মিটিংগুলি আপনার দিনটির সর্বাধিক উত্পাদনশীল অংশ হতে পারে, বা সম্পূর্ণ সময় অপচয় হতে পারে। এটি সভার কাঠামোর উপর নির্ভর করে এবং সভা পরিচালনাকারী নেতাদের দক্ষতার উপর নির্ভর করে। যদি আপনি কোনও মিটিংয়ের সেটআপ করেন তবে আপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ লক্ষ্যগুলি হল এজেন্ডা তৈরি করা। মিটিংয়ের জন্য এজেন্ডা আইটেমগুলি সঠিকভাবে লেবেল করা অপরিহার্য, কারণ সেই এজেন্ডা আইটেমগুলি মিটিংয়ের জন্য স্বর সেট করে এবং আলোচনাটিকে ট্র্যাক বন্ধ করে রাখতে সহায়তা করে।
মিটিংয়ের অন্য অংশগ্রহণকারীদের জন্য একটি ব্যাকগ্রাউন্ড সরবরাহ করা যদি এর উদ্দেশ্য "তথ্যবহুল" হিসাবে লেবেল করুন। উদাহরণস্বরূপ, প্রজেক্ট টিমের একজন সদস্যকে প্রাথমিক কিক-অফ মিটিংয়ে প্রস্তাবিত সফ্টওয়্যার পরিবর্তনের সুযোগ ব্যাখ্যা করতে হতে পারে। বৈঠক এজেন্ডা আইটেম এই ধরনের তথ্যপূর্ণ। অংশগ্রহণকারীদের এই আইটেমটি একমত বা একমত হতে হবে না; তারা কেবল তথ্য শোষণ করতে হবে।
আলোচনার প্রয়োজন এমন বিষয়গুলির জন্য অ্যাডভাইসারির সভায় সভাপতিত্ব করুন তবে মিটিংয়ে সমাধান করার প্রত্যাশিত হবে না। উপদেষ্টা বিষয়সূচি আইটেম অংশগ্রহণকারীদের তাদের উদ্বেগ ভাগ করে এবং আলোচিত আইটেম সম্পর্কে তাদের মতামত দিতে একটি সুযোগ দেয়। উদাহরণস্বরূপ, একটি প্রস্তাবিত কম্পিউটার হার্ডওয়্যার আপগ্রেড সম্পর্কিত একটি মিটিংয়ের মধ্যে হার্ডওয়্যার সমাধানগুলির আলোচনার বিষয়ে আলোচনা সহ বিভিন্ন উপদেষ্টা বিষয়সূচি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। প্রকল্প সভাপতি প্রতিটি প্রস্তাবিত সমাধান সম্পর্কে সংক্ষিপ্ত সংক্ষিপ্ত বিবরণ দিতে পারে, পরবর্তী বৈঠকের অংশীদারদের দ্বারা সাধারণ আলোচনার মাধ্যমে।
মিটিংয়ের সময়সূচীটি "সমস্যার সমাধানের" হিসাবে লেবেল করুন যদি এর উদ্দেশ্যটি আসলে মিটিংয়ের সময় একটি রেজোলিউশনে আসে। এই লেবেলটি আপনি যে বিশেষ মিটিংয়ের পরিকল্পনা করছেন তার লক্ষ্যের উপর ভিত্তি করে। প্রকল্পটি শুরু থেকে রেজোলিউশনের দিকে অগ্রসর হওয়ার পরে একটি বৈঠকে আইটেমটি এক বৈঠকে উপদেষ্টা হিসাবে এবং পরবর্তীতে সমস্যার সমাধান হিসাবে লেবেল করা যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, হার্ডওয়্যার পছন্দগুলির বিষয়ে অ্যাডভাইসারির এজেন্ডা আইটেমটি পরবর্তী সভায় সমস্যার সমাধান করতে পারে, যখন অংশগ্রহণকারীরা আসলে হার্ডওয়্যার সমাধান চয়ন করতে বলে।
সহায়তা করার জন্য অন্য মিটিং অংশগ্রহণকারীদের জিজ্ঞাসা করা হলে "সাহায্যের জন্য অনুরোধ" লেবেলযুক্ত একটি মিটিং এজেন্ডা আইটেম তৈরি করুন। প্রকল্পের আইটেমগুলির প্রতিটি সদস্যকে আপডেট প্রদান করে এবং প্রকল্পের স্থিতি সম্পর্কে বাকি দলের তথ্য দেওয়ার সাথে সাথে এই আইটেমগুলি পরবর্তী সভায় ফলোআপ হিসাবে কাজ করতে পারে।
