ফ্রন্ট ডেস্ক স্টাফের জন্য একটি স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি কিভাবে লিখবেন

আপনি কি কখনও কোন সংস্থাকে ডেকেছেন এবং ফোনটির উত্তর দেওয়ার ব্যক্তিটির পেশাদারিত্বের দ্বারা অবাক হয়েছেন? বা এমনকি খারাপ, আপনি কখনও আপনার নিজের অফিস বলা হয়েছে এবং আপনার কর্মীদের ব্যবহার করা হয় যে ফোন শিষ্টাচার দ্বারা বিস্মিত হয়েছে? এই ফোন পরিস্থিতিতে শুধুমাত্র বিরক্তিকর হতে পারে না, কিন্তু আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্যবসা হারান হতে পারে। এই পরিস্থিতি পরিচালনা করার সেরা উপায় ফ্রন্ট ডেস্ক কর্মীদের জন্য একটি ভাল মানক অপারেটিং পদ্ধতি বিকাশ। সর্বাধিক স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি, এসওপিএস, সুবিধা অপারেশন ব্যবহার এবং প্রয়োজন হয় এবং গাছপালা এবং উত্পাদন শিল্পে ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়। যাইহোক, গুণমান নিয়ন্ত্রণের উদ্দেশ্যে সপ্পসগুলি সব ধরণের চাকরি ও শিল্পে ফ্রন্ট ডেস্ক চাকরি সহ ব্যবহৃত হয়।

এসওপি মৌলিক নির্দেশাবলী যা অনুসরণ করা সহজ এবং নিয়মিত পরিচালিত চলমান টাস্ক সম্পর্কিত কী তথ্য সরবরাহ করে। একটি ভাল SOP কে, কি, কখন, কোথায় এবং কিভাবে একটি কাজ করা হবে তা বলতে হবে। প্রথম ধাপে এটি নিশ্চিত করা দরকার যে পদ্ধতিতে নিবন্ধটি নথিভুক্ত করা হয়েছে যার উপরে সংস্থার নাম, লোগো এবং ঠিকানা রয়েছে।

পরবর্তী ধাপটি হচ্ছে যে কাজটি করা হচ্ছে সেই টাস্ক বা পদ্ধতিটির নাম বা শিরোনাম লিখতে হয়। পদ্ধতিগুলি "ফ্রন্ট ডেস্কে আসন্ন কলগুলি পরিচালনা করা" বা "ফ্রন্ট ডেস্ক কোয়ালিটি কন্ট্রোল চেকস" হিসাবে পরিচালিত পদ্ধতির মতো সহজ হতে পারে। শিরোনামটি লেখার পরে, স্থানটি নিচে নামিয়ে দেওয়ার পদ্ধতিটি লেখার জন্য লিখুন। উদাহরণস্বরূপ "উদ্দেশ্য: সামনে ডেস্কে আসন্ন কলগুলি পরিচালনা করার জন্য নির্দেশিকাগুলি স্থাপন করা," "সমস্ত কর্মীদের দ্বারা ব্যবহৃত রেফারেন্স বা প্রশিক্ষণ গাইড হিসাবে কাজ করার জন্য" বা "সমস্ত কল পেশাদারভাবে পরিচালিত হয় তা নিশ্চিত করার জন্য কার্যকর এবং কার্যকর 'বইতে দেবেন।

উদ্দেশ্য লেখার পরে, সাধারণত যারা কাজ করে বা টাস্ক পরিচালনা করার জন্য নিয়মিতভাবে দায়ী। "স্টাফ ব্যক্তি দায়িত্বশীল: অভ্যর্থনাকারী, অফিস সহায়ক এবং ক্লার্কিক কর্মীদের।" প্রয়োজন হলে আবার স্থান এবং লিখুন অবস্থান। এটি ঐচ্ছিক, তবে যদি আপনার কাছে একাধিক অবস্থান থাকে তবে এটি কোথায় থাকতে পারে তার উপর নির্ভর করে টাস্ক ভিন্নভাবে করতে হবে। "অবস্থান: কর্পোরেট অফিসে সব কেন্দ্রীয় অফিস কর্মীদের।"

