আপনি যদি সঠিক কিছু করতে চান, একটি ভাল স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি, বা SOP লিখুন। একটি ভাল-লিখিত স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি ম্যানুয়াল কর্মচারীদের সঠিকভাবে সম্পন্ন করা হয় কিভাবে কর্মচারীদের বলার দ্বারা দক্ষতা এবং ধারাবাহিকভাবে চালাতে সাহায্য করে। সহজে বোঝার মাধ্যমে মান এবং সামঞ্জস্য বজায় রাখা, ধাপে ধাপে নির্দেশাবলী এছাড়াও উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধি, বর্জ্য নির্মূল এবং কর্মক্ষেত্রের আঘাতের হ্রাসের মতো সুবিধা প্রদান করতে পারে। একটি SOP ম্যানুয়াল ব্যবসার নিয়মাবলী মেনে চলতে এবং কর্মীদের জন্য প্রশিক্ষণ উন্নত করতে সহায়তা করতে পারে।
ধাপ 1: আপনার SOP নির্বাচন করুন
কোনও পণ্যের জন্য একত্রিতকরণের মতো বা গ্রাহকের অভিযোগ পরিচালনা করার মতো মানদণ্ডগুলি চিহ্নিত করা উচিত এমন পদ্ধতিগুলি চিহ্নিত করুন। একক কার্যকলাপে প্রতিটি SOP ফোকাস করুন। সঠিকভাবে কীভাবে করবেন তা জানার পদ্ধতিগুলি সম্পর্কে শুধুমাত্র লিখুন। অথবা, যোগ্যতা অর্জনকারীকে খুঁজে বের করুন যাতে তারা আপনাকে কীভাবে পদ্ধতিগুলি করতে হয় তা প্রদর্শন করতে পারে। প্রয়োজন হবে যে সমস্ত তথ্য কম্পাইল।
পদক্ষেপ 2: লিখতে প্রস্তুত
"এসওপি - উত্পাদনের - অ্যাসেম্বলি" বা "এসওপি - গ্রাহক পরিষেবা - অভিযোগগুলি পরিচালনা করার মতো", যেমন "SOP - উত্পাদনের - অ্যাসেম্বলি" বা প্রয়োজন হলে বিভাগগুলি বা বিভাগগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন যেমন "আপনার পণ্য কীভাবে জড়ো করবেন" বা "কীভাবে একটি গ্রাহক অভিযোগ পরিচালনা করবেন" এর মতো প্রতিটি SOP অর্থপূর্ণ শিরোনাম দিন। "এই আপনি কর্মীদের জন্য গ্রুপ সম্পর্কিত পদ্ধতির অনুমতি দেবে। প্রসেসগুলির জন্য রুক্ষ ফ্লোচার্টগুলি আঁকুন যাতে আপনার কাছে সমস্ত তথ্য থাকে এবং এটি সঠিক ক্রমে থাকে। আপনার পদ্ধতির প্রস্তুতির সময় পদ্ধতি সম্পন্ন করবে কর্মচারী উপর ফোকাস।
ধাপ 3: বিভাগ মানানসই
আপনার SOP রূপরেখা। প্রতিটি SOP নিম্নলিখিত বিভাগ থাকা উচিত:
- শিরোলেখ
- উদ্দেশ্য
- ব্যাপ্তি
- তথ্যসূত্র
- সংজ্ঞা
- দায়িত্ব
- কার্যপ্রণালী
- পরিশিষ্টের
- পরিবর্ধন ও পরিবর্তন তালিকা
- অনুমোদন স্বাক্ষর
পদক্ষেপ 4: বিস্তারিত পদ্ধতি ধাপে ধাপে
ক্রম অনুসারে প্রতিটি প্রক্রিয়া ভেঙ্গে ফেলতে হবে যাতে সেটি করা উচিত। প্রধান ধাপগুলির সাথে শুরু করুন, যেমন "পণ্যটির জন্য অংশগুলি পান" বা "ফোনটি উত্তর দিন।" তারপর ছোট পদক্ষেপগুলিতে সেগুলি ভেঙ্গে দিন, যেমন "নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি অংশ সঠিক," অথবা "নিজেকে পরিচয় দিন এবং কল করার জন্য গ্রাহকের ধন্যবাদ জানান।"
ধাপ 5: প্রতিটি SOP লিখুন
সহজভাবে লিখুন। ছোট শব্দ এবং ছোট বাক্য ব্যবহার করুন। প্রথম মূল ধারণা রাখুন। বিস্তারিত সঙ্গে অনুসরণ করুন। কর্ম ক্রিয়া এবং একটি সক্রিয় ভয়েস ব্যবহার করুন। অস্পষ্টতা এবং বিভ্রান্তি এড়াতে। সংক্ষেপ ব্যবহার করে না, acronyms বা শব্দগুচ্ছ ব্যবহার করবেন না।
পদক্ষেপ 6: ধারাবাহিকভাবে বিন্যাস SOPs
প্রতিটি SOP একই ফন্ট এবং ফন্ট আকারে লেখা উচিত। সংক্ষিপ্ত বেশী মধ্যে দীর্ঘ অনুচ্ছেদ বিরতি। দীর্ঘ বাক্য পরিবর্তে বুলেট পয়েন্ট ব্যবহার করুন। Flowcharts মত চাক্ষুষ এডিস যোগ করুন। বোল্ডফেস টাইপ বা ইটালিক ব্যবহার করে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য হাইলাইট করুন।
পদক্ষেপ 7: প্রতিটি SOP এর কার্যকারিতা মূল্যায়ন করুন
সুস্পষ্টতা, পঠনযোগ্যতা এবং সংজ্ঞার জন্য SOP চেক করুন।
- বৈধতা: টাইপ বড় যথেষ্ট এবং সহজ পড়তে হয়?
- পাঠযোগ্যতা: নির্দেশাবলী কি সহজ? নাকি প্রোটোকলগুলি জটিল ধারণার এবং প্রবঞ্চনা শব্দগুলির একটি প্রাক্কলন আছে?
- সমানতা: একটি পাঠক সঠিক পদ্ধতিটি করতে তাদের কী জানা দরকার তা শিখতে পারে?
ধাপ 8: পর্যালোচনা, সংশোধন এবং অনুমোদন
প্রক্রিয়াগুলি সম্পাদনকারী কর্মীরা তাদের সবকিছু বোঝার জন্য SOP পর্যালোচনা করে। এছাড়াও SOPs পড়তে পদ্ধতি সঙ্গে পরিচিত না যারা কর্মচারীদের জিজ্ঞাসা। একটি পাঠক এটি সম্পন্ন করা হয় তা জানতে পদ্ধতি করতে হবে না। যতক্ষণ না তারা গ্রহণযোগ্য হয় ততক্ষণ একই পাঠকদের দ্বারা পর্যালোচনাগুলির প্রতিটি সেট পর্যালোচনা করুন। SOPs অনুসরণ করা হয় তা নিশ্চিত করার জন্য যারা দায়ী থাকবে তাদের মুক্তি দেওয়ার আগে তাদের উপর সাইন ইন করা উচিত।
ব্যবসা, ইউনিফর্ম সিস্টেম কাজ। একটি স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতির ম্যানুয়াল তৈরি করা নিশ্চিত করে যে প্রতিটি কর্মচারী একই পদ্ধতিতে একইভাবে প্রতিটি পদক্ষেপ অনুসরণ করে।
