অফিস অপারেটিং পদ্ধতি

লিখিত অফিস পদ্ধতি সহজে এবং আরো দক্ষতার ব্যবসা চালানো সাহায্য। মৌলিক পদ্ধতিগুলি সামনে-অফিসের অনুশীলনগুলি রূপরেখা করে: প্রক্রিয়াগুলি, যারা তাদের সঞ্চালন করে এবং কী করা হয়। অফিসগুলিতে কর্মচারী ব্যবস্থাপনা, নগদ আমানত, অন্তর্মুখী ও বহির্গামী মেইল, চিঠিপত্র এবং ফেরত প্রদানের জন্য নির্দেশিকা রয়েছে।

ডেইলি মেইল হ্যান্ডলিং (রিসেপশনিস্ট)

ইনকামিং মেইল খোলা এবং বিষয়বস্তু তারিখ-স্ট্যাম্প করা হয়। চেক "জমা দিতে" bin স্থাপন করা হয়। মেইলটি প্রাপকের দ্বারা সাজানো হয় এবং ব্যক্তির মেইল বিনতে রাখা হয়।

তিনি ব্যাংক আমানত প্রস্তুত এবং প্রাপ্ত চেক কপি করে তোলে। সংযুক্তি চেক কপি stapled হয়। তিনি চেক এবং আমানত স্লিপ কপি এবং অ্যাকাউন্ট receivable সংযুক্তি বিতরণ করে।

আউটগোয়িং মেইল পোস্টমার্ক করা হয় এবং প্রতিটি সন্ধ্যায় পোস্ট অফিসে নিয়ে যাওয়া হয়।

ফোন পদ্ধতি

তৃতীয় রিং দ্বারা ফোন উত্তর দিন। স্ট্যান্ডার্ড শুভেচ্ছা হল "শুভ সকাল, এবিসি কোম্পানি, জন ভাষী। আমি কিভাবে আপনাকে সাহায্য করতে পারি?" প্রতিক্রিয়া "শুধু একটি মুহূর্ত" এবং হোল্ড উপর কলার রাখুন।

অনুপস্থিত কর্মচারীদের জন্য অফিস ক্যালেন্ডার চেক করুন। যদি অনুপস্থিত থাকে, কলারকে বলুন এবং অন্য কেউ সাহায্য করতে পারে কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন। ব্যক্তি যদি হয়, কলার ঘোষণা এবং কল ফরওয়ার্ড। লাইনটি ব্যস্ত থাকলে কলকারীকে বলুন এবং ভয়েস মেইল বা লিখিত বার্তাটি সরবরাহ করুন।

বার্তাগুলির মধ্যে কলারের নাম, সময় এবং তারিখ, কল করার কারণ এবং কল-ব্যাক নম্বর অন্তর্ভুক্ত। বার্তা প্রাপকের মেইল স্লটে রাখুন।

অফিস সরবরাহ ব্যবস্থাপনা (সচিব)

স্ট্যান্ডার্ড সরবরাহ উদ্ভাবিত এবং মাসিক আদেশ করা হয়। অফিস ক্যালেন্ডার নির্ধারিত মেলিং এবং প্রয়োজন কোন সরবরাহ জন্য চেক করা হয়। তিনি অফিস সরবরাহ আদেশ ফর্ম প্রস্তুত এবং অফিস ম্যানেজার এটি স্থাপন করা হয় আগে এটি অনুমোদন।

Nonstandard সরবরাহের জন্য, একটি সরবরাহ অনুরোধ ফর্ম পূরণ করুন এবং সচিব জমা দিন।

অফিস ক্যালেন্ডার বজায় রাখা (সচিব)

তিনি অফিস ক্যালেন্ডার জন্য দায়িত্ব আছে। একটি মিটিং সময় নির্ধারণ করার সময়, বিরোধের জন্য ক্যালেন্ডার পরীক্ষা করুন, এবং সচিবকে অনুরোধ পাঠান।

গ্রাহকদের জন্য মাসিক মেলিং, বিপণন ও প্রচার অফিস ক্যালেন্ডারে প্রবেশ করা হয়। এই জন্য দায়ী কর্মীরা সচিবের তারিখ ইমেল করতে পারেন।

ইমেল ভ্রমণ তারিখ, কর্মচারী অনুপস্থিতি এবং সচিব যাও অবকাশ।

ভ্রমণ প্রতিদান, চেক অনুরোধ এবং ক্রেডিট কার্ড

ভ্রমণ প্রতিদান সাপ্তাহিক প্রক্রিয়া করা হয়। অনুমোদিত ভ্রমণ ফর্ম ব্যবহার করুন। ব্যয় তারিখ, খরচ টাইপ এবং ব্যয় জন্য কারণ লিখুন। খরচ জন্য পঠনযোগ্য রসিদ সংযুক্ত করুন। কোন পরিমাণ একটি রসিদ ছাড়াই প্রতিদান করা হয়।

অনিয়মিত চেক জন্য অনুমোদিত চেক অনুরোধ ফর্ম ব্যবহার করুন। পাওনা তথ্য, প্রয়োজন তারিখ, চেক পরিমাণ এবং কারণ বিভাগ সম্পূর্ণ করুন। একজন ম্যানেজার বা হিসাবরক্ষক থেকে অনুমোদন পান।

ক্রেডিট কার্ড মাসিক প্রক্রিয়া করা হয়। প্রতিটি ক্রয়ের জন্য একটি রসিদ প্রয়োজন। আপনার নাম, খরচ এবং প্রাপ্তির অন্যান্য সনাক্তকারী তথ্য লিখুন। রসিদ, এবং ব্যক্তিগত চার্জ ছাড়া কোন চার্জ, কর্মীদের বেতন থেকে কাটা হয়।