একটি প্রস্থান কর্মচারী একটি ব্যবসার জন্য মাথাব্যথা একটি সংখ্যা, গ্রাহক সেবা মধ্যে বাধা, ক্লায়েন্টদের পরাজয়ের এবং বিক্রয় ক্ষতির একটি কারণ হতে পারে। কর্মচারী প্রস্থান সম্পর্কে ক্লায়েন্টদের সতর্ক করার জন্য একটি ঘোষণামূলক চিঠি ব্যবহার করে আপনি লেবুকে একটি সম্ভাব্য লেবু পরিণত করতে সহায়তা করার জন্য একটি ইতিবাচক, সক্রিয় সক্রিয় জনসাধারণের কৌশল হতে পারে।
চিঠি জন্য আপনার লক্ষ্য সেট করুন
কেন আপনি চান বা একটি স্টাফ সদস্য প্রস্থানের সম্পর্কে তাদের জানাতে আপনার ক্লায়েন্টদের সাথে যোগাযোগ করতে হবে তা নির্ধারণ করুন। আপনি যে ক্লায়েন্টদের সাথে যোগাযোগ করছেন তাদের বিভিন্ন চাহিদাগুলিতে বিভিন্ন অক্ষর তৈরি করতে সহায়তা করার জন্য একটি বুলেট-পয়েন্ট তালিকা ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনাকে কিছু ক্লায়েন্টকে আশ্বস্ত করার প্রয়োজন হতে পারে তাদের বিতরণ বা গ্রাহক পরিষেবাদিতে কোন বাধা নেই। আপনাকে অন্যান্য ক্লায়েন্টদের জানাতে হবে যে তাদের কাছে আপনার কোম্পানির সাথে নতুন যোগাযোগ আছে, সেই ব্যক্তিটি কে হবে এবং নতুন প্রতিনিধি তাদেরকে ডাকা হবে। আপনি গুজবগুলি মোকাবেলা করতে পারেন, ক্লায়েন্টকে জানাতে পারেন যে প্রস্থানকারী কর্মচারীটি এমন একটি অ-প্রতিযোগিতামূলক ধারা আছে যা আপনি প্রয়োগ করতে চান, অথবা কর্মচারী ভাল পদে চলে যাচ্ছেন।
কর্মচারী সাথে কথা বলুন
ক্লায়েন্ট সাথে যোগাযোগ করার জন্য আপনার পরিকল্পনা নিয়ে আলোচনা করার জন্য কর্মচারীর সাথে দেখা করুন। নির্দিষ্ট গ্রাহকদের সাথে তাদের সম্পর্কের উপর ভিত্তি করে, তাদের ইতিহাস এবং প্রয়োজনের জ্ঞান এবং তাদের সম্ভাব্য উদ্বেগের বিষয়ে চিন্তাভাবনা করার জন্য কর্মচারীকে টিপসগুলির জন্য জিজ্ঞাসা করুন। কর্মচারীকে জিজ্ঞাসা করুন যদি সে তার প্রস্থানের জন্য যোগাযোগের কারণ জানতে চায় অথবা যদি আপনি চিঠির বাইরে তা ছেড়ে দিতে চান। আপনি যদি খারাপ কর্মচারী থেকে একজন কর্মচারীকে বিচ্ছিন্ন করে ফেলেন তবে এমনকি আপনার মধ্যে কেউই সেতু পুড়িয়ে দিতে এবং বাজারে কাউকে খ্যাতি দিতে পারে না।
প্রাপকদের উপর সিদ্ধান্ত নিন
চিঠি প্রাপকদের একটি তালিকা লিখুন, তাই আপনি প্রতিটি এক বিষয়বস্তু tailor করতে পারেন। ক্লায়েন্টের নামের পাশে প্রতিটি ক্লায়েন্টকে আপনি লেখার কারণগুলি নথিভুক্ত করুন এবং যে কোনও নির্দিষ্ট সামগ্রী সম্পর্কে আপনি নোট করতে চান বা ক্লায়েন্টের চিঠিতে বাদ দিতে চান সে সম্পর্কে নোট তৈরি করুন।
প্রথম খসড়া লিখুন
চিঠি প্রথম খসড়া লিখুন, ক্লায়েন্ট ঠিকানা দ্বারা। যেমন, "এক্সওয়াইজেড কো। আমাদের প্রশিক্ষিত, পেশাদার কর্মীদের মাধ্যমে চমৎকার গ্রাহক পরিষেবা প্রদানের আমাদের ক্ষমতা সর্বদা গর্বিত করেছে।" তারপর গ্রাহককে সতর্ক করুন যে আপনার কর্মচারী চলে যাচ্ছে এবং কেন, যদি আপনার যে তথ্য অন্তর্ভুক্ত করার সিদ্ধান্ত নিয়েছে। ক্লায়েন্টের যে কোন উদ্বেগ ঠিকানা এবং আপনি তাদের ঠিকানা দেবেন তা বলুন। ক্লায়েন্টের নতুন পরিচিতি এবং তার যোগাযোগের তথ্য প্রবর্তন করুন এবং যেকোনো প্রযোজ্য রূপান্তর তারিখ অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না। এমন কোনও পোস্টস্ক্রিপ্ট যুক্ত করুন যা আপনি যে গুরুত্বপূর্ণ তথ্যগুলি বের করতে চান তা আহ্বান করুন, যেমন এই সপ্তাহে নতুন পরিচিতি নিজেকে পরিচয় করিয়ে দেওয়ার আহ্বান জানাচ্ছে। ক্লায়েন্ট কোন প্রশ্ন থাকে তাহলে ব্যক্তিগতভাবে আপনার সাথে যোগাযোগ করার জন্য ক্লায়েন্ট একটি আমন্ত্রণ সঙ্গে শেষ।
চিঠি চূড়ান্ত করা
আপনার কী ম্যানেজার এবং প্রতিটি ক্লায়েন্টের নতুন যোগাযোগ ইনপুট অনুরোধ করার জন্য তৈরি বিভিন্ন অক্ষরের আপনার খসড়াটি পর্যালোচনা করুন। আপনার ক্লায়েন্ট চিঠির প্রথম খসড়াটিতে ইনপুট পেয়ে গেলে, চূড়ান্ত কপি তৈরি করুন। স্বাক্ষরিত এবং বিতরিত হওয়ার আগে যথাযথ কর্মীদের সদস্যদের চূড়ান্ত খসড়া দেখতে দিন।
