কিভাবে একটি গ্রাহক সেবা ম্যানুয়াল লিখুন। একটি গ্রাহক পরিষেবা ম্যানুয়াল লেখা আপনার কর্মীদের প্রক্রিয়া এবং কোম্পানির নীতির বিরুদ্ধে চলমান ছাড়াই, তাদের কাজগুলি আরো সহজে এবং উপযুক্তভাবে পরিচালনা করতে সাহায্য করবে। একজন পেশাদারকে ম্যানুয়াল লিখতে বোঝা যায়, বিশেষত যদি আপনার কাছে অফিসিয়াল নথি লেখার পূর্ব অভিজ্ঞতা না থাকে। তবে কোনটি এটি লিখে এবং ম্যানুয়াল কতটুকু আনুষ্ঠানিক বা অনানুষ্ঠানিক তা লিপিবদ্ধ করে না, এটি কার্যকর এবং কার্যকরী করার জন্য অনেকগুলি পয়েন্ট অবশ্যই আচ্ছাদিত করা উচিত।
আপনি আপনার হাত পেতে পারেন হিসাবে অনেক গ্রাহক সেবা ম্যানুয়াল পড়ুন।অনেক কোম্পানি তাদের ম্যানুয়াল অনলাইন পোস্ট করে, অথবা আপনি কোম্পানির সদর দফতরে কল করে এবং একটি অনুলিপি অনুরোধ করে একটি পেতে পারেন। আপনি যদি এভাবে একটিকে খুঁজে না পান তবে কেবলমাত্র আপনি যে কোম্পানীর জন্য কাজ করেছেন তার থেকে গ্রাহকের পরিষেবা ম্যানুয়ালগুলির কপিগুলির অনুরোধ করুন।
সম্ভাব্য প্রতিক্রিয়াগুলির উপর নির্ভর করে সম্ভাব্য দায়বদ্ধতা থেকে কোম্পানী এবং কর্মচারীদের রক্ষা করার জন্য আপনি সঠিক শব্দটি অন্তর্ভুক্ত করার জন্য একটি আইনজীবিের সাথে পরামর্শ করুন। ক্রেতাদের সম্ভাব্য বিপদজনক হতে পারে এমন পরিষেবাগুলি বা পণ্যগুলির সাথে সম্পর্কিত কোনও সংস্থার জন্য গ্রাহক পরিষেবা ম্যানুয়াল লিখতে হলে এটি বিশেষত গুরুত্বপূর্ণ।
কর্মচারীদের কল করার জন্য অনুমতি দেওয়া হয় না এমন একটি শব্দ অন্তর্ভুক্ত করুন। বেশিরভাগ গ্রাহক পরিষেবা বিভাগগুলি "আমি প্রতিশ্রুতিবদ্ধ" বা "নিশ্চিত করার জন্য" মত বড় বাক্যগুলি বিবেচনা করে বিবেচনা করি। কারণ শব্দটি গ্যারান্টি বোঝায় এবং প্রকৃতপক্ষে কোম্পানী প্রতিশ্রুতিবদ্ধ কর্মচারীর প্রতিশ্রুতি মেনে চলতে পারে না যদি এটি একটি গুরুতর সমস্যাতে পরিণত হতে পারে।
কর্মচারীদের উত্তর খুঁজে পেতে সহজতর করার জন্য বিভাগগুলিতে গ্রাহক পরিষেবা ম্যানুয়াল সংগঠিত করুন। একটি গ্রাহক ম্যানুয়াল বৃহত্তম এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিভাগে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত: কোম্পানী নীতি, প্রতিনিধিদের জন্য সীমা বন্ধ বিষয় এবং সবচেয়ে সাধারণ প্রশ্নের বিস্তারিত উত্তর। প্রতিটি কোম্পানীর প্রদত্ত পরিষেবাগুলির বিষয়গুলি নির্দিষ্ট করার জন্য অতিরিক্ত অধ্যায়গুলির প্রয়োজন হতে পারে, বিশেষ করে তার পণ্য সম্পর্কিত বিশেষ সুপারিশ এবং সতর্কতাও থাকতে পারে।
কোম্পানি যদি কঠিন শর্তাদি ব্যবহার করে তবে কর্মচারীদের কলকারীদের ব্যাখ্যা করার প্রয়োজন হতে পারে এমন একটি শব্দভাণ্ডার তালিকা অন্তর্ভুক্ত করুন। একই বিশেষ নীতিগুলির সত্যতা রয়েছে যা বিস্তারিত ব্যাখ্যাগুলি প্রয়োজন হতে পারে এবং উভয় নতুন শ্রমিক এবং গ্রাহকদের বিভ্রান্তিকর হতে পারে।
পরামর্শ
-
ম্যানুয়ালটিকে একটি টেপ রেকর্ডারে সরানো সহজ হতে পারে এবং তারপরে কেউ আপনার জন্য একটি ট্রান্সক্রিপ্ট তৈরি করতে পারে, বিশেষ করে যদি আপনি নীতিগুলি ভালভাবে জানেন তবে নিশ্চিত না হন যে আপনি ম্যানুয়ালটিকে একটি পরিষ্কার, সরল পদ্ধতিতে লিখতে পারেন।
