এটি একটি কর্মচারী সভা বা ম্যানেজার, কর্মচারী, সিইও এবং বিনিয়োগকারীদের জড়িত কিনা তা সভায় রেকর্ড করার জন্য কাউকে সেখানে থাকতে হবে এবং সেখানে থাকা না থাকা ব্যক্তিদের সাথে তথ্য ভাগ করতে হবে। এবং যেহেতু স্মৃতিগুলি সংক্ষিপ্ত হতে পারে, মিটিংয়ের মিনিটগুলি আলোচনার বিষয়গুলি নিয়ে আলোচনা, সিদ্ধান্ত নেওয়া এবং কর্মগুলি গ্রহণ করা উচিত এমন লোকদের কাছে অনুস্মারক হিসেবে কাজ করে। মিনিটগুলি ভবিষ্যতের ব্যবসায়িক লেনদেনের জন্য একটি গাইড হিসাবে কাজ করে, কারণ এটি সংগঠিত হওয়া এবং সঠিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা গুরুত্বপূর্ণ। যে নির্ভরযোগ্য সরঞ্জাম দিয়ে শুরু হয়।
আপনার সরঞ্জাম নির্বাচন করুন
সরঞ্জামগুলি নির্বাচন করার সময়, আপনার জন্য সেরা কাজ করে এমনগুলি নির্বাচন করুন এবং সভাগুলোতে যা ঘটছে তার উপরে আপনি থাকতে এবং সুসঙ্গত নোটগুলি গ্রহণ করতে পারবেন। কিছু লোকের জন্য, এটি একটি ল্যাপটপ বা ট্যাবলেট কম্পিউটার; অন্যদের জন্য, এটি একটি নোটবুক এবং কলম। একটি রেকর্ডিং ডিভাইস যেমন একটি ভয়েস রেকর্ডার বা রেকর্ডিং অ্যাপ্লিকেশন সহ একটি স্মার্টফোন থাকা আপনার পরে মিটিংয়ের পর্যালোচনা করতে সহায়তা করতে পারে। আপনি যদি স্মার্টফোন, ট্যাবলেট বা কম্পিউটার ব্যবহার করেন তবে কোনও শব্দ, গেম বা সোশ্যাল মিডিয়া অ্যাপ্লিকেশন বন্ধ করুন যাতে আপনি মিটিংয়ের সময় বাধা না পান। ঐ সরঞ্জামগুলি আপনাকে দ্রুত নোটগুলি নিতে সহায়তা করতে পারে - তবে ব্যাকআপ হিসাবে আপনার হাতে নোটবুক এবং কয়েকটি পেন বা পেন্সিল থাকা উচিত।
একটি টেমপ্লেট ব্যবহার করুন
একটি টেমপ্লেট বিকাশ আপনার সময় বাঁচাতে সহায়তা করতে পারে, যেহেতু আপনি আলোচনা করা বিষয়গুলি সভার সময় লেখার সময় মূল্যবান মুহুর্তগুলি ব্যয় করতে হবে না। মাইক্রোসফ্ট অফিস সহ কম্পিউটার প্রোগ্রামগুলি আপনি ব্যবহার করতে পারেন এমন ব্যবসায়িক মিটিং টেমপ্লেটগুলি অফার করে - অথবা আপনি মিটিংয়ের আগে প্রাপ্ত এজেন্ডাটি ব্যবহার করে আপনার নিজস্ব ফাঁকা নথি বিকাশ করতে পারেন। এই টেমপ্লেটগুলির মধ্যে সাধারণত "অংশগ্রহণকারীরা," "অ্যাকশন আইটেমগুলি," "নতুন ব্যবসা" এবং আরও কিছু রয়েছে, তবে অন্য কোন আইটেমের প্রয়োজন কিনা তা জানতে আপনার নিয়োগকর্তার সাথে চেক করুন, যেমন শেয়ারহোল্ডারদের নামগুলিতে নাম দেওয়া, নাম অতিথি এবং সভায় অবস্থান। প্রতিটি বিভাগের শীর্ষে, "টাইম" শব্দটি দিয়ে একটি ছোট বাক্স তৈরি করুন, যাতে আপনি সেটি শুরু করার সময়টি লিখতে পারেন। কম্পিউটারে, টেমপ্লেটটি Word বা অন্য সম্পাদনাযোগ্য