তথ্য ম্যাপিং ইতিমধ্যেই তার পদ্ধতি, নীতি এবং সহায়ক নথি তৈরি করেছে এমন সংস্থাগুলির জন্য একটি স্পষ্ট এবং কার্যকরী ডকুমেন্টেশন পদ্ধতি। ব্যবসাগুলি যারা তাদের পদ্ধতিগুলি আনুষ্ঠানিকভাবে শুরু করতে শুরু করে তারা তথ্য ম্যাপিং ডকুমেন্টেশান পদ্ধতি থেকেও উপকৃত হতে পারে। তথ্য ম্যাপিং প্রক্রিয়া জুড়ে নির্দেশাবলী বা তথ্য অনুলিপি প্রতিরোধ দ্বারা ডকুমেন্টেশন ডকুমেন্টেশন। এটি একটি নথির মধ্যে তথ্য সংগঠিত করার জন্য একটি বিন্যাস সরবরাহ করে যাতে এটি আরও সহজে বোঝা যায়। আপনার কোম্পানির ডকুমেন্টেশনকে একটি তথ্য মানচিত্র বিন্যাসে রূপান্তর করা কিছুটা সহজে করা যেতে পারে, যদিও সময় গ্রহণের পদক্ষেপগুলি সত্ত্বেও।
সমস্ত কোম্পানির ডকুমেন্টেশন পর্যালোচনা করুন এবং পদ্ধতিগতভাবে অনুরূপ নির্দেশ ধারণকারী বিভাগে কন্টেন্ট সংগঠিত। দ্বন্দ্ব এবং অনুলিপি অপসারণ করে বিভাগ সামগ্রী পরিমার্জন।
উদাহরণস্বরূপ, অনেক পদ্ধতির দায়িত্বের জন্য একটি বিভাগ আছে। এই ধরনের সামগ্রীর জন্য আপনি সমস্ত "দায়বদ্ধতাগুলি" কম্পাইল করবেন - সমস্ত ডকুমেন্টেশনে তথ্য টাইপ করুন। এভাবে আপনি দায়বদ্ধতা বা এলাকার দ্বন্দ্বগুলি দেখতে পারেন যেখানে এক দায়িত্ব অন্যের উপর চাপিয়ে দেয়। এখান থেকে, অনুলিপি বা দ্বন্দ্ব মুছে ফেলার জন্য সামগ্রীটি স্ট্রিমলাইন করুন। বিবেচনার জন্য অন্যান্য যেমন সংজ্ঞা এবং নিরাপত্তা সতর্কতা রয়েছে।
প্রতিটি ধরনের সামগ্রীর জন্য কেন্দ্রীয় নথি বা অন্যান্য পুনর্বিবেচনা নিয়ন্ত্রিত তথ্য সংগ্রহস্থল তৈরি করুন।
দায়বদ্ধতার আমাদের উদাহরণে, একটি দস্তাবেজ তৈরি করুন যা শেষ ধাপে আপনি পরিশ্রুত দায়িত্বগুলির তালিকা তালিকাবদ্ধ করে। দায়িত্ব সম্পন্ন করা হয় যেখানে পদ্ধতি উল্লেখ করতে ভুলবেন না। এটি নিশ্চিত করে যে ডকুমেন্টেশন সঠিকভাবে রেফারেন্সযুক্ত।
এখন যে একই কন্টেন্ট একটি কেন্দ্রীয় নথিতে স্থানান্তরিত হয়, পুরানো কন্টেন্ট মূল পদ্ধতি থেকে মুছে ফেলা যেতে পারে। নতুন কেন্দ্রীয় রেফারেন্স নথির রেফারেন্স প্রদান করে আসল পদ্ধতিগুলি থেকে পুরানো সামগ্রীটি সরান।
তথ্য-ম্যাপড বিন্যাসে পুনর্বিবেচনা প্রক্রিয়ার সময় অবশিষ্ট ডকুমেন্টেশন সামগ্রী আপডেট করুন। প্রাসঙ্গিক তথ্য গোষ্ঠী দ্বারা ডকুমেন্ট কন্টেন্ট সংগঠিত। সাব হেডার অন্তর্ভুক্ত করুন। যেখানে সম্ভব সারণী ব্যবহার করুন যাতে বিষয়বস্তু ভাল কল্পনা করা যেতে পারে। কোন উপজাতীয় জ্ঞান বা কর্মচারী সাধারণত কর্ম সঞ্চালনের পদক্ষেপ সহ পদ্ধতির মধ্যে সেরা নথি স্থাপন করুন কিন্তু পদ্ধতিতে নথিভুক্ত করা হয় না।
পরামর্শ
-
তথ্য ম্যাপিং সহজ থেকে কমপ্লেক্স পর্যন্ত এবং পরিচালনা করার জন্য পরিমাপযোগ্য প্রতিক্রিয়া সহ আরো উন্নত করতে পারে। আরো জটিল বাস্তবায়নের জন্য, প্রতিষ্ঠাতা সংস্থা ইনফরমেশন ম্যাপিং ইনকর্পোরেটেডের মতো সংস্থার পেশাদার পরিষেবাগুলি আপনার ম্যাপযুক্ত বা অপঠিত পদ্ধতিগুলি অপ্টিমাইজ করার জন্য নিযুক্ত করা যেতে পারে। (সম্পদ দেখুন)
