ডকুমেন্ট কন্ট্রোলটি যে কোন নির্দিষ্ট দস্তাবেজের সংস্করণগুলি নিয়ন্ত্রণ করে একটি নির্দিষ্ট সংস্থার কার্যকারিতা বাড়ানোর জন্য ব্যবহার করা হয়। এটি কর্মচারীকে একটি নির্দিষ্ট নথির সঠিক সংস্করণগুলি নিশ্চিত করে। আইএসও মানগুলি আন্তর্জাতিক মানগুলির একটি সেট যা ব্যবসাগুলির মধ্যে প্রক্রিয়াগুলিকে মানদণ্ডে সহায়তা করে এবং ব্যবসাগুলিকে পর্যাপ্ত রেকর্ড রাখতে সহায়তা করে, ইন্ট্লেক্স অনুযায়ী। কোম্পানিগুলি অবশ্যই তাদের নির্দিষ্ট ব্যবসায়ের জন্য কী মান প্রয়োগ করে তা বুঝতে হবে এবং এই মানগুলি অনুসরণ করার জন্য নথি নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থাগুলি ব্যবহার করতে হবে।
নূন্যতম কাগজপত্র
ডকুমেন্ট কন্ট্রোল প্রায়ই কাগজ নথিগুলি হ্রাস বা বাদ দিতে চায় যাতে এন্ট্লেক্স অনুসারে নথি পরিবেশের উপর কম প্রভাব ফেলে এবং কোম্পানির খরচ কমাতে পারে।
সহজে প্রবেশযোগ্য
ডকুমেন্ট কন্ট্রোল সঙ্গে ডিল করার সময় অ্যাক্সেস সহজতর একটি গুরুত্বপূর্ণ দিক। কোম্পানীগুলি যদি সহজেই তথ্যগুলি আপ টু ডেট রাখে তবে তাদের কাছে সহজতর সময় থাকবে, উদাহরণস্বরূপ, ইন্টারনেট থেকে সেই তথ্যটি সহজেই অ্যাক্সেস করতে পারে।
শ্রেণীবদ্ধকরণ
নথি লজিক্যাল বিভাগে সংগঠিত করা আবশ্যক। তাই করে, প্রদত্ত পরিস্থিতির জন্য যথাযথ নথি পাওয়া যেতে পারে। এই দস্তাবেজগুলি প্রায়শই 9 000 বিশ্ব অনুসারে নীতি, পদ্ধতি, কাজ নির্দেশনা এবং ফর্ম এবং রেকর্ডগুলির মতো বিভাগগুলিতে সংগঠিত হয়। প্রয়োজনে আইএসও প্রাসঙ্গিক নথি উপলব্ধ করা প্রয়োজন।
অভিজ্ঞতা
চূড়ান্ত হওয়ার আগে ডকুমেন্টগুলি ব্যাপকভাবে পর্যালোচনা করা উচিত। অনেক ক্ষেত্রে, 9, 000 বিশ্ব অনুসারে, এই দস্তাবেজগুলি একাধিক ব্যক্তির দ্বারা পর্যালোচনা করা উচিত, উভয় নজরদারির উদ্দেশ্যে এবং ত্রুটিগুলি ধরে রাখার জন্য অতিরিক্ত জোড়া জোড়া দ্বারা ভুলগুলি তৈরি করা হয় না তা নিশ্চিত করতে। পর্যালোচনা চক্রটিতে নির্দিষ্ট দস্তাবেজ এবং পরিচালকদের যারা জড়িত তাদের জড়িত কর্মীদের অন্তর্ভুক্ত করা উচিত, কারণ তাদের আরো দক্ষতা থাকবে এবং তারা ভুল বুঝতে সক্ষম হবে। আইএসও নথি প্রয়োজন পূর্বে পর্যাপ্ততা জন্য অনুমোদিত হতে হবে।
সংশোধন অবস্থা
আইএসও স্ট্যান্ডার্ডগুলি যখন প্রয়োজন তখন পর্যালোচনা এবং আপডেট করা প্রয়োজন। কোনও বিশেষ সংস্থার শর্তগুলি অবশ্যই অবশ্যম্ভাবীভাবে পরিবর্তিত হবে এবং লজিক্যালের ক্ষেত্রে আপডেটগুলিতে অবশ্যই অবশ্যই যোগ করা উচিত। 9000 বিশ্ব অনুযায়ী, সংশোধন অবস্থা অবশ্যই নথিতে রাখা উচিত। এই অবস্থাগুলি খসড়া, পর্যালোচনা এবং অনুমোদন অন্তর্ভুক্ত। যে কোনও কারণের জন্য কোম্পানির দ্বারা অপ্রচলিত নথি অপঠিত হিসাবে সনাক্ত করা আবশ্যক।
স্পষ্টতা
9000 বিশ্ব অনুসারে, তাদের প্রয়োজন অনুসারে ডকুমেন্টগুলি সর্বদা পঠনযোগ্য এবং অ্যাক্সেসযোগ্য হতে হবে। তারা পোশাক বা ক্ষতি পায় যখন আইএসও নথি প্রয়োজন আপডেট করা প্রয়োজন।
বিতরণ
কেবলমাত্র একটি কোম্পানির কাছ থেকে উৎপন্ন নথিগুলিই কেবলমাত্র নিয়ন্ত্রণ করা উচিত নয়, তবে 9000 বিশ্ব অনুসারে, দেশ থেকে বের হওয়া নথিগুলিও নিয়ন্ত্রণ করা উচিত। কোম্পানির মালিকানাধীন পণ্য এবং যন্ত্রপাতিগুলির ব্যবহারকারীর নথি হিসাবে অনেকগুলি নথি, অবশ্যই পরিষ্কারভাবে চিহ্নিত করা উচিত এবং কোম্পানির সঠিক ব্যক্তিদের কাছে বিতরণ করা উচিত।
