"উপজাতীয় জ্ঞান" আপনার ব্যবসার, দল, গোষ্ঠী বা উপজাতি তার লক্ষ্যে পৌঁছানোর জন্য যে কোনও অযাচিত তথ্য হিসাবে সংজ্ঞায়িত করা হয়। উপজাতীয় জ্ঞানের সমস্যা হচ্ছে যখন আপনি উপজাতির গুরুত্বপূর্ণ সদস্য হারাবেন, জ্ঞান তাদের সাথে চলে যাবে। আপনি যখন আপনার কোম্পানির পদ্ধতি বা প্রক্রিয়া নথিভুক্ত করেন, তখন আপনি এই জ্ঞানটি রক্ষা করতে এবং দ্রুত নতুন সদস্যদের আনতে পারেন। "উপজাতীয় জ্ঞান" নথিভুক্ত করার প্রয়োজনীয়তা বোঝা এই নথি তৈরির একটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান।
আপনার Deliverables সংজ্ঞায়িত করুন
একটি সহজ বিবৃতি লিখে একটি "স্কোপ বিবৃতি" তৈরি করুন যা এই ডকুমেন্টেশন প্রকল্পে অন্তর্ভুক্ত করা যা সবকিছু চিহ্নিত করে। স্পষ্টভাবে ডকুমেন্ট করা হবে যে নির্দিষ্ট প্রক্রিয়া সনাক্ত। প্রক্রিয়াটি আসলেই কীভাবে প্রক্রিয়াটি কার্যকরীভাবে কাজ করে বা ভবিষ্যতে কীভাবে প্রক্রিয়াটি কাজ করবে তা নির্ধারণ করে।
একটি "মালিকানা ম্যাট্রিক্স" তৈরি করুন যা দেখায় যে প্রক্রিয়াটির মালিক কে বা প্রক্রিয়াটির কোন অংশ মালিক। এই ম্যাট্রিক্সটি সাংগঠনিক চার্ট বা একটি প্রক্রিয়া-প্রবাহ চিত্রের মতো সহজ হতে পারে যা পরিষ্কারভাবে মালিকদের এবং মালিকদের যোগাযোগের তথ্য সনাক্ত করে।
নথিভুক্ত করা হয় এমন নির্দিষ্ট পণ্য বা পরিষেবা সনাক্ত করুন। এটি সাধারণত একটি তালিকা যা সমস্ত বা প্রাসঙ্গিক তথ্য যেমন মডেল নম্বর, অংশ সংখ্যা এবং বর্ণনা অন্তর্ভুক্ত করে।
প্রক্রিয়া জড়িত যারা ভূমিকা বর্ণনা করুন। কাজের শিরোনামের উপর ভিত্তি করে একটি স্পষ্ট ব্যাখ্যা প্রদান করুন এবং ব্যক্তিগত ক্ষমতা নয়। এই অবস্থান কি এবং কিভাবে প্রক্রিয়া মধ্যে ফিট করে তা ব্যাখ্যা করুন। এটি একটি একক দস্তাবেজ হতে পারে যা কাজের শিরোনাম এবং বিবরণ তালিকাভুক্ত করা হচ্ছে বা নথিভুক্ত হওয়া প্রক্রিয়ার প্রতিটি কী অবস্থার জন্য একটি সম্পূর্ণ কাজের বর্ণনা।
প্রক্রিয়াকরণের প্রতিটি ধাপকে "প্রক্রিয়া প্রবাহ" চিত্র বা লেখচিত্র তৈরি করে শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত ডকুমেন্ট করুন। সাধারণত একটি উচ্চ স্তরের প্রবাহ চার্ট প্রক্রিয়াটির প্রধান পদক্ষেপগুলি দেখায় এবং একটি নিম্ন-স্তরের প্রবাহ চার্টটি প্রক্রিয়াকরণের পদক্ষেপগুলি যা প্রতিটি প্রধান ধাপগুলির অধীনস্থ হয় তা তৈরি করে।
প্রক্রিয়া প্রতিটি পদক্ষেপের জন্য উপযুক্ত "নীতি এবং পদ্ধতি" ডকুমেন্টেশন তৈরি করুন। আপনি সাক্ষাত্কার এবং গবেষণা সঙ্গে প্রক্রিয়া অন্বেষণ হিসাবে, এই নীতি এবং পদ্ধতি উদ্ভূত হবে। বিস্তারিত নোট রাখুন, যা এই নীতি এবং পদ্ধতি নথি তৈরির জন্য ভিত্তি হিসাবে কাজ করবে।