একবার "কে" এবং "কোথায়" লিখিত হয়, স্থান নিচে লিখুন এবং কী করা হচ্ছে তা লিখুন এবং কোন পণ্য, সরঞ্জাম বা উপকরণ প্রয়োজন হয়। "পদ্ধতি: সমস্ত ফোন ভায়াকম টেলিফোন সিস্টেমের অধীনে কাজ করে। টেলিফোন সেটআপ এবং ব্যবহারের ম্যানুয়াল ফ্রন্ট ডেস্ক ফাইল ক্যাবিনেটের মধ্যে অবস্থিত। ধাপ 1: সকালে একটি দৈনিক ভিত্তিতে ফ্রন্ট ডেস্ক রিসেপশনিস্ট নিশ্চিত হওয়া উচিত যে" রাত ফোন "ভয়েস মেইল সিস্টেম স্ট্যাটাস বন্ধ করা হয়েছে। ধাপ ২ এবং ধাপ 3 অনুসরণ করে অনুসরণ করুন। " এই উদাহরণে, কোন কোন সময়ে ফোনটি উত্তর দেওয়ার সময় ব্যক্তির কী বলা উচিত তা ঠিক করা উচিত। "এক্সওয়াইজেড সংস্থাকে ফোন করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আমি কিভাবে আপনার কল পরিচালনা করতে পারি।" আরেকটি মান সেট করা যেতে পারে যেটি একজন কলার কতক্ষণ ধরে রাখা যাবে বা রাখা উচিত। একটি ফোন স্থানান্তরিত করার মতো কিছু ফোন ফাংশন কীভাবে করবেন তার একটি রূপরেখা সরবরাহ করুন এবং সংশ্লিষ্ট টেলিফোন ম্যানুয়াল রেফারেন্স পৃষ্ঠা নম্বরটি অন্তর্ভুক্ত করুন।

স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি বিভাগে ভাঙ্গা যাবে। যেমন: বিভাগ 1: আগত কলগুলির উত্তর; ধারা 2: কল স্থানান্তরিত করা; ধারা 3: ভয়েস মেইলগুলিতে কলগুলি পরীক্ষা এবং স্থানান্তর করা; ধারা 4: বার্তা গ্রহণ করা; ধারা 5: সাধারণ ফোন শিষ্টাচার। সাধারন ফোন শিষ্টাচার বিভাগে মৌলিক ডস এবং ডনগুলি অন্তর্ভুক্ত হওয়া উচিত নয়, যেমন: "কখনও ফিরবেন না বা কোনও কলকারীর প্রতি বিরক্ত হবেন না;" ফোনগুলি উত্তর দেওয়ার সময় গাম খাবেন না বা চর্ব করবেন না, " হোল্ডে রাখা হচ্ছে এবং কলগুলি তাদের আটকে রাখার আগে কলার প্রতিক্রিয়ার জন্য অপেক্ষা করবে "এবং" যদি কেউ তাদের ভয়েস মেইলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্থানান্তরিত করার আগে তারা ভয়েস মেইলে রাখতে চায় তবে একটি কলকারীকে জিজ্ঞাসা করুন।"

পদ্ধতিগুলি লেখার পরে, কোনও নির্দেশনা ছাড়াই আপনার SOP ব্যবহার করার পদ্ধতিটি করার চেষ্টা করার জন্য ফ্রন্ট ডেস্ক পদ্ধতিটি নিয়মিতভাবে না করে এমন ব্যক্তিদের দ্বারা তারা সহজে বুঝতে পারছেন না বা ব্যবহারকারীর বন্ধুত্বপূর্ণ কিনা তা নির্ধারণ করুন। তাদের ইনপুট উপর ভিত্তি করে পদ্ধতি পুনর্বিবেচনা করতে প্রস্তুত হতে হবে। অন্য কেউ এবং সবাই ব্যবহার করতে এবং পদ্ধতি বুঝতে পারেন তা নিশ্চিত করার জন্য পদ্ধতি পড়তে এবং পর্যালোচনা পর্যালোচনা করুন।

