এটা অন্তত একবার সবাই ঘটেছে। আপনি কেনাকাটা করতে গিয়েছেন, অথবা কোন ধরণের পরিষেবা সম্পন্ন করেছেন এবং আপনার কাছে একটি ভয়ানক গ্রাহক অভিজ্ঞতা রয়েছে। স্বাভাবিকভাবেই, আপনি সম্ভবত এটি সম্পর্কে আপনার বন্ধুদের বলতে যাচ্ছেন। তবে, যদি আপনি নিশ্চিত হন যে এটি আবার ঘটে না, তবে সন্তুষ্টি পাওয়ার সেরা উপায়গুলির মধ্যে একটি হল গ্রাহক অভিযোগ চিঠি লিখতে। এগুলির মধ্যে একটি লিখতে সবসময় মজা লাগে না - সবশেষে, আপনি এটি করছেন কারণ আপনি একটি খারাপ অভিজ্ঞতা পেয়েছেন - তবে এটি এমন পেশাদার উপায়ে করা যেতে পারে যা আপনাকে কিছু বিস্ময়কর ফলাফল পেতে পারে। গ্রাহক অভিযোগ চিঠি লিখতে এখানে ক্লিক করুন যা এটি পড়ার জন্য কিছু মনোযোগ দেবে।
কিভাবে একটি গ্রাহক অভিযোগ পত্র লিখুন
সর্বোপরি, একটি নাম পেতে। অক্ষর যার দিকে যেতে হবে তা খুঁজে বের করুন। শুধু এটি "সতর্কতা: গ্রাহক পরিষেবা" এ প্রেরণ করবেন না, কারণ তারপরে এর জন্য কোনও দায়বদ্ধ নয়। দোকানটি, ব্যক্তি বা ফোনে জিজ্ঞাসা করুন, যে ব্যক্তিটি সেই গ্রাহকের অভিযোগগুলির দায়িত্বে আছে। কোন চিঠিপত্র যে ব্যক্তির মনোযোগ পাঠানো উচিত। যদি তাদের শিরোনামও থাকে তবে এটি অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না: "মনোযোগ: ডেভিড জোন্স, বিপণনের ভাইস প্রেসিডেন্ট"।
পরবর্তী, আপনার চিঠি লিখুন। ইমেইল পাঠান না; তারা অনেক বেশি স্বতঃস্ফূর্ত এবং তাদের জন্য সাইবার স্পেসে অদৃশ্য হয়ে যাওয়া সহজ। দোকানটি নিজেই বা কর্পোরেট অফিসগুলিতে নিয়মিত চিঠি পাঠান। আপনার চিঠি সংক্ষিপ্ত এবং সংক্ষিপ্ত রাখুন; পরিস্থিতিটি ব্যাখ্যা করার জন্য আপনাকে দুটি পৃষ্ঠাও বেশি হতে হবে না।
যখন আপনি আপনার চিঠিতে কাজ করছেন, তখন পরিস্থিতির সুনির্দিষ্ট বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করুন। ঠিক কী ঘটেছে তা বলুন, যেমন, "যখন আমি আপনার দোকানে ছিলাম, 5 মার্চ মঙ্গলবার লোরেন নামক একটি ক্যাশিয়র আমার কাছে অত্যন্ত বিরক্ত ছিল।" সম্ভব হলে, নথি বার। এটি একটি স্টোর বা ব্যবসায় যেখানে আপনার একটি সংখ্যক অ্যাকাউন্ট রয়েছে, যেমন একটি ডিপার্টমেন্ট স্টোর বা ডাক্তারের কার্যালয়, আপনার চিঠিপত্রের সমস্ত চিঠিপত্র অন্তর্ভুক্ত করুন। যে কেউ আপনার অভিযোগটি সংযোগ করতে আপনার চিঠিটি পড়তে সাহায্য করবে।
একটি ইতিবাচক, শ্রদ্ধাশীল স্বন ব্যবহার করুন। সম্ভাবনা আপনার চিঠি একটি সিনিয়র প্রশাসনিক ব্যক্তি যাচ্ছে, যারা আপনার পরিস্থিতির সঙ্গে সহানুভূতি হবে। প্রতিকূল হওয়ার পরিবর্তে, আপনি একটি নির্দোষ শিকার যে প্রকাশ। এমনকি আরও ভাল, এটি পরিষ্কার করুন যে আপনি বুঝতে পেরেছেন যে এই ধরনের খারাপ পরিষেবাটি কোম্পানির স্বাভাবিক মানদণ্ড নয় এবং আপনি জানেন যে তাদের ব্যবসাটি ইচ্ছাকৃতভাবে আপনাকে খারাপভাবে চিকিত্সা করবে না। আপনি সত্যিই সেখানে কেনাকাটা উপভোগ করেন তা তাদের মনে করিয়ে দিন, তবে আপনি নিশ্চিত করতে চান যে তারা সম্ভাব্য ক্ষতিকারক গ্রাহক পরিষেবা পরিস্থিতি সম্পর্কে সচেতন।
অবশেষে, একটি উত্তর জন্য জিজ্ঞাসা করুন। একটি নির্দিষ্ট সময়সীমা সেট করুন, কিন্তু এটি একটি যুক্তিসঙ্গত এক করা। কিছু বলুন, "আমি আশা করি পরের ত্রিশ দিনের মধ্যে আপনার কাছ থেকে আমার কথা শুনতে হবে যাতে এই বিষয়টি সমাধান করা যায়।" আপনি বরাদ্দকৃত সময়ে আপনি যে ব্যক্তির কাছে লিখেছেন তার থেকে যদি আবার শুনতে না পান, তবে ফলোআপ চিঠিটি কল করুন বা পাঠান (এখনও আরেকটি কারণে আপনাকে চিঠিতে ব্যক্তির নামের নাম দেওয়া উচিত)। প্রতিক্রিয়া যাই হোক না কেন, এটি একটি অতিরিক্ত চিঠি জন্য ক্ষমা বা এমনকি কুপন একটি চিঠি কিনা, চিঠি সমাধান হয়েছে একবার একটি ধন্যবাদ নোট পাঠান। এই সহজ কৌশল অনুসরণ করুন, এবং আপনি আপনার গ্রাহকের অভিযোগ একটি ইতিবাচক প্রতিক্রিয়া পেতে নিশ্চিত!
পরামর্শ
-
সব সম্ভব হলে, ঘটনার পরে পরিস্থিতি ঠিকভাবে সমাধান করার চেষ্টা করুন। একজন ম্যানেজার বা সুপারভাইজারের সাথে ব্যক্তিগতভাবে কথা বলার সম্ভাবনা ভাল, আপনি কিছু সন্তুষ্টি পেতে সক্ষম হবেন। যদি সুপারভাইজার বা স্টোর ম্যানেজার আপনার সাথে কথা বলতে সময় না নেয়, বা সমস্যাটি সমাধান না করেই তারা আপনাকে বরখাস্ত করে তবে কর্পোরেট সিডারকে উচ্চতর করে তুলুন।
সতর্কতা
অযৌক্তিক চাহিদাগুলি তৈরি করবেন না, যেমন, "আমি যে মেকানিক বহিস্কার চাই!" বা "আমি এই অসুবিধার জন্য ক্ষতিপূরণ করা হবে আশা করি!" যদি আপনি ঘটনাটি আসলেই আর্থিকভাবে ক্ষতিগ্রস্ত না হয়ে থাকেন, তবে একটি সাধারণ ক্ষমা সম্পূর্ণরূপে উত্তম প্রতিক্রিয়া।
