কিভাবে সম্পন্ন করা মিটিং অ্যাকশন আইটেম বরাদ্দ কিভাবে

সভায় সভাপতিত্ব ও সভা শেষে সম্পন্ন হলে কোন সভা বা প্রকল্প আরো সফল হয়। কর্মগুলি পূরণের জন্য 3W (কী, কারা এবং কখন) এর একটি সহজ সূত্র অনুসরণ করে, মিটিংয়ের সময় বাইরে ওঠা উত্পাদনমূলক কাজ করার সম্ভাবনাগুলি বাড়িয়ে দেওয়া হয় এবং সময়বৃদ্ধি বাড়ানো হয়। সঠিক কর্ম বরাদ্দ অনুসরণ অনুসরণ মাধ্যমে সমস্যা হ্রাস করতে পারেন। ভাল কর্ম বরাদ্দ সমস্যাগুলির জন্য ভাল ধারণা এবং সমাধানগুলি পরীক্ষা করার পাশাপাশি মিটিংয়ের সময় যেকোনো সিদ্ধান্ত বাস্তবায়নের ক্ষেত্রে সহায়তা করবে।

আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে

• কাগজ বা মার্কার বোর্ড

• পেন বা শুকনো মুছে ফেলার মার্কার

সভার বন্ধ করার আগে, মিটিংয়ের সময় সনাক্ত করা কোনও পদক্ষেপ যাচাই করুন এবং পাশাপাশি কোনো অতিরিক্ত কাজ প্রয়োজনীয় কিনা তা নির্ধারণ করুন। কাজ কি সঙ্গে শুরু করুন। গ্রুপকে জিজ্ঞাসা করুন "মহান প্রকল্প ফলাফলগুলি সম্পাদনের জন্য আমাদের কী করার দরকার আছে?" এটি দলটিকে কী করতে হবে তা বুঝতে সহায়তা করে এবং কেন এটি প্রকল্প বা দলের জন্য গুরুত্বপূর্ণ। অ্যাকশন আইটেমটি শব্দের মধ্যে, ক্রিয়া ক্রিয়াগুলি ব্যবহার করতে ভুলবেন না এবং সঠিকভাবে সম্পন্ন পদক্ষেপটি বিবেচনা করার জন্য আসলে কী প্রয়োজন তা সম্পর্কে কিছু বিস্তারিত প্রদান করার জন্য প্রস্তুত থাকুন।

তারপরে ডাব্লুএইচও পদক্ষেপ নেবে দলকে জিজ্ঞাসা করে "এই কর্মগুলি করার সেরা লোক কে?" প্রতিটি কর্ম অবশ্যই কাউকে দিতে হবে অথবা এটি সম্পন্ন হবে না। এটি একটি দল বা প্রকল্প সদস্য যিনি নির্ধারিত কর্ম সম্পাদন করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত ক্রিয়াকলাপের জন্য দায়ী এবং দায়বদ্ধ হতে সম্মত হন। কর্মটি সর্বাধিক যোগ্যতাসম্পন্ন ব্যক্তি বা একটি উপ-টিমের কাছে বরাদ্দ করা যেতে পারে, বা সভায় কাউকে পদক্ষেপ নিতে স্বেচ্ছাসেবক হতে পারে। যদি মিটিংটি বাইরে কাউকে দেওয়া হয় তবে সাক্ষাতের মধ্যে যে ব্যক্তিটি সভায় না থাকা ব্যক্তির কাছে নির্ধারিত পদক্ষেপটি ব্যাখ্যা করার জন্য দায়ী হওয়া উচিত।

কর্ম বন্ধ সরানো এবং স্থগিতাদেশ বৈঠক আগে WHEN অংশ কি। গ্রুপটি জিজ্ঞাসা করুন "আমাদের কর্মকাণ্ডগুলি সময়-সময়ে শেষ করার জন্য এই কর্মগুলি কখন হয়?" প্রতিটি কর্মের জন্য নির্ধারিত তারিখটি প্রকৃত ক্যালেন্ডারের তারিখ হওয়া উচিত যখন কর্মটি অবশ্যই দল বা প্রকল্পের জন্য তাদের কাজ সম্পাদন করতে হবে। এটিকে ASAP হিসাবে খালি বা লিখিতভাবে রাখা উচিত নয় কারণ তারিখটি কার্যকর করার জন্য কেউ দায়বদ্ধ। তারিখ নির্ধারন করে, যে ব্যক্তি পদক্ষেপ গ্রহণ করে সেটি অন্যান্য কাজের সাথে নতুন টাস্ক নির্ধারণ করতে সক্ষম হবে এবং কোনও বৈধ কারণ রয়েছে কিনা তা নির্ধারণ করতে সক্ষম হবেন কিনা তা নিশ্চিত করার আগে গোষ্ঠীর পছন্দসই তারিখটি সম্পূর্ণ নাও হতে পারে। দেরী।

বৈঠক শেষে, মিটিংয়ের রেকর্ডগুলিতে 3W কর্মকাণ্ড রাখুন এবং সভায় অংশগ্রহণকারী প্রত্যেককে বিতরণ করুন বা কোনও পদক্ষেপ গ্রহন করেছেন। এই নথি সব কর্ম এবং দায়ী হিসাবে যখন কর্ম কারণে হয়।

পরামর্শ

• যদি একটি ফলো-আপ মিটিং হতে থাকে, সেই মিটিংয়ের জন্য অনুস্মারকটি পাঠানো হলে সেই তারিখ এবং সেইসঙ্গে স্বাভাবিক মিটিংয়ের কারণে যে কোনও পদক্ষেপ অন্তর্ভুক্ত থাকে।