ঘটনা রিপোর্টগুলি সাধারণত কোনও সংস্থার মধ্যে একটি অস্বাভাবিক ঘটনার জন্য কোনও দস্তাবেজের প্রতিবেদন করে। অস্বাভাবিক ঘটনাটি এমন কিছু হতে পারে যা কোনও কার্যদিবসের সময় ঘটতে পারে না। ঘটনার পরে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব ঘটনার প্রতিবেদনগুলি লিখিত হয় এবং এটি কার্যকর করার জন্য যত বেশি সম্ভব তথ্য থাকে তা গুরুত্বপূর্ণ। রিপোর্ট লেখার তুলনামূলকভাবে সহজবোধ্য কিন্তু কিছু যত্ন এবং মনোযোগ প্রয়োজন।
ঘটনাটি কীভাবে ঘটেছে তা আপনাকে মনে করিয়ে দেওয়ার জন্য ঘটনাটির সারাংশ লিখুন। ঘটনার শুরু এবং সমাপ্তির আনুমানিক সময় এবং ঘটনাটির যে কোন প্রভাবের মতো গুরুত্বপূর্ণ বিবরণগুলি মনে রাখবেন।
ক্রমবর্ধমান ক্রমে ক্রমবর্ধমান ঘটনা ঘটেছে। ঘটনার সাথে সাথে শুরু করুন, প্রাসঙ্গিক হলে এবং কী ঘটেছে এবং কীভাবে ব্যাখ্যা করার সময় যতটা সম্ভব বিস্তারিতভাবে যান। পুরো ঘটনা ক্রম অনুসারে লিখিত হয় কিনা তা নিশ্চিত করুন, অথবা এটি বিভ্রান্তিকর হতে পারে।
ঘটনা সংক্রান্ত অন্য কোন বিবরণ নোট করুন। আপনি কি ঘটনাটি দেখেছেন, নাকি এটি আপনাকে জানানো হয়েছিল? যদি তাই হয়, কার দ্বারা? আপনি খুঁজে পাওয়া যায় যখন আপনি কি? এই তথ্য ভবিষ্যতে প্রাসঙ্গিক হতে পারে।
ঘটনাটি সরাসরি জড়িত ব্যক্তিদের তালিকা এবং যারা এটি দেখেছেন তাদের তালিকা দিন। এই ব্যক্তিদের বা তাদের বিভাগের জন্য যোগাযোগের বিবরণ যোগ করুন, এবং যে কোন বাহ্যিক পরিষেবাদি যেমন পুলিশ হিসাবে উপস্থিত ছিলেন তা নোট করুন।
প্রতিবেদনের মাধ্যমে পড়ুন এবং অসঙ্গতি বা তথ্য টুকরা অনুপস্থিত চেক করুন। নিশ্চিত করুন যে আপনার ভাষাটি সহজ এবং বোধগম্য, এবং আপনি স্নাতক বা দক্ষতা ভাষা ব্যবহার করেন নি।
ফাইল বা যত তাড়াতাড়ি সম্ভব রিপোর্ট জমা দিন।
পরামর্শ
-
কোন গোপনীয় তথ্য প্রকাশ করা নিশ্চিত করুন।