অভ্যন্তরীণ "দস্তাবেজ পরিচালনা" প্রক্রিয়াটির ব্যাখ্যা প্রদান করে এমন আপনার ডেলিভারিগুলিতে একটি দস্তাবেজ অন্তর্ভুক্ত করুন। এই নথিতে কোম্পানি দস্তাবেজের পর্যালোচনা এবং অনুমোদন, এবং কোম্পানির মধ্যে বিতরণ এবং সংরক্ষণাগার কিভাবে ব্যাখ্যা করা উচিত।
নথি তৈরি করুন
বর্তমান অবস্থানে কি বর্তমানে একটি স্পষ্ট বোঝার প্রাপ্ত বিদ্যমান নথি তালিকা। যদি একই তথ্য বিদ্যমান নথিতে আচ্ছাদিত হয় তবে আপনাকে নতুন নথি তৈরি করে চাকাটি পুনর্বিবেচনা করতে হবে না। এই নথির কোনটি ব্যবহারযোগ্য তা সনাক্ত করুন এবং এটি তৈরি করা যেতে পারে এবং কোনও নথিগুলি অপ্রচলিত। বিদ্যমান নথিগুলির একটি সম্পূর্ণ তালিকা সহ, আপনি জানতে পারবেন কোন নথিটি অনুপস্থিত এবং তৈরি করা আবশ্যক। বিদ্যমান নথি, অপ্রচলিত বা নতুন হিসাবে প্রতিটি নথির স্থিতি দেখানো নথির সামগ্রিক তালিকা তৈরি করুন। শীর্ষ ম্যানেজারের সাথে আপনার প্রথম বৈঠকের আগে এই "জায়" হাতে আছে।
বিদ্যমান সাংগঠনিক চার্ট এবং কোম্পানী ডিরেক্টরিগুলির মতো ইতিমধ্যে পাওয়া যায় এমন কিছু পর্যালোচনা করে "মালিকানা ম্যাট্রিক্স" তৈরি করুন। শীর্ষ ম্যানেজারের সাথে আপনার প্রথম সভার আগে হাতে "মালিকানা ম্যাট্রিক্স" আছে।
শীর্ষ ম্যানেজারের সাথে দেখা করুন এবং আপনার "জায়" এবং "মালিকানা ম্যাট্রিক্স" পর্যালোচনা করুন। এই সভায় লক্ষ্যমাত্রা শুধুমাত্র আপনার গবেষণাকে বিশ্লেষণ করার জন্য শীর্ষ পরিচালককে পেতে হবে না, তবে এটি অনুমোদন এবং আপনার পরিকল্পনার সাথে একমত। এই মিটিংয়ের জন্য প্রস্তুত থাকুন এবং শীর্ষ পরিচালক এর সময় নষ্ট করবেন না।
আপনার "ইনভেস্টরি" এবং "মালিকানা ম্যাট্রিক্স" শীর্ষস্থানীয় পরিচালকের সমস্ত পরিবর্তন করার পরে প্রতিটি বিভাগের প্রধানের সাথে দেখা করুন। এই বিভাগীয় প্রধান সভায় লক্ষ্য হচ্ছে যে বিভাগটি আপনি যা করছেন তার উপরে মাথা ঘোরাতে এবং প্রতিটি বিভাগের প্রধানের ভূমিকা এবং তাদের নিজস্ব প্রক্রিয়া পদক্ষেপগুলি নিয়ে আলোচনা শুরু করবে। বিস্তারিত নোট নিন অথবা মিটিং রেকর্ড করুন যাতে আপনি কিছু মিস করবেন না। আপনি এই বিভাগ-প্রধান মিটিংয়ের মাধ্যমে অগ্রসর হোন, প্রক্রিয়াটি উত্থান হবে এবং দৃঢ় হতে শুরু করবে।
আপনি প্রতিটি বিভাগের মাথা থেকে নতুন বা আরো সঠিক তথ্য পাবেন হিসাবে অবিলম্বে deliverables সব আপডেট করুন। আপনার শেষ ডিপার্টমেন্ট-হেড মিটিংয়ের পরে, আপনার অর্ধেকেরও বেশি বিতরণযোগ্য অংশগুলি আপনার উচিত ছিল।
