প্রত্যেকেরই একটি খারাপ গ্রাহক পরিষেবা অভিজ্ঞতা আছে এবং এই দিনে এবং বয়সে, আমরা আমাদের অর্থের জন্য আরো আশা করি। কী ঘটেছে তা ব্যাখ্যা করার জন্য আপনি সঠিক ব্যক্তির সঠিকভাবে শব্দযুক্ত চিঠি লিখেন, আপনার সমস্যার উপর নির্ভর করে আপনি ফেরত বা প্রতিস্থাপন পেতে পারেন।
ঘটনা জড়ো করা। যদি আপনার কাছে ক্রয় থেকে প্রাপ্তির প্রাপ্তি থাকে, তবে আপনার সামনে এটি আছে। ঘটনার তারিখ এবং সময়, সেইসাথে কর্মচারীটির নাম, যদি সম্ভব হয় তবে নিশ্চিত হন।
প্রথমে আপনার অভিযোগ স্খলন। কখনও কখনও দরিদ্র গ্রাহক পরিষেবায় একটি অভিজ্ঞতার পরে, আপনি রাগ হতে পারে এবং যুক্তিসঙ্গতভাবে চিন্তা নাও হতে পারে। সব নিচে প্রথম এবং এটি আপনার সিস্টেম খুঁজে পেতে স্ক্রিবল!
চিঠি ঠিকানা যারা আউট চিত্র। যদি একজন কর্মচারী আপনাকে খারাপভাবে চিকিত্সা করতেন, তাহলে স্টোর ম্যানেজার কে খুঁজে বের করবেন। অনলাইনে একটি দ্রুত চেহারা বা একটি সংক্ষিপ্ত ফোন কল আপনি এই তথ্য পাবেন। যদি এটি একজন পরিচালক হত, তবে সঠিক হাতের অক্ষরটি পেতে আপনার মালিক বা আঞ্চলিক পরিচালক কে খুঁজে বের করতে হবে। অনেক বড় সংস্থার একটি ফর্ম আছে যা আপনি লাইনে পূরণ করতে পারেন, তবে প্রায় যারা প্রতিক্রিয়া পায় না। এটা লিখতে এবং আপনার নিজের চিঠি পাঠাতে ভাল।
আপনার চিঠি লিখতে শুরু করুন। প্রথম অনুচ্ছেদে, ব্যবসায় বা অভিজ্ঞতার বিষয়ে ভাল কিছু উল্লেখ করার চেষ্টা করুন। যদি আপনি কোন সমস্যা ছাড়াই সেখানে কেনাকাটা করেন তবে তাদের বলুন। কিছু ইতিবাচক মন্তব্য যোগ করা চিঠির সামগ্রিক স্বর সাহায্য করবে।
নিম্নলিখিত অনুচ্ছেদের মধ্যে, পরিস্থিতি ব্যাখ্যা করুন। তারিখ, সময় এবং কর্মচারীর নাম তালিকাভুক্ত করুন এবং কী ভুল হয়েছে এবং কেন এটি আপনার কাছে অগ্রহণযোগ্য ছিল সে সম্পর্কে বিস্তারিতভাবে যান।
আপনার অভিযোগগুলির তালিকার পরে, আপনি যা ঠিক করতে চান তা দিয়ে একটি অনুচ্ছেদ যুক্ত করুন। যদি আপনি খেতে বাইরে যান এবং খাদ্যটি ভয়ানক হয়, বিনামূল্যে খাবারের জন্য জিজ্ঞাসা করুন যাতে আপনি তাদের রেস্টুরেন্টকে অন্য সুযোগ দিতে পারেন। পণ্য জাঙ্ক ছিল, একটি ফেরত চাইতে, যাতে আপনি অন্যত্র একটি ভাল পণ্য কিনতে পারেন। আপনি যদি তাদের খারাপ অবস্থা সম্পর্কে সচেতন করতে লেখেন তবে তাদের বলুন।
কোম্পানী বা পরিষেবা সম্পর্কে কিছু ইতিবাচক বলার দ্বারা আবার আপনার চিঠি বন্ধ করুন।
আপনার চিঠিটি সাইন ইন করুন এবং আপনার স্বাক্ষরের অধীনে আপনার নাম, ঠিকানা এবং ফোন নম্বর যোগ করুন যাতে ম্যানেজার / মালিক আপনার সাথে যোগাযোগ করতে পারেন।
ডান হাতের মধ্যে এই চিঠি পেতে সবচেয়ে ভাল উপায় সব সম্ভব হলে, এটি প্রদান হাত। যদি পরিস্থিতিটি স্থানীয়ভাবে ঘটে তবে দোকানটিতে যান এবং সেই চিঠির সাথে কথা বলার জন্য চিঠিটি জানান। এই আপনি অনেক দ্রুত ফলাফল পাবেন। আপনি তখন এবং সেখানে চিঠিটি ব্যাখ্যা করতে পারেন অথবা আপনি কেবল তাদের কাছে হস্তান্তর করতে পারেন।
যদি হাত ডেলিভারি সম্ভব না হয়, চিঠিটি মেইল করুন।
আপনি ফিরে পেতে ম্যানেজার একটি সপ্তাহ বা তাই দিন। আপনি যদি সেই সময়ের পরে কিছু শুনতে না পান তবে তাদের একটি কল দিন এবং আপনার চিঠিটি পেয়েছে কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন। প্রায়শই, তারা আপনাকে গ্রাহক হিসাবে ধরে রাখার জন্য একটি পরিকল্পনা নিয়ে কাজ করে এবং কখনও কখনও এটি সনাক্ত করার জন্য কয়েক দিনের বেশি সময় নেয়।
কোম্পানি যদি সবকিছু ঠিক করতে তাদের ক্ষমতায় সবকিছু করে তবে মানুষকে বলুন। ভাল গ্রাহক সেবা মুখ শব্দ দ্বারা ছড়িয়ে দিতে দাবী!
পরামর্শ
-
আপনি এখনও রাগ যখন চিঠি লিখবেন না। প্রয়োজন হলে নিজেকে শান্ত করতে কয়েক দিন দিন।