ফর্ম্যাটে সংরক্ষণ করুন, প্রতিটি বিভাগে কয়েকটি ফাঁকা স্থানস্থান রেখে যান। আপনি যদি মুদ্রণ করার জন্য একটি টেমপ্লেট তৈরি করেন এবং তারপরে হাত দ্বারা পূরণ করেন, তবে প্রতিটি বিভাগে পর্যাপ্ত স্থান ছেড়ে দিন। আপনি যখন তাড়ার মধ্যে নোট লিখেন, তখন আপনি প্রায়ই বড় লিখবেন এবং আরো বেশি সময় থাকলে আপনার চেয়ে আরও বেশি স্থান গ্রহণ করবেন।
কি অন্তর্ভুক্ত করা এবং কি ছেড়ে দিতে হবে
সভায় মিনিট গ্রহণের উদ্দেশ্য হল মানুষের কথাবার্তার প্রতিটি জিনিস রেকর্ড করা নয় বরং ঘটনাগুলি রেকর্ড করার পরিবর্তে, "রবার্টস রুলস অফ অর্ডার" প্রস্তাবিত একটি সংক্ষিপ্ত বই যা সংসদীয় বৈঠকে কীভাবে পরিচালনা করা যায় তা নির্ধারণ করে। এই বইটি প্রায়ই সভাগুলো পরিচালনা করার জন্য একটি গাইড হিসাবে অলাভজনক এবং ব্যবসার দ্বারা ব্যবহৃত হয়। সাক্ষাতকারের নোট অনুসারে, উদাহরণস্বরূপ, কোনও নির্দিষ্ট ব্যবসায়িক পদক্ষেপের জন্য বা তার বিরুদ্ধে তৈরি করা প্রত্যেকটি যুক্তি প্রত্যেকটি যুক্তি লেখার সময় নষ্ট করবেন না। যখন কেউ গতি সৃষ্টি করে, উদাহরণস্বরূপ, গতির সঠিক শব্দটি লিখেছেন, যিনি এটি তৈরি করেছেন এবং ভোটের চূড়ান্ত ফলাফল লিখেছেন। তবে, আপনি গতির জন্য বা এর বিরুদ্ধে সকলের মন্তব্য লিখতে হবে না। যখন কেউ একটি রিপোর্ট করে, তখন প্রতিবেদনটি লিখেছেন, প্রতিবেদনটির নাম, প্রতিবেদনটির সংক্ষিপ্ত সারসংক্ষেপ এবং গৃহীত পদক্ষেপটি লিখুন। এবং যেহেতু আপনি "মিনিট" সময় নেন, সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময়টিও লিখুন, সেইসাথে সেই সময়টি নিয়ে লোকেরা আলোচনা শুরু করে।
একটি শর্ট্যান্ড্ড বিকাশ
যদিও আপনি যেকোনো একক জিনিসটি লিখেছেন না, তবে কখনও কখনও মিটিংয়ে থাকা পদক্ষেপটি আপনি যতক্ষণ ধরে রাখতে পারেন তার চেয়ে দ্রুততর হতে পারে। যখন এটি ঘটবে, আপনার নিজের শর্ট্যান্ড ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি সাধারণ ব্যবসার শব্দগুলির সংক্ষিপ্তসার ব্যবহার করতে পারেন, যেমন পণ্য বা উত্পাদনশীলতার জন্য "mgmt" বা "prod" হিসাবে। জন স্মিথের জন্য "জেএস" হিসাবে সভায় জড়িত ব্যক্তিদের জন্য প্রাথমিক ব্যবহার করুন। একটি প্রশ্ন চিহ্ন হিসাবে চিহ্ন এছাড়াও "প্রশ্ন" জন্য শর্ট্যান্ড হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন "জেএস?" জন স্মিথ একটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে নির্দেশ করে। আপনার নিজস্ব শর্ট্যান্ড্ড বিকাশ করুন এবং তারপরে সেটি অনুবাদ করুন যাতে আপনি সভাগুলো নোটগুলি প্রকাশ করার আগে সবাই বুঝতে পারে।
