তার সহজতম রূপে, অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণটি আপনার ব্যবসা যা যুক্ত করে তা সনাক্ত করে এবং ঝুঁকি হ্রাস করে যা মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে থাকে।ছোট ব্যবসা প্রশাসন, প্রায়শই একটি ব্যবসার বার্ষিক রাজস্বের প্রায় 5 শতাংশ খরচ করে। যদিও সমস্ত মাপের ব্যবসাগুলি জালিয়াতি, চুরি এবং ব্যবসার সম্পদগুলির অপব্যবহারের মুখোমুখি হয়, অপর্যাপ্ত ডকুমেন্টেশান পদ্ধতির সাথে ছোট ব্যবসাগুলি প্রায়শই বেশি ঝুঁকিপূর্ণ। ডকুমেন্টেশন পদ্ধতি অবদান, এবং শক্তিশালী অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ অংশ।
বৃদ্ধি দায়বদ্ধতা
উন্নততর ডকুমেন্টেশন পদ্ধতিগুলি প্রতিরোধী এবং গোয়েন্দা অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণগুলি উভয়কে শক্তিশালী করে, অপর্যাপ্ত ডকুমেন্টেশান পদ্ধতিগুলি হ'ল খুব দেরী না হওয়া পর্যন্ত চুরি বা জালিয়াতি ঘটছে এমন কিছু ব্যবসা এটির একটি প্রধান কারণ নয়, "জার্নাল অফ অ্যাকাউন্টেন্টেন্সি" নোট। আনুষ্ঠানিক ডকুমেন্টেশান পদ্ধতিগুলি নিয়ন্ত্রণ বাস্তবায়ন করার জন্য নির্দেশিকা সরবরাহ করে এবং তারা আপনার কর্মীদের অবশ্যই অনুসরণ করে বা অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ সঞ্চালিত করার শর্তে কেবলমাত্র রাষ্ট্রের তুলনায় যাচাই করতে এবং যাচাই করতে দায়বদ্ধতা বাড়ায়।
Evidentiary মান
ডকুমেন্টেশন পদ্ধতিগুলি একটি টাস্ক বা আর্থিক লেনদেনে জড়িত ছিল এবং কখন এবং কিভাবে সে জড়িত ছিল সহ ট্রেইসযোগ্য প্রমাণ তৈরি করে। আপনি কর্মীদের অনুসরণ করার জন্য দৃশ্যের পিছনে কাজ হিসাবে পাশাপাশি সময় এবং তারিখ মুদ্রণ হিসাবে পদ্ধতি তৈরি করতে পারেন। উভয় লেনদেন ট্রেস এবং অডিট ট্রায়াল তৈরি করার সময় কর্ম পুনর্গঠনের জন্য সমানভাবে গুরুত্বপূর্ণ। উদাহরণস্বরূপ, স্বাক্ষরিত ভাউচার স্লিপস, ক্ষুদ্র নগদ পরিপূরক চেকগুলির কপি, একজন কর্মচারীর লগ-ইন আইডি এবং কম্পিউটারের সময় এবং তারিখের স্ট্যাম্পগুলি সমস্ত অডিট ট্রিল প্রমাণ সরবরাহ করে।
আরো নিরাপদ তথ্য ব্যবস্থাপনা
প্রকৃত বা স্ক্যানযুক্ত সংযুক্তিগুলি, আর্থিক প্রতিবেদন এবং কোনও কম্পিউটার লেনদেনের পরিবর্তনের পাদটীকাগুলি লগ ইন তথ্য ব্যবস্থাপনা নিয়ন্ত্রণগুলিতে অবদান এবং শক্তিশালীকরণের ডকুমেন্টেশন পদ্ধতির উদাহরণ। কাগজ বা ইলেকট্রনিক ব্যবসায়িক রেকর্ডগুলি সংশোধন বা সামঞ্জস্য করার কারণগুলিকে নথিভুক্ত করার জন্য সমস্তগুলি দরকারী, যা অবশেষে আপনাকে জালিয়াতি এবং কর্মচারীর চুরি সনাক্ত করতে এবং সনাক্ত করতে সহায়তা করে। সংশ্লিষ্ট তারিখ-সময় স্ট্যাম্প এবং পূর্ব অনুমোদনের প্রমাণ, যেমন বিভাগ পরিচালক এর প্রাথমিক, তথ্য ব্যবস্থাপনা নিয়ন্ত্রণগুলিকে এমনকি আরও শক্তিশালী করে।
ভাল মানের নিয়ন্ত্রণ
অভ্যন্তরীণ ও বহিরাগত জালিয়াতি উভয় বাধা ছাড়াও, গুদাম এবং জায়-ব্যবস্থাপনা ডকুমেন্টেশন পদ্ধতি মানের নিয়ন্ত্রণ সমর্থন করতে পারেন। এই গুদাম কর্মচারী গণনা, পরিদর্শন এবং ক্ষতিগ্রস্ত অন্তর্মুখী এবং বহির্গামী পণ্যদ্রব্য নথির প্রয়োজন অন্তর্ভুক্ত। ভাল অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণে অবদানকারী প্রতারণা এবং চুরি প্রতিরোধ পদ্ধতিগুলির মধ্যে একটি ডকুমেন্টেশন নিয়ম অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যার মধ্যে কর্মচারীগুলিকে প্রতিটি বহির্গামী গ্রাহক আদেশের জন্য একটি পিক শীট ভর্তি করতে, সাইন এবং জমা দেওয়ার প্রয়োজন এবং বিবরণ তালিকা, অংশ সংখ্যা, ইউনিটগুলির তালিকা সহ তালিকা আইটেমগুলি রেকর্ড এবং সনাক্ত করতে হবে পরিমাপ এবং পরিমাণ।
