ফ্যাক্সিংয়ের তুলনায়, ইমেলিং এক বিন্দু থেকে অন্য তথ্য পেতে আরও সুবিধাজনক পদ্ধতি।কিন্তু আপনি এখনও একটি অপরিহার্য অফিস সরঞ্জাম হিসাবে ফ্যাক্স মেশিন ফেজ আউট করা উচিত নয়। নিশ্চিত, মাঝে মাঝে জ্যামেড মেশিন, ব্যস্ত সংকেত এবং অনুপস্থিত পৃষ্ঠা রয়েছে তবে ফ্যাক্স মেশিনগুলি ব্যবহারযোগ্য এবং সুবিধাগুলি রয়েছে: বৃহত্তর নথি পাঠানো যেতে পারে, কিছু লোক তাদের ব্যবসায়িক যোগাযোগের আরো পেশাদার রূপ হিসাবে দেখে এবং ফ্যাক্সগুলিতে স্বাক্ষরিত স্বাক্ষর বৈধ ।
ফ্যাক্স কভার শীটের থেকে এবং থেকে বিভাগগুলিতে ফ্যাক্স প্রাপক এবং প্রেরকের নাম লিখুন।
উপযুক্ত ফ্যাক্স এবং ফোন নম্বরে আপনার ফোন এবং ফ্যাক্স নম্বর লিখুন। ক্ষেত্র। প্রাপকের কল বা ফ্যাক্স ইভেন্টে এটি সহায়ক।
মোট নম্বরের কভার শীট সহ ফ্যাক্সগুলিতে অন্তর্ভুক্ত পৃষ্ঠাগুলির মোট সংখ্যা অন্তর্ভুক্ত করুন। কভার শীট পৃষ্ঠা বা সংখ্যা অধ্যায়। এটি প্রাপককে ফ্যাক্সে কত পৃষ্ঠাগুলি প্রত্যাশা করা উচিত তা বলে।
কভার শীটের RE বিভাগে ফ্যাক্সের উদ্দেশ্য বর্ণনা করে এক থেকে তিনটি শব্দ লিখুন। প্রযোজ্য হলে একটি রেফারেন্স নম্বর অন্তর্ভুক্ত করুন।
যথাযথ বাক্সটি পূরণ করুন অথবা প্রাপকের কাছ থেকে ফ্যাক্সের জরুরী অবস্থা বা আপনার প্রতিক্রিয়া জানানোর উপযুক্ত শব্দ বর্ণনাটি বৃত্তান্ত করুন।
বেশিরভাগ ফ্যাক্সগুলিতে প্রতিক্রিয়া বর্ণনাকারী অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, যেমন: পর্যালোচনার জন্য (কোনও পদক্ষেপ প্রয়োজন নেই), মন্তব্য করুন (প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন), জরুরি (অবিলম্বে হ্যান্ডেল করুন), গোপনীয় (কেবলমাত্র কিছু চোখের জন্য), অথবা অনুগ্রহ করে উত্তর দিন (প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন)।
ফ্যাক্স কভার শীটের ফাঁকা নীচের অংশে (মন্তব্যগুলি) প্রাপককে পড়তে বা সচেতন হতে চান এমন যেকোনো অতিরিক্ত নোট বা নির্দেশনা লিখুন।
ফ্যাক্স পর্যালোচনা করার পরে এবং কভার শীটের সমস্ত প্রাসঙ্গিক বিভাগগুলি সম্পূর্ণ হওয়ার পরে পত্রকের শীর্ষে ফ্যাক্স পাঠানোর তারিখটি সন্নিবেশ করান।
পরামর্শ
-
কভার শীট পঠনযোগ্য নিশ্চিত করতে স্পষ্ট এবং সুস্পষ্টভাবে মুদ্রণ করুন।
কভার শীট স্ক্যান করা বা ফটোকপিযুক্ত ক্ষেত্রে নীল বা কালো কালি ব্যবহার করুন।
সতর্কতা
ফ্যাক্স মাধ্যমে গোপনীয় তথ্য পাঠাতে ভুলবেন না। অন্য কোথাও কে জানার কোন উপায় নেই।
