প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন স্পষ্টভাবে একটি কোম্পানীর মধ্যে সঞ্চালিত গুরুতর কাজ রূপরেখা। তারা কর্মচারীদের মধ্যে বিভ্রান্তি দূর করে এবং একই পৃষ্ঠায় একটি কোম্পানির সকল সদস্যকে রাখে। একটি প্রক্রিয়া নথি একটি কোম্পানির বর্তমান প্রসেস কি সংজ্ঞায়িত করা হয়। বর্তমান অভ্যাস সনাক্ত করে, আপনি বর্তমান সিস্টেমে ত্রুটিগুলি সনাক্ত করেন এবং উন্নতির জন্য ঘরটি দেখতে পান। প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন এছাড়াও পরিবর্তনশীল ব্যবসায়িক চাহিদা আরো দ্রুত সামঞ্জস্য করতে পারবেন। স্পষ্টভাবে আপনার কোম্পানির বর্তমান ফাংশন রূপরেখা কোম্পানী এগিয়ে যেতে অনুমতি দেবে।
নথির সুযোগ নির্ধারণ করুন। আপনি একটি কোম্পানির মধ্যে বা বড় কোম্পানীর মধ্যে প্রতিটি প্রক্রিয়া নথিভুক্ত করতে পারেন, প্রক্রিয়া এক সেট উপর ফোকাস। উদাহরণস্বরূপ, প্রতিষ্ঠানের সম্পূর্ণ কাজগুলি নথিভুক্ত করার পরিবর্তে, একটি বড় কর্পোরেশন কেবল তাদের অ্যাকাউন্টিং ফাংশনগুলি দিয়ে শুরু করতে চাইতে পারে।
একটি পৃষ্ঠার একটি খসড়া, প্রক্রিয়া চাক্ষুষ উপস্থাপনা। একটি কার্যকারিতা ম্যাট্রিক্স অন্তর্ভুক্ত করুন, প্রতিটি টাস্ক বা একটি প্রক্রিয়া প্রবাহ চিত্রের জন্য দায়ী কে একটি রূপরেখা। একটি প্রক্রিয়া প্রবাহ চিত্র একটি প্রক্রিয়া সম্পন্ন করার জন্য বিভিন্ন পদক্ষেপগুলির একটি উচ্চ স্তরের উপস্থাপনা এবং সংস্থার মাধ্যমে পদক্ষেপগুলি কীভাবে প্রবাহিত হয়। উদাহরণস্বরূপ, একটি চালান পরিশোধ করার বিভিন্ন পদক্ষেপগুলি প্রক্রিয়া প্রবাহ চার্টের সাথে রূপরেখা করা যেতে পারে।
প্রক্রিয়া পণ্য এবং পরিষেবাদি উপর প্রভাব ব্যাখ্যা। স্বাভাবিক ক্রিয়াকলাপের প্রভাবগুলি বিস্তারিতভাবে বর্ণনা করুন এবং এই প্রক্রিয়ার ব্যর্থতার কারণ হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, যদি চালান হারিয়ে যায় এবং অর্থপ্রদান না হয়, সরবরাহকারী পরবর্তী আদেশ জাহাজে প্রত্যাখ্যান করবে।
প্রক্রিয়া মধ্যে ভূমিকা নির্ধারণ করুন। স্বতন্ত্র দ্বারা তাদের কাজ ফাংশন দ্বারা এবং ভূমিকা সনাক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, অ্যাকাউন্ট প্রদেয় ক্লার্কগুলি চালান প্রক্রিয়া করে এবং অর্থ প্রদানের জন্য সিস্টেমে প্রবেশ করে। নিয়ামক চালান অনুমোদন এবং পেমেন্ট অনুমোদন।
প্রক্রিয়া মধ্যে ব্যবহৃত কম্পিউটার সিস্টেম এবং সফটওয়্যার সব রূপরেখা। স্পষ্টভাবে প্রতিটি সিস্টেম, তার উদ্দেশ্য এবং এর কার্যকারিতা সংজ্ঞায়িত।
শুরু থেকে শেষ প্রক্রিয়ার ডকুমেন্ট। পাঠ্য খসড়া করার জন্য একটি গাইড হিসাবে আপনার প্রক্রিয়া প্রবাহ চিত্র ব্যবহার করুন। নথিতে অন্তর্ভুক্ত করার জন্য আপনি যে সুযোগটি নির্বাচন করেছেন তার উপর নির্ভর করে যতটা সম্ভব বিস্তারিত অন্তর্ভুক্ত করুন। পৃথক নাম পরিবর্তে দায়িত্ব বরাদ্দ ভূমিকা নাম ব্যবহার করুন।
ব্যতিক্রম জন্য একটি বিভাগ অন্তর্ভুক্ত করুন। স্বাভাবিক প্রক্রিয়া প্রবাহ অনুসরণ করা হয় না যখন ডকুমেন্ট কি ঘটে। উদাহরণস্বরূপ, যখন কম্পিউটার সিস্টেমগুলি ডাউন হয়, একটি কাগজের ভিত্তিক অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম চালান প্রক্রিয়া প্রণয়ন করা হয়।
সব প্রভাবিত পক্ষের সঙ্গে প্রক্রিয়া নথি পর্যালোচনা। নিশ্চিত যে সবাই প্রসেস সম্পর্কে চুক্তিতে আছে।