প্রক্রিয়াটি চূড়ান্ত হওয়ার পরে, বিভাগীয় প্রধান, বিভাগীয় পরিচালক বা ব্যবস্থাপক এবং অবশেষে সিইও, সংস্থার নির্বাহী পরিচালক বা সভাপতির কাছ থেকে ব্যবহারের জন্য অনুমোদন পান। ব্যবহারের বিবৃতির অনুমোদনের সাথে সাথে তাদের স্বাক্ষর পদ্ধতির নীচে স্থাপন করা উচিত। একটি নমুনা বিবৃতি হতে পারে: "এই স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি প্রতিষ্ঠানের মিশন বিবৃতি অনুযায়ী হয় এবং নিম্নলিখিত কর্মীদের ব্যক্তি দ্বারা তালিকাভুক্ত এবং অনুমোদিত হয়েছে - তালিকা কর্মী ব্যক্তির নাম এবং শিরোনাম।" প্রক্রিয়া কার্যকর তারিখ রাখুন।

স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতিটি সমস্ত কর্মীদের কাছে বিতরণ করা উচিত যা কাজ করার জন্য দায়ী হবে। কিছু প্রতিষ্ঠান তাদের ফ্রন্ট ডেস্ক কর্মীদের সাইন ইন করার পদ্ধতিটি বিতরণের উপর "স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতির সাথে সম্মতি" ফর্ম ব্যবহার করে। এই ফর্মটিতে একটি মৌলিক বিবৃতি রয়েছে, যেমন "আমি পড়েছি এবং আমি ফ্রন্ট ডেস্ক অফিসের জন্য স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতিগুলি পড়েছি। আমি সম্মতি জানাতে এবং পদ্ধতিগুলি ব্যবহার করতে সম্মত।" পদ্ধতির বন্টন তারিখ সম্মতি ফর্ম স্থাপন করা হয়।

পরামর্শ

• আপনি স্ট্যান্ডার্ড অপারেশন তৈরি করতে সহায়তা করার জন্য ফ্রন্ট ডেস্ক স্টাফ থাকতে চান। এইভাবে, তিনি তাদের ইনপুট মূল্যবান মনে করেন এবং তারা তৈরি করতে সাহায্য করার পদ্ধতি অনুসরণ করার সম্ভাবনা বেশি হবে। প্রয়োজনে ফ্রন্ট ডেস্ক প্রশিক্ষণ ও অভিযোজন সময় ফাইল রাখা এবং ব্যবহারের জন্য এইচআর বিভাগের পদ্ধতিগুলির একটি অনুলিপি সরবরাহ করুন। স্বাক্ষরিত সম্মতি ফর্মের একটি ফাইল রাখুন যাতে মানগুলি থেকে বিচ্যুতি ঘটে, কর্মচারীদের মান ব্যবহার করার জন্য তাদের চুক্তির কথা মনে করা যেতে পারে।

সতর্কতা

খুব verky বা খুব প্রযুক্তিগত পেতে না সতর্ক থাকুন; আপনি পদ্ধতি অনুসরণ করা সহজ হতে চান। খুব বিস্তারিত পাবেন না, আপনি এটি একটি স্ট্যান্ডার্ড পদ্ধতি হতে চান; যাইহোক, কর্মীদের জন্য নির্দিষ্ট কিছু ফ্রন্ট ডেস্ক কাজগুলিতে উদ্ভাবনী এবং সৃজনশীল হতে কিছু বিলম্বিত বা নমনীয়তা দেওয়া উচিত।