প্রশাসনিক সহায়ক এবং ক্লাব সচিব বিভিন্ন উপায়ে মিনিট মিনিট সংরক্ষণ করতে পারেন। ইলেক্ট্রনিক এবং হার্ড অনুলিপি উভয়ের পক্ষেই সর্বোত্তম, যাতে একজন অন্যের জন্য ব্যাক-আপ হিসাবে কাজ করতে পারে তার একটি অনুলিপি হারিয়ে যাওয়া বা অজানাভাবে ধ্বংস করা উচিত।
বৈদ্যুতিন ফাইল সংরক্ষণ করা হচ্ছে
আপনার সংস্থার একটি মিটিং আছে যখন একই স্থানে আপনার কম্পিউটারে মিটিং মিনিট সংরক্ষণ করুন। প্রতিটি সময় এটির অনুরূপ ফাইল নাম দিন যাতে ভবিষ্যতে আপনার সঠিক ফাইলটি সনাক্ত করা সহজ হয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি "বোর্ড_Minutes_21 এপ্রিল ২011" শিরোনামের অলাভজনক বোর্ড মিটিং মিনিট শিরোনাম পেতে পারেন এবং তারপরে পরের মাসে এটি "বোর্ড_Minutes_20 মে ২011" হিসাবে সংরক্ষণ করুন। আপনার মিনিটের ট্র্যাক রাখতে বিভিন্ন ধরণের সভা থাকলে, প্রতিটি আলাদা ফোল্ডারে সংরক্ষণ করুন । এক "বোর্ড মিটিং" এবং অন্য "স্টাফ মিটিং" লেবেলযুক্ত হতে পারে, যা উভয় আপনার কম্পিউটারে "মিটিং" ফোল্ডারে রাখা হয়।
অনলাইন স্টোরেজ
একটি অনলাইন ডকুমেন্ট স্টোরেজ পরিষেবা ব্যবহার করে আপনার মিনিট সংরক্ষণ করুন। এই পরিষেবাগুলি সাধারণত একটি ফি চার্জ করে, তবে আপনার কম্পিউটার বা সার্ভারটি যদি ডাউন হয় তবে আপনি অন্য কোনও স্থান থেকে ইন্টারনেট অ্যাক্সেস করতে এবং আপনার ফাইলগুলি পুনরুদ্ধার করতে পারেন।
দাম
অনলাইন স্টোরেজ কোম্পানিগুলি আপনার পণ্যের পরীক্ষা করার জন্য একটি বিনামূল্যে ট্রায়াল সময়কাল অফার করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, লাইভড্রাইভ একটি দুই সপ্তাহের বিনামূল্যে ট্রায়াল এবং একটি কম্পিউটার ব্যাকআপের জন্য প্রতি মাসে 6.95 ডলার এবং অনলাইন কম্পিউটারের ব্যাক আপ করার জন্য তিনটি কম্পিউটারের জন্য 16.95 ডলার প্রতি মাসে চার্জ করে। উভয় পরিকল্পনাগুলিতে সীমাহীন ব্যান্ডউইথ (পরিমাণ যা আপনি করতে পারেন আপলোড এবং ডাউনলোড)। এলিফ্যান্ট ড্রাইভের 15 দিনের বিনামূল্যে ট্রায়াল রয়েছে। এটি প্রতি কম্পিউটারে 100 গিগাবাইট পর্যন্ত 9.95 ডলার বা প্রতি বছর 99.50 ডলারের জন্য সঞ্চয়স্থান সহ একটি পৃথক পরিকল্পনা সরবরাহ করে। পারিবারিক পরিকল্পনাটি পাঁচটি ডিভাইস পর্যন্ত ধারণ করে, প্রতি মাসে 19.95 মার্কিন ডলার বা প্রতি বছর 199.50 ডলারের সঞ্চয়স্থান থাকে।
মূল পত্র
মিটিং মিনিটের একটি কপি প্রিন্ট আউট। একটি দ্বিধারার মধ্যে মিটিং মাস এবং বছরের সঙ্গে লেবেল dividers রাখুন। সঠিক মাস এবং বছরের বিভাগে মিনিটের অনুলিপি সন্নিবেশ করান। আপনার বাইন্ডারগুলি ভরাট হয়ে গেলে, মেরুদন্ডগুলি লেবুর ভিতরে মিনিটের বছরের সাথে লেবেল করুন এবং একটি নতুন বাইন্ডার শুরু করুন। দুইটি অবস্থানে সঞ্চিত আপনার মিটিং মিনিটের দুটি হার্ড কপি রাখা বিবেচনা করুন তাদের মধ্যে কিছু ঘটলে।
