ডকুমেন্ট নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি প্রদেয় চালান অ্যাকাউন্ট প্রক্রিয়াকরণের জন্য সমালোচনামূলক। তারা অ্যাকাউন্টিং সাধারণ ব্যাবহারকারীকে প্রদেয় সমস্ত চালানগুলি যথাযথভাবে চালান এবং চালানগুলির জন্য প্রক্রিয়া প্রদানের যথাযথভাবে সঠিকভাবে রেকর্ড করতে সহায়তা করবে। প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলির প্রক্রিয়াকরণের জন্য লিখিত পদ্ধতিটি প্রক্রিয়াকরণের ভুলগুলি হ্রাস করতে এবং সময়মত অর্থ প্রদানের ব্যর্থতার জন্য দেরী চার্জগুলি এড়াতে সহায়তা করে।
তারিখ-স্ট্যাম্প চালান
দৈনিক মেইল খোলার জন্য দায়ী ব্যক্তিটি বর্তমান দিনের তারিখের সাথে প্রাপ্ত প্রতিটি অ্যাকাউন্টের প্রদেয় চালান তারিখ-স্ট্যাম্প করতে হবে। তারিখ-স্ট্যাম্পিং আপনাকে আপনার কোম্পানির একটি চালান দিতে কত সময় লাগে তা ট্র্যাক করতে দেয়। চালান তারিখ মুদ্রাঙ্কিত ব্যক্তির চালান ইস্যু তারিখ এবং প্রাপ্ত তারিখের মধ্যে কোন উল্লেখযোগ্য সময় পার্থক্য নোট করা উচিত। প্রসবের কয়েক সপ্তাহ পরে প্রেরিত চালানগুলি দেরী চার্জগুলি এড়ানোর জন্য দ্রুত প্রদানযোগ্য অ্যাকাউন্টগুলির মাধ্যমে ধাক্কা দেওয়ার প্রয়োজন হতে পারে।
চালান কোড
ব্যয় নির্বাহ বা পরিচালনা করার জন্য দায়ী কর্মচারী চালানটির উপযুক্ত সাধারণ অ্যাকাউন্ট অ্যাকাউন্টের জন্য কোড লিখেছেন এবং চালান অ্যাকাউন্টের জন্য অবশিষ্ট বাজেটের সাথে চালান তুলনা করে। একবার যদি আপনি চালান প্রক্রিয়াটি একবার করে দেন তাহলে সাধারণ অ্যাকাউন্টার অ্যাকাউন্টটি বাজেটের পরিমাণে হবে, কর্মচারী চালানের জন্য অতিরিক্ত পরিমাণে একটি ব্যাখ্যা অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।
চালান অনুমোদন প্রাপ্ত
পরিচালকদের নিয়ন্ত্রণের তাদের এলাকার মধ্যে পড়ে যে সমস্ত অ্যাকাউন্ট প্রদেয় চালান পর্যালোচনা এবং অনুমোদন করার জন্য দায়ী। ম্যানেজার সঠিকতার জন্য চালানের কোডিং এবং পুঙ্খানুপুঙ্খতার জন্য বাজেটের ওভারেজের কোন ব্যাখ্যা পর্যালোচনা করে। ম্যানেজার তারপর চালান আরম্ভ এবং তারিখ যাতে অ্যাকাউন্টেন্ট জানেন যে ম্যানেজার পেমেন্ট জন্য চালান অনুমোদিত হয়েছে।
চেক প্রস্তুত করুন
অ্যাকাউন্টেন্টটি ইনভয়েসটিতে অতিরিক্ত পরিমাণে অনুমোদন এবং ব্যাখ্যাগুলি অন্তর্ভুক্ত করার জন্য চালানটি পর্যালোচনা করে। একাউন্টেন্ট ইনভয়েস কোডিংয়ের দ্বিগুণ চেক করে এবং ত্রুটির মধ্যে যেকোনো কোডিং প্রশ্ন করে। একাউন্টেন্ট একবার চালান অনুমোদন এবং কোডিং সঙ্গে সন্তুষ্ট হলে, তিনি পেমেন্ট জন্য একটি চেক প্রস্তুত।
ব্যবসায় চেক দুই চেক স্টাব অন্তর্ভুক্ত করা উচিত: প্রদানকারীর জন্য একটি চেক স্টাব এবং প্রাপকের জন্য চেক স্টাব। বিক্রেতার একটি নির্ধারিত থাকলে চেক স্ট্যুতে চালানের তারিখ, চালান নম্বর এবং ব্যবসা অ্যাকাউন্ট নম্বর অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। ইস্যুকারী চেক স্টাব পছন্দসই যদি সাধারণ লেজার কোডিং অন্তর্ভুক্ত হতে পারে। আপনার নিজের রেকর্ডগুলির জন্য চালানের একটি অনুলিপি তৈরি করুন এবং চালানের শীর্ষে ইস্যুকারী চেক স্টাবকে মুখ্য করুন। একটি অডিট বা অ্যাকাউন্টিং গবেষণা ক্ষেত্রে ব্যয় সমর্থন করতে চালান অনুলিপি ফাইল করুন।