প্রক্রিয়ার সাথে জড়িত যথাযথ সুপারভাইজার, শীর্ষ কারিগর এবং অন্যদের সাথে এই প্রক্রিয়ার পদক্ষেপটি আসলে কীভাবে চলছে তা ব্যাখ্যা করার জন্য পরিদর্শন করুন। আপনার সাক্ষাত্কারে এই ব্যক্তিরা তাদের বিভাগীয় প্রধানের দ্বারা চিহ্নিত হবে। এই হাত-মানুষ সাধারণত ধাপে ধাপে ধাপে ধাপে ধাপে ধাপে ধাপে ধাপে, তাদের নিজ নিজ বিভাগের প্রধানের তুলনায় দায়বদ্ধতার পদ্ধতিগুলি। আবার, বিস্তারিত নোটগুলি গ্রহণ করুন এবং এই লোকেরা সাথে দেখা করার আগে প্রস্তুত হওয়ার জন্য যথাসাধ্য চেষ্টা করুন যাতে আপনি তাদের ব্যস্ত দিনের বাইরে থেকে সময় কমিয়ে আনতে পারেন।
আপনার সব নথি আপনার প্রথম খসড়া পূরণ করুন। এটি একটি প্রথম খসড়া বলা হয় তবে এই ডকুমেন্টগুলি এখনও আপনার কাছে প্রাপ্ত সমস্ত তথ্যের উপর ভিত্তি করে সম্পূর্ণরূপে সম্পূর্ণ হওয়া উচিত।
তাদের প্রথম খসড়া দলিলগুলি, তাদের বিভাগের সদর দফতরে স্বতন্ত্রভাবে প্রথম খসড়া হিসাবে চিহ্নিত, তাদের পর্যালোচনার জন্য বিতরণ করুন। তাদের সম্পূর্ণরূপে এই দস্তাবেজগুলি পর্যালোচনা করার জন্য সময় দিন এবং কোনও পরিবর্তনকে পুনরায় লোড করার জন্য তাদের জিজ্ঞাসা করুন।
একই রেড লাইন পর্যালোচনা এবং এই নথির আপনার চূড়ান্ত খসড়া জন্য প্রস্তুত একই বিভাগের মাথা এবং subordinates সঙ্গে পৃথক বৈঠক দ্বিতীয় রাউন্ড আরম্ভ।
লাল লাইন সংশোধন সমস্ত সম্পন্ন। এক ধাপে পরিবর্তনগুলিতে ঘনিষ্ঠ মনোযোগ দিন, যা আগের বা পরবর্তী ধাপটিকে প্রভাবিত করতে পারে এবং সেই অনুযায়ী নথি, পদ্ধতি বা প্রবাহ পদক্ষেপগুলি পরিবর্তন করুন। তাদের চূড়ান্ত পর্যালোচনার জন্য সংশ্লিষ্ট বিভাগের প্রধান এবং অধীনস্থদের এই চূড়ান্ত খসড়া জমা দিন।শীর্ষ ম্যানেজারের পর্যালোচনায়ের জন্য সময়োপযোগীভাবে শীর্ষ পরিচালককে সম্পূর্ণ চূড়ান্ত খসড়া জমা দিন।
চূড়ান্ত সংশোধন তৈরি করুন এবং চূড়ান্ত অনুমোদনের জন্য ইনিশিয়েটারে এই সংশোধিত নথিগুলি জমা দিন। চূড়ান্ত অনুমোদন আগে অনেক পিছনে এবং আরও সংশোধন হতে পারে। আপনাকে প্রতিটি অধস্তন এবং বিভাগীয় প্রধানের কাছে দস্তাবেজগুলি, বা দস্তাবেজগুলির অংশগুলিতে সম্পূর্ণ অনুমোদন দিতে হবে যা সরাসরি তাদের দায়িত্বের সাথে সম্পর্কিত। যাইহোক, আপনার ডকুমেন্টেশন উপরের পরিচালক দ্বারা পর্যালোচনা এবং অনুমোদিত না হওয়া পর্যন্ত অনুমোদিত বিবেচিত হয় না।
পরামর্শ
-
আপনি কারো কারও কারও কারবারে বাধা দিলে সাক্ষাতগুলি সূক্ষ্ম হতে পারে। প্রাসঙ্গিক প্রবন্ধগুলি যেমন "প্রসেস ফ্লো চার্ট" বা অন্যান্য নথির মাধ্যমে সাক্ষাত্কারের জন্য প্রস্তুত থাকুন যা ইন্টারভিউকে এগিয়ে যাওয়ার জন্য সহায়তা করবে। স্বতঃস্ফূর্ত হও এবং সর্বদা একই মর্যাদাপূর্ণ সম্মান এবং সবার সাথে আচরণ করো যা আপনি নিজের জন্য আশা করেন। কার্যকরী হোন এবং সাক্ষাতের নির্দিষ্ট লক্ষ্যের উপর নজর রাখুন।
