ডকুমেন্ট নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি জটিল হতে হবে না। বস্তুত, জটিলতা সম্ভাব্যতা যোগ করে যে নথির পর্যাপ্তরূপে উল্লেখ করা হবে না। যে বলেন, ব্যবস্থাপনা কোনো প্রতিষ্ঠানের মধ্যে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ প্রক্রিয়া এক। বৈদ্যুতিন তথ্য চিঠিপত্র উপর নির্ভরতা ক্রমাগত তথ্য নিয়ন্ত্রণ এবং স্টোরেজ পদ্ধতি আপডেট করার প্রয়োজন বৃদ্ধি। পর্যাপ্ত ডকুমেন্ট কন্ট্রোল পদ্ধতি বজায় রাখতে ব্যর্থতার ফলে আর্থিক আর্থিক ঝুঁকি হতে পারে। সৌভাগ্যক্রমে, ডকুমেন্ট কন্ট্রোল প্রযুক্তি এবং সফ্টওয়্যার অ্যাপ্লিকেশনের উন্নতিগুলি সর্বোত্তম অনুশীলনগুলির একটি নতুন বিশ্ব তৈরি করেছে।
জটিল প্রক্রিয়া সনাক্ত করুন
তথ্য এবং তথ্য প্রবাহ সম্পর্কিত আপনার সর্বাধিক সমালোচনামূলক প্রক্রিয়া সনাক্ত করতে ক্রস-ফাংশনাল পরিচালকদের একটি দল বরাদ্দ করুন। তথ্যটি কীভাবে (ইমেল, গ্রাহক সার্ভে, আইআরএস ফর্ম, ইত্যাদি) আপনার গ্রাহক থেকে আপনার ডাটাবেস ফাইলগুলিতে প্রবাহিত হয় তা সন্ধান করুন। প্রতিটি তথ্য-প্রবাহ প্রক্রিয়া তুলনা করুন এবং সাধারণ বা অকার্যকর কাজ সনাক্ত করুন। একটি মৌলিক প্রবাহ চার্ট ব্যবহার করে ইমেল থেকে কর্পোরেট সম্মতি, ranging সমস্ত তথ্য প্রসেস মানচিত্র।
পদ্ধতি ম্যানুয়াল তৈরি করুন
পদ্ধতি - সফ্টওয়্যার এবং কাগজ উভয়ের জন্য - আপডেটের আগে এবং পরে নথিগুলি কীভাবে অনুমোদিত হয় তা নির্ধারণ করতে হবে। তারা কীভাবে আপনি দস্তাবেজগুলি আপডেট এবং পুনঃপ্রতিষ্ঠিত করবেন তাও বিস্তারিত জানানো উচিত। সিস্টেমটি কীভাবে পরিবর্তনগুলি সনাক্ত করবে তা ঠিকানা দিন, অর্থাত্ তারিখ বা ফন্ট পরিবর্তন করে। নথি obsolescence সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য প্রক্রিয়া রূপরেখা নিশ্চিত করুন। কিভাবে ব্যবহার করা থেকে "অপ্রচলিত" নথি প্রতিরোধ করতে হবে বুঝতে।
কার্যকারিতা নিশ্চিত করুন
সঠিক লোকেদের কাছে যখন তাদের প্রয়োজন তখন ডকুমেন্টগুলি উপলব্ধ রয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করুন। আপনি যদি একটি ভার্চুয়াল সিস্টেমে রূপান্তরিত হন, তাহলে প্রকৃত নথিটি কীভাবে সংরক্ষণ করা হবে তা সাবধানে নথিভুক্ত করা নিশ্চিত করুন। অবশেষে, একটি ব্যাকআপ সমাধান আছে। একটি স্বয়ংক্রিয় সিস্টেমের পরিবর্তন, একটি পাইলট রোল আউট কৌশল ব্যবহার করুন। সম্পূর্ণ রূপান্তর করার পরে, কাগজ নথি ধ্বংস বা ফাইলিং করার তিন মাস আগে অপেক্ষা করুন।
