"বই রাখা: সফল ক্ষুদ্র ব্যবসা, সপ্তম সংস্করণের জন্য প্রাথমিক রেকর্ডিং এবং অ্যাকাউন্টিং," লিন্ডা পিনসন একটি কোম্পানি দ্বারা কেনা ক্রেতাদের ক্রেডিটকারীদের কাছে প্রদত্ত ঋণ হিসাবে প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলিকে সংজ্ঞায়িত করে। তার অ্যাকাউন্টিং টিমের বা একটি ডেডিকেটেড অ্যাকাউন্ট প্রদেয় দল। একটি ডেডিকেটেড অ্যাকাউন্ট প্রদেয় দল প্রক্রিয়াকরণের পদ্ধতিগুলির মান সেট ব্যবহার করে। এই পদ্ধতিগুলি বিক্রেতার সম্পর্কগুলি সর্বাধিক করার সময় ওভারহেড খরচ কমিয়ে দেয়।
তাত্পর্য
প্রতারণা, embezzlement এবং প্রক্রিয়াকরণ ত্রুটি একটি ব্যবসা ধ্বংস করতে পারে। এই ধরনের ঝুঁকি নিরসনে নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি বাস্তবায়ন করা গুরুত্বপূর্ণ। কিছু সাধারণ ও কার্যকরী নিয়ন্ত্রণগুলির মধ্যে রয়েছে: বিযুক্তির ঝুঁকি হ্রাস করার দায়িত্বগুলি পৃথক করা; আনুগত্য, প্রতারণামূলক চালান এবং ত্রুটিগুলির ঝুঁকি হ্রাস করার জন্য আনুষ্ঠানিক ক্রয় কার্য এবং নির্দেশিকা; দ্বিতীয় সাইনার ডলারের পরিমাণ থ্রেশহোল্ডগুলি আত্মসমর্পণ এবং ত্রুটির ঝুঁকি কমানোর জন্য; এবং ডুপ্লিকেট পেমেন্ট ত্রুটি ঝুঁকি কমানোর জন্য নিয়মিত চালান সংখ্যা যাচাইকরণ।
বিক্রেতারা
ক্রেতাদের বিক্রেতা হিসাবে কোম্পানির ডাটাবেস যোগ করা হয়। এই টাস্ক সাধারণত একটি অ্যাকাউন্ট প্রদেয় ক্লার্ক বা অর্থ ক্লার্ককে প্রদান করা হয় যা পরিশোধের অর্থ প্রদান করার ক্ষমতা নেই।
পেমেন্টগুলি সময়মতভাবে তৈরি করা হয় তা নিশ্চিত করার জন্য, বিক্রেতারা চালান সমস্যাগুলির সমাধান করতে প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলির সাথে কাজ করার জন্য উত্সাহিত হয়। ক্রয় এজেন্ট বা ক্রমানুসার বিভাগের সাথে যোগাযোগ করা অদেখা বা আংশিকভাবে প্রদত্ত চালান সনাক্তকরণ বা সমাধান করার জন্য বিলম্ব যুক্ত করবে।
ক্রিয়া
বিক্রেতাদের সরাসরি অ্যাকাউন্ট প্রদেয় বিভাগে চালান পাঠাতে নির্দেশ দেওয়া হয়। চালান সময় স্ট্যাম্প এবং প্রক্রিয়াকরণ ঘড়ি শুরু হয়। পণ্য বা পরিষেবাদিগুলি ক্রয় করার জন্য যদি কোন ক্রয় আদেশ উত্পন্ন হয়, তবে চালান ক্রয়ে অর্ডার এবং প্রাপ্তির প্রমাণের সাথে মিলে যায়। মেরি এস। শ্যাফার এই "তিনটি উপায়ের মিল" প্রক্রিয়া নিয়ে আলোচনা করেছেন "অ্যাকাউন্টস প্রদেয়: একটি দক্ষ বিভাগ পরিচালনা করার জন্য একটি গাইড।"
যদি ক্রয়ের অর্ডার ছাড়াই ক্রয় করা হয় তবে এটি অবশ্যই সংস্থার প্রতিষ্ঠিত নির্দেশিকাগুলি পূরণ করতে হবে। নির্দেশিকা পূরণ করা হলে, চালান অনুমোদন এবং উপযুক্ত কোডিং জন্য আদেশ বিভাগে পাঠানো হয়।
বিতরণ পদ্ধতি
অ্যাকাউন্ট প্রদেয় বিশ্লেষক পেমেন্ট উৎপন্ন অনুমোদিত। বিশ্লেষক অবিলম্বে বেতন দেওয়া হয় এবং সম্ভব হলে ছাড় গ্রহণ করা হয় তা নিশ্চিত করার জন্য সময়মত পদ্ধতিতে চালান প্রক্রিয়া diligently কাজ করে। এই উভয় উদ্দেশ্য ওভারহেড খরচ নিয়ন্ত্রণ সুযোগ সুযোগ। এটি বিশেষত গুরুত্বপূর্ণ যেখানে সরকারি সংস্থার বিলম্বিত অর্থ প্রদানের জন্য জরিমানা করা হয়।
বৈদ্যুতিন পেমেন্ট অন্য খরচ সঞ্চয় সরঞ্জাম। এটি কাগজের চেক খরচ এবং চেক জালিয়াতি বা embezzlement কমিয়ে দেয়। একটি আংশিক পেমেন্ট প্রদান বা পেমেন্ট হ্রাস প্রয়োজন হলে, অ্যাকাউন্ট বিশ্লেষক নথি প্রদেয় এবং পরিস্থিতিতে ব্যাখ্যা।
অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা
অ্যাকাউন্ট প্রদেয় বিশ্লেষক নিশ্চিত করে যে পেমেন্ট কোম্পানি নীতি অনুযায়ী বিতরণ করা হয়। কোম্পানির অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা দলটি বৈদ্যুতিন চালানগুলির একটি নির্বাচিত গোষ্ঠীর জন্য ডকুমেন্টেশন অনুরোধ করে বিশ্লেষক এর কাজের ফলাফল নির্বাচন করে পর্যালোচনা করবে। অডিটর নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি সঠিকভাবে অনুসরণ এবং সঠিকভাবে অনুসরণ করা হয় তা নিশ্চিত করার জন্য ডকুমেন্টেশন পর্যালোচনা। অপর্যাপ্ত নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি অপ্রত্যাশিত ক্ষতির ফলে। অতিরিক্ত সময় এবং খরচ যেমন ক্ষতি পুনরুদ্ধারের প্রয়োজন হয়।
