রবার্টস রুলস অফ অর্ডার একটি জনসাধারণের সভায় কীভাবে পরিচালনা করা যায় তার একটি নির্দিষ্ট নির্দেশিকা। প্রথম 1876 সালে হেনরি মার্টিন রবার্টের লেখা, বই এবং এর পরবর্তী সংস্করণ বর্তমান সংসদীয় পদ্ধতির উপর ভিত্তি করে তৈরি।
বৈঠকের মিনিটগুলি সেই সভায় যা ঘটেছিল তার আনুষ্ঠানিক রেকর্ড। তারা গতি, ভোট এবং কমিটির রিপোর্টের ডকুমেন্টেশন। অধিকাংশ ক্ষেত্রে, মিনিটগুলি যা বলা হয় তার চেয়ে প্রতিটি সভায় যা করা হয় তার একটি রেকর্ড।
রবার্টস রুলস অফ অর্ডারের মতে, মিটিংয়ের প্রতিটি মিনিট পরের মিটিংয়ের শুরুতে মিনিট পড়তে এবং অনুমোদিত হতে হবে। মিটিংয়ের মধ্যে যদি অসাধারণভাবে দীর্ঘ সময় থাকে - অথবা মিনিট পড়ার সময় অযৌক্তিক হয় - তবে শরীরের সম্মতি, চেয়ার এবং নির্বাহী কমিটির দ্বারা মিনিট অনুমোদিত হতে পারে।
অনুমোদনের জন্য মিনিট জমা দিন।
সাধারণত, মিনিটের মধ্যে ভুল চেয়ারে মনোযোগ আনা হতে পারে। তিনি আনুষ্ঠানিকভাবে সংশোধন অনুমোদন করবে।সংশোধন সংক্রান্ত কিছু বিতর্ক থাকলে, মিনিটে প্রস্তাবিত সংশোধনী অনুমোদন করা হবে কিনা তা নিয়ে ভোট গ্রহণ করা উচিত।
মিনিটের একটি ভুল সংশোধন করা প্রয়োজন হলে একটি বিস্তারিত নোট করুন।
অনুমোদিত মিনিটের টেক্সট সংশোধন করুন। রবার্টস রুলস অফ অর্ডারের মতে, সংশোধনের কয়েক মিনিটের মধ্যে সংশোধন করা উচিত বলে মনে করা উচিত (পূর্ববর্তী সভায়) "সংশোধিত হিসাবে অনুমোদিত হয়েছিল।"
ইতিমধ্যে অনুমোদিত হওয়ার কয়েক মিনিটের মধ্যে ভুল সংশোধন করার জন্য, সদস্যকে অবশ্যই "পূর্বে গৃহীত কিছু সংশোধন করতে" একটি গতি তৈরি করতে হবে।
যে গতিতে উত্থাপিত হয়েছিল সেই মিটিংয়ের মিনিটের মধ্যে "সাম্প্রতিক গৃহীত কিছু সংশোধন করুন" গতির সঠিক শব্দটি ইনপুট করুন - এবং এটি গৃহীত হয়েছে বা অস্বীকার করা হয়েছে কিনা।
