প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলি আপনার আর্থিক রেকর্ডগুলির একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ এবং সাবধানে পুনর্বিবেচনার ও তত্ত্বাবধান ছাড়াই জালিয়াতির অধীন হতে পারে। শক্তিশালী অ্যাকাউন্টগুলি প্রদেয় অডিট পদ্ধতিগুলি আপনার বিল পরিশোধের সঠিকতা এবং সময়সীমা নিশ্চিত করতে পারে। সেরা অ্যাকাউন্ট প্রদেয় অডিট পদ্ধতি দৈনিক চেক, রুটিন অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ এবং বহিরাগত অডিট পদ্ধতির মিশ্রণকে মঞ্জুরি দেয়।
রুটিন পদ্ধতি
রেকর্ডকৃত এন্ট্রিগুলিতে অর্থ প্রদানের পুনর্মিলন করতে প্রতিদিন প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলি সুষম হওয়া উচিত। প্রদত্ত মোট পরিমাণ এবং মোট রেকর্ডের মধ্যে যেকোন বৈষম্য পরীক্ষা করা উচিত এবং তাৎক্ষণিকভাবে পুনর্মিলন করা উচিত। প্রদেয় অ্যাকাউন্ট জড়িত প্রত্যেক ব্যক্তির ব্যবস্থাপনা তত্ত্বাবধান কঠোর হতে হবে এবং কার্যক্রম নিয়মিত পর্যবেক্ষণ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। পরিচালকদেরকে প্রদেয় কর্মীদের দ্বারা অপব্যবহারের কোন লক্ষণ দেখাতে প্রশিক্ষণ দেওয়া উচিত।
একটি অডিট ট্রিল স্থাপন করতে সহায়তা করে এমন সাইন অফ পদ্ধতিগুলি কার্যকর করা উচিত। এই সাইন-অফগুলির মধ্যে প্রতিদিনের পুনর্মিলনের ব্যবস্থাপনা পর্যালোচনা, মাসিক বিচ্ছিন্নতা রিপোর্ট এবং বড় লেনদেনগুলির জন্য পৃথক সাইন-অফগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে যাতে সমস্ত তথ্য সঠিক হয়।
অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ
প্রদেয় অ্যাকাউন্টের জন্য অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ পেমেন্ট পরিমাণ অনুযায়ী স্বাক্ষর প্রয়োজনীয়তা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। স্বাক্ষর প্রয়োজনীয়তা বিভিন্ন স্তর বাস্তবায়ন বিবেচনা করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি $ 5,000 এর বেশি আইটেমের জন্য অ্যাকাউন্টিং ম্যানেজারের স্বাক্ষর প্রয়োজন, $ 10,000 এর বেশি আইটেমের জন্য নির্বাহী সাইন অফ এবং $ 25,000 এর বেশি অর্থের জন্য ডুয়াল স্বাক্ষর প্রয়োজন। সর্বাধিক সুবিধার জন্য আপনার রাজস্বের যোগফল এবং আপনার ব্যবসার সংবেদনশীলতা আপনার স্বাক্ষর প্রয়োজনীয়তাগুলির সাথে মেলে।
প্রদেয় অ্যাকাউন্টের জন্য রুটিন নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি স্থাপন করুন। সঠিকতা নিশ্চিত করার জন্য পৃথক পেমেন্ট স্পট চেক অন্তর্ভুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, প্রতিদিন পাঁচটি অর্থ প্রদান পর্যালোচনা করুন এবং অর্থ প্রদানের পরিমাণ এবং অর্থদাতাদের তথ্য চেক করুন এবং অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডগুলি সঠিকভাবে সম্পন্ন হয়েছে তা নিশ্চিত করুন।
এক মাসের বা আর্থিক সময়ের শেষে বুক বন্ধ করার পদ্ধতিগুলির সময়, সার্টিফিকেট এবং অ্যাকাউন্ট পুনর্মিলন সহ সমস্ত অ্যাকাউন্ট প্রদেয় কাজের জন্য সাইন-অফ পদ্ধতিগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন। অতিরিক্তভাবে, প্রদেয় প্রক্রিয়াকরণ অ্যাকাউন্ট থেকে পেমেন্ট স্তরের নিরীক্ষণকারী একটি চলমান প্রতিবেদন রাখুন। পেমেন্ট মাত্রা হঠাৎ বৃদ্ধি বা হ্রাস হলে, কারণগুলির মধ্যে স্বয়ংক্রিয় তদন্ত সম্ভাব্য সমস্যাগুলি বন্ধ করতে পারে।
বাহ্যিক অডিট
সর্বাধিক বহিরাগত অডিট একটি টেস্টিং এলাকায় হিসাবে প্রদেয় অ্যাকাউন্ট অন্তর্ভুক্ত। বাহ্যিক নিরীক্ষাগুলি বিশদ বিবরণী থেকে সমস্ত অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডের মাধ্যমে বিশদ বিবরণী প্রদেয় তালিকা এবং বিশদ বিবরণগুলি থেকে টাস্ক গ্রহণ করা উচিত এবং ব্যাংক প্রত্যাহার করা উচিত। আইটেম গভীরতা পরীক্ষার জন্য নির্বাচন করা উচিত। পেমেন্ট প্রাপ্তির নিশ্চিত করতে পেমেন্টীদের সাথে যোগাযোগ করা উচিত। উপরন্তু, নির্ভুলতা এবং লজিক্যাল প্রক্রিয়াকরণ জন্য রুটিন পুনর্মিলন পর্যালোচনা করা উচিত। বড় বৈষম্য সঙ্গে কোন পুনর্মিলন সম্পূর্ণ তদন্ত করা উচিত।
বাহ্যিক অডিট অনির্দিষ্ট দায় জন্য পরীক্ষা করা উচিত। গভীরভাবে পর্যালোচনা করার জন্য একটি নির্দিষ্ট থ্রেশহোল্ড এবং রুটিন চালানের একটি র্যান্ডম নির্বাচনের উপর সমস্ত চালান নির্বাচন করুন। বিতরণ রেকর্ড, ফেরতের জন্য ক্রেডিট, প্রাপ্ত পণ্য কিন্তু চালান না, এবং কোন চালান-নির্দিষ্ট অ্যাকাউন্ট দেখুন। নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি চালান যথাযথ সময়ের মধ্যে সঠিকভাবে রেকর্ড করা হয়েছে। এটি দায়বদ্ধতার জন্য রেকর্ড করা হয়েছে কিনা নাকি এটি সময়ের সাথে সঠিকভাবে বাদ দেওয়া হয়েছে তা দেখার জন্য অ্যাকাউন্টটি পর্যালোচনা করুন।
