রবার্টস অফ রুলস অফ অর্ডার অর্ডারগুলি পরিচালনা এবং একসাথে সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য ব্যাপকভাবে গৃহীত নির্দেশিকা। প্রতিটি সভায় যা ঘটেছে তার আনুষ্ঠানিক রেকর্ড হিসাবে, মিনিটগুলি কোনও গ্রুপ সিদ্ধান্ত গ্রহণ প্রক্রিয়ার একটি গুরুত্বপূর্ণ সম্পদ। একটি মিটিং মিনিট অগত্যা উত্তেজনাপূর্ণ নয়, কিন্তু তারা পরিষ্কার এবং বুঝতে সহজ হওয়া উচিত। রবার্ট এর নিয়ম অনুযায়ী মিনিট রাখার জন্য একটি সুনির্দিষ্ট পদ্ধতি আছে; এই সূত্রটি অনুসরণ করে ভবিষ্যতের পাঠকদের বরাবর অনুসরণ এবং কার্যধারা এবং তাদের ফলাফল বুঝতে সহজ করে তোলে।
রবার্ট এর আদেশ মিনিটের নিয়ম শুরু
রবার্টস রুলস অফ অর্ডারের মতে মিনিটের প্রতিটি সেটের মধ্যে একই বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত যা পাঠকের সাক্ষাতের উদ্দেশ্য সম্পর্কে সাধারণ বোঝা দেবে। সর্বদা একটি প্রথম অনুচ্ছেদের সাথে শুরু করুন যা অন্তর্ভুক্ত:
- মিটিং ধরনের, নিয়মিত, বিশেষ, বার্ষিক, নিয়মিত বা অন্যথায় স্থগিত।
- তারিখ, সময় এবং সভায় অবস্থান। সমস্ত সভা একই জায়গায় অনুষ্ঠিত হয়, যে বিস্তারিত বাদ দিতে
- যে প্রতিষ্ঠানের নাম পূরণ করা হয়
- সভায় সভাপতিত্ব করেন সংগঠনের সভাপতি ও সচিব মো। যদি তারা না হয় তবে তাদের প্রত্যেকের জন্য বিকল্পগুলির নাম দিন
- পূর্ববর্তী মিটিং মিনিট পড়া এবং অনুমোদিত হয় কিনা রাজ্য। পূর্ববর্তী সভাটি যদি নিয়মিত সভা না হয় তবে সেই মিটিংয়ের তারিখ যোগ করুন।
মিনিট প্রধান শরীর
অবশিষ্ট রেকর্ড সংখ্যাগরিষ্ঠ বৈঠক সম্পর্কে বিস্তারিত পূরণ করা হবে। বৈঠকটি কয়েক মিনিট সময় নিতে পারে এবং সভায় সকল রেকর্ডের ন্যায্য ও সম্পূর্ণ রেকর্ড নিশ্চিত করার জন্য রেকর্ডটি প্রস্তুত করতে পারে। প্রাথমিক পদ্ধতি ব্যর্থ হলে সর্বদা একটি রেকর্ডিং পদ্ধতি, যেমন একটি ল্যাপটপ বা নোটবুক, প্লাস পেন এবং কাগজ রাখুন।
সভায় সব সরকারী আলোচনা পয়েন্ট অন্তর্ভুক্ত করুন। বিস্তারিত নোট নিন:
- সভায় যে কোনও গতিপথ তৈরি করা হয়েছে, সেই ব্যক্তির নামের সাথে যিনি গতি তৈরি করেছিলেন।
- সভায় সভাপতিত্ব করেন কমিটির সভাপতি মো।
- সব গতির চূড়ান্ত শব্দ এবং স্বভাব।
- প্রতিটি ভোট সম্পর্কে তথ্য, রোল কল ভোট, গণনা ভোট বা ব্যালট ভোট সহ।
- পরিষদ কি একটি খ্যাতি কমিটি বা সমগ্র কমিটিতে গিয়েছিল, এবং এই আইনের ফলাফল।
- আদেশ ও আপিলের সমস্ত পয়েন্ট, তাদের স্বভাবের সাথে সাথে প্রতিটি শাসনের চেয়ারে দেওয়া যে কোনও কারণে।
- কোন অস্বস্তিকর মন্তব্যের একটি রেকর্ড একটি সদস্য হতে পারে ফলে চেয়ারম্যান হিসাবে তাকে নামকরণ করা হতে পারে।
- রুমে অনুষ্ঠিত অন্যান্য সকল সরকারী আলোচনা।
বৈঠকের মিনিট শেষ
আপনার মিনিটের চূড়ান্ত অনুচ্ছেদে সভাপতির আনুষ্ঠানিকভাবে স্থগিত করা সময়সীমার পাশাপাশি যে কোনও মন্তব্য বন্ধ করা উচিত। সভায় কোন গেস্ট স্পিকার থাকলে, এই শেষ অনুচ্ছেদে তাদের নাম এবং তাদের উপস্থাপনাগুলির বিষয় রেকর্ড করুন। মিটিং মিনিট সাইন ইন করুন এবং পাশাপাশি আপনার চেয়ারম্যান এটি সাইন ইন করুন। রেকর্ডিং সচিবের স্বাক্ষর এই দস্তাবেজের সত্যতা প্রমাণের আইনি প্রমাণ, তাই এটি জমা দেওয়ার আগে বা এটি অন্যদের কাছে প্রেরণ করার আগে আপনি এটি সাইন ইন করুন।
