ফ্যাক্স পাঠানোর সময় ফ্যাক্স কভার শীট অপরিহার্য। তারা ফ্যাক্স সঠিক ব্যক্তির কাছে পৌঁছাতে এবং ফ্যাক্স পাঠানো প্রাপককে জানাতে সহায়তা করে। ফ্যাক্স কভার শীটগুলি প্রেরককে ফ্যাক্স করা কী সম্পর্কে অতিরিক্ত তথ্য সরবরাহ করার সুযোগ দেয়। লেখা এবং একটি ফ্যাক্স কভার শীট সেট আপ করা সহজ। এটি সেট আপ হয়ে গেলে, আপনি এটি ওভার আবার ব্যবহার করতে পারেন। আপনাকে যা করতে হবে তা প্রতিটি সময় সঠিক প্রাপক তথ্য পূরণ করতে হবে।
ফ্যাক্স কভার শীট শীর্ষে একটি letterhead যোগ করুন। লটারহেড একটি কোম্পানী বা একটি ব্যক্তির জন্য হতে পারে। লটারহেডটি কোম্পানী বা ব্যক্তির নাম, ঠিকানা, টেলিফোন নম্বর, ফ্যাক্স নম্বর এবং ইমেল ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
লেটারহেড থেকে কয়েকটি লাইন ডাউন দিন তালিকা।
"কোলন নাম" লিখুন, একটি কোলন অনুসরণ করুন। আপনি যে ফ্যাক্স পাঠাচ্ছেন সেই কোম্পানির নামে লিখুন।
লিখুন "যাও" এবং তারপর একটি কোলন নিচে লাইন কয়েক। ফ্যাক্স গ্রহণ করা উচিত ব্যক্তির নাম পূরণ করুন।
"থেকে" এবং তারপর পরবর্তী লাইন একটি কোলন লিখুন। প্রেরকের নাম তালিকাভুক্ত করুন।
"গ্রহীতার ফ্যাক্স নম্বর" এবং তারপর একটি কোলন লিখুন। আপনি সঠিক ফ্যাক্স নম্বরটি দিয়ে এই লাইনটি পূরণ করুন যেখানে আপনি ফ্যাক্স পাঠাচ্ছেন।
একটি কলোন অনুসরণ করে "ফ্যাক্স কভার শীট সহ ফ্যাক্সের পৃষ্ঠাগুলির সংখ্যা" লিখুন। আপনি যে ফ্যাক্সিং করছেন সেগুলির সংখ্যা গণনা করুন এবং ফ্যাক্স কভার শীটের জন্য একটি যুক্ত করুন। এই লাইন এ এই সংখ্যা লিখুন। এটি প্রাপককে একটি পৃষ্ঠা অনুপস্থিত না করে তা নিশ্চিত করতে সহায়তা করে।
"নোট" এবং তারপর একটি কোলন লিখুন। প্রয়োজন যে কোনো অতিরিক্ত তথ্য লিখুন।
