ট শহরে অন্তর্বর্তীকালীন দুর্ঘটনার সংখ্যা সম্পর্কে একটি প্রতিবেদন খসড়া দিচ্ছেন। যদি পাঁচটি কমিটির তিন সদস্যের আইন প্রয়োগকারী সংস্থার ব্যাকগ্রাউন্ড থাকে তবে আপনাকে "ঘুরে ঘুরে বেড়ানোর মতো বাক্যাংশগুলি" ব্যাখ্যা করতে হবে না।
আপনার উচ্চ বিদ্যালয় ইংরেজি শিক্ষকের পরামর্শ মনে রাখবেন: মহাবিশ্বের মোকাবেলা করার চেষ্টা করবেন না। আপনার প্রধান বিষয় একটি ছোট সেগমেন্ট সম্পর্কে লিখুন। এটা আপনার রিপোর্ট বুঝতে সহজ করে তোলে। উদাহরণস্বরূপ, ট্র্যাফিক স্টাডি রিপোর্টের জন্য "পথচারী নিরাপত্তা" প্রধান বিষয় হতে পারে, তবে আপনার প্রতিবেদনটি সেই বিষয়টির একটি অংশে সীমাবদ্ধ - দুইটি ছদ্মবেশে নিরাপত্তা উন্নত করা।
আপনার ভূমিকা এবং উপসংহারে যথেষ্ট প্রেক্ষাপট প্রদান নিশ্চিত করুন। যে অংশগ্রহণকারীদের অংশগ্রহণকারীদের আপনার প্রস্তাবের তাত্পর্য বুঝতে সাহায্য করে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার রিপোর্ট পৌর আদালতে কাজ করার জন্য সহায়ক পুলিশ কর্মকর্তাদের নিয়োগের সুপারিশ করে তবে আপনার ভূমিকা পৌরসভার বছরের বেশি দীর্ঘদিনের যুদ্ধাপরাধীদের পুলিশ অফিসারদের অতিরিক্ত সময়ের বেতন বৃদ্ধির জন্য ব্যাখ্যা করবে। উপসংহারটি পুনর্ব্যক্ত করবে কিভাবে এই প্রস্তাবটি কেবলমাত্র অনেকের মধ্যে একটি যা পৌরসভা প্লাগ গর্তকে তার বাজেটে সহায়তা করতে পারে।
প্রতিবেদনটির শিরোনামটি প্রস্তাব দিন যে মিটিংয়ের সমস্যা সমাধানের জন্য বা তথ্য সরবরাহ করার জন্য নির্ধারিত হয়েছে কি না।উদাহরণস্বরূপ, যদি কোনও পরিচালক দলটির সদস্যদের জানিয়ে দেয় যে গত ত্রৈমাসিকের বিক্রয় বৃদ্ধি পেয়েছে তবে আপনার শিরোনাম হতে পারে, "তৃতীয় ত্রৈমাসিক বিক্রয়: নতুন গ্রাহক পরিষেবা প্রক্রিয়াগুলির প্রভাব।"
রিপোর্টগুলি সাধারণত কারো কার্যাবলী প্রভাবিত করার লক্ষ্যে থাকে। আপনি প্রত্যাশিত প্রতিক্রিয়া উল্লেখ করুন - এবং কার কাছ থেকে। উদাহরণস্বরূপ, শিক্ষার্থীদের পরীক্ষার স্কোর বৃদ্ধির বিষয়ে একটি স্কুল সুপারিনটেনডেন্টের রিপোর্ট বোর্ডকে একটি প্রস্তাব অনুমোদন করতে পারে যা পাইলট স্টাডি প্রোগ্রামটিকে স্থায়ীভাবে পরিণত করে।
