ভোক্তাদের আনুগত্যের জন্য প্রতিযোগিতা কোম্পানিগুলিকে যথাযথভাবে গ্রাহকদের চাহিদাগুলি পূরণ করতে তারা যা করতে পারে তা করতে গুরুত্বপূর্ণ করে তোলে। তাদের পরিষেবা অগ্রাধিকারগুলির সাথে ট্র্যাক থাকার জন্য, অনেক কোম্পানি গ্রাহক পরিষেবা চার্টার গ্রহণ করে, একটি দস্তাবেজ গ্রাহক পরিষেবা লক্ষ্য এবং প্রক্রিয়াগুলিকে বানান করে। একটি গ্রাহক সেবা চার্টার লেখা সময় বা অর্থ একটি বড় পরিমাণ না।
আপনার ব্যবসার একটি সাধারণ ওভারভিউ বিবৃতিটি বিকাশ করুন যা আপনি কী করেন বা কী পণ্য এবং পরিষেবাগুলি সরবরাহ করেন তা বর্ণনা করে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি জুয়েলারী সংস্থার মালিক হন তবে আপনার পরিদর্শনটি "XYZ কোম্পানিটি একটি কারিগরি ব্যবসা যা জেনুইন রত্নের তৈরি হাত-তৈরি গয়না তৈরি করে।"
আপনার গ্রাহক সেবা লক্ষ্য লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি গ্রাফিক ডিজাইন ফার্মের মালিক হন, তবে আপনার লক্ষ্যগুলি উদ্ধৃত সময় ফ্রেমের মধ্যে তিনটি সংশোধন সহ কমপক্ষে অর্ডারগুলি পূরণ করতে পারে। আপনি যদি অ্যাথলেটিক জুতা স্টোর পরিচালনা করেন তবে আপনার গ্রাহক পরিষেবা লক্ষ্যগুলি প্রতিটি গ্রাহকের তাদের খেলাধুলার জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত জুতা খুঁজে পেতে এবং অ্যাকথ্লেটিক জুতা সম্পর্কে যে কোনও এবং সমস্ত প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার জন্য পর্যাপ্ত জ্ঞান অর্জনে সহায়তা করতে পারে।
আপনার ব্যবসার সাথে সম্পর্কিত হিসাবে আপনার গ্রাহকের অধিকারগুলি লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, একটি পোশাক দোকান মনে করতে পারে যে তাদের গ্রাহকদের বিনয়ী, সময়মত সহায়তা এবং দ্রুত চেকআউট করার অধিকার রয়েছে।
আপনি আপনার গ্রাহক পরিষেবা লক্ষ্যগুলি পূরণ করতে এবং আপনার গ্রাহকদের অধিকারগুলি পর্যবেক্ষণ করতে আপনার কোম্পানী কী করবে তা বিশদ করে আপনার চার্টারে একটি বিভাগ যোগ করুন। পোশাকের দোকানের উদাহরণে ফিরে যাওয়া, আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন যে আপনি সমস্ত প্রদর্শনীকে উপস্থাপনযোগ্য বা আংশিকভাবে রাখবে, প্রতিটি গ্রাহককে হাসি দিয়ে শুভেচ্ছা জানাবেন এবং নিয়মিত আপনার জায়গুলিতে নতুন প্রবণতা উপস্থাপন করবেন।
আপনার চার্টারে উল্লেখ্য যে গ্রাহকরা কী করতে পারেন না যদি তারা মনে করেন না যে তাদের অধিকার সম্মানিত হয়েছে, অথবা আপনার গ্রাহক পরিষেবা লক্ষ্যগুলি পূরণ না করা হয়েছে। এতে গ্রাহক অভিযোগ বিভাগ বা কোম্পানির পরিচালককে পোস্টাল ঠিকানা, ফোন নম্বর বা ইমেল ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।
আপনার কোম্পানির ওয়েবসাইট, ব্লগ, অথবা আপনার দোকান বা অফিসে গ্রাহক পরিষেবা চার্টার পোস্ট করুন।
