ডকুমেন্ট কন্ট্রোল ফাংশনটির বিভিন্ন ফাংশন এবং প্রসেসগুলির মাধ্যমে একটি সংস্থায় নথি প্রবাহ এবং সঞ্চয়স্থান পরিচালনা করার দায়িত্ব রয়েছে। এই ফাইলগুলি বজায় রাখার এবং Siliconfareast.com এ বর্ণিত যথাযথ বিতরণের এবং পুনর্বিবেচনা পদ্ধতিগুলি ব্যবহার করে।
লাইব্রেরী সিস্টেম
ডকুমেন্ট কন্ট্রোল ফাংশনে অভ্যন্তরীণ লাইব্রেরি পদ্ধতিগুলি সঠিকভাবে বজায় রাখার ভূমিকা রয়েছে যাতে যথাযথ কর্মীদের অ্যাক্সেস ঘটে তবে সরকারী ডকুমেন্টেশনের অবস্থান সর্বদা পরিচিত থাকে।
সংগ্রহস্থল / ফাইলিং
ডকুমেন্ট কন্ট্রোল ফাংশনের আরেকটি কী ক্রিয়াকলাপ হল সমস্ত প্রয়োজনীয় ফাইলগুলির যথাযথ অ্যাক্সেসযোগ্যতা নিশ্চিত করতে ডকুমেন্ট স্টোরেজ এবং ফাইলিংয়ের।
পুনর্বিবেচনা
ডকুমেন্ট কন্ট্রোল ফাংশনটিও আনুষ্ঠানিকভাবে অনুমোদিত ডকুমেন্টেশনের যথাযথ প্রসেস এবং অনুমোদনের প্রসঙ্গে সংশোধন করা হয় তা নিশ্চিত করার দায়িত্ব রয়েছে। এটিতে পূর্বে অনুমোদিত অনুমোদিত নথির পূর্বে মনোনীত স্বাক্ষরগুলির প্রয়োজন এমন নথির (বা প্রকল্প) পরিবর্তন অনুরোধগুলির (DCR) একটি সিস্টেম অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।
কাজ ফ্লো
ডকুমেন্ট কন্ট্রোল কর্মীরা কার্যকরী কাজ প্রবাহ নিশ্চিত করার লক্ষ্যে ক্রিয়াকলাপগুলি সম্পাদন করে যেমন ওয়ার্ড প্রসেসিং বা স্ক্যানিংয়ের মতো ক্রিয়াকলাপগুলির জন্য যথাযথ ক্লারিক্যাল বা সিক্রেটরিয়াল স্টাফকে নথি প্রদান করে।
অনুসরণকরণ
ডকুমেন্ট কন্ট্রোল ফাংশন সামগ্রিক কাজ প্রবাহ প্রক্রিয়ার মাধ্যমে ডকুমেন্টের সময়মত উত্পাদনকে ট্র্যাক করে, যেমন বয়সের তালিকাগুলি ব্যবহার করে নির্দেশ করে যে দস্তাবেজগুলি কার্য প্রবাহ প্রক্রিয়ার মাধ্যমে খুব বেশি সময় অতিবাহিত করেছে।
