কিভাবে পদ্ধতি এবং নীতি লিখুন

দৃঢ় পদ্ধতি এবং নীতিগুলি লেখার মূল উদ্দেশ্য হল সংস্থাগুলির নিয়মগুলি নথিভুক্ত করার জন্য যথেষ্ট নথি তৈরি করা, তবে সহজেই অনুসরণ করা সক্ষম হওয়া সহজে নমনীয়, বেশিরভাগই বিচ্যুতি ছাড়াই আপনাকে আপনার পরিকল্পিত পথ থেকে প্রতিটি ছোটো ভাস্কর্যটি নথিভুক্ত করতে হবে। আপনি অনেক সংস্থাগুলিতে SOP, বা স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি হিসাবে উল্লেখ করা পদ্ধতি এবং নীতিগুলি শুনতে পারেন। এই দলিলগুলি একটি সংস্থার জন্য ব্যাকবোন গঠন করে, তাই তাদের ভাল লেখার মাধ্যমে ব্যবসাটি চালিয়ে যেতে সহায়তা করবে এবং সমস্ত কর্মীদের দ্বারা স্ট্যান্ডার্ড পদ্ধতিগুলি একইভাবে পরিচালিত হচ্ছে তা নিশ্চিত করবে। আপনি ফার্মাসিউটিকাল বা জৈব প্রযুক্তি কোম্পানিগুলির মতো নিয়ন্ত্রিত শিল্পের মধ্যে কাজ করেন তবে শক্তিশালী SOPগুলি আপনার ব্যবসায়ের সাফল্যের জন্য একেবারেই সমালোচনামূলক, কারণ খাদ্য ও ড্রাগ প্রশাসনের প্রথম কোনও অডিটের মধ্যে এই নথিগুলি দেখায়।

আপনার সংস্থার প্রয়োজন কোন পদ্ধতি এবং নীতির একটি রূপরেখা খসড়া। পদ্ধতি এবং নীতির একটি সংক্ষিপ্ত রূপরেখা তৈরি আপনাকে আপনার লেখা সংগঠিত করতে সহায়তা করবে। বিভাগ দ্বারা নীতি এবং পদ্ধতি গ্রুপ গ্রুপ আপনার চিন্তা সংগঠিত করতে সাহায্য করতে পারে। শুরুতে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ নথির সাথে সীমারেখা সংগঠিত করুন যাতে আপনি SOP গুলির খসড়াটি অগ্রাধিকার দিতে পারেন। সব পরে, আপনি কোথাও শুরু এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ উপায় দিয়ে শুরু করতে হবে যে অন্তত এই কাজ করা হবে। SOPS সমর্থন করার পরে আপনাকে এই প্রথম দস্তাবেজগুলি পুনঃবিবেচনা করতে হবে। এসপস একে অপরের সাথে দ্বন্দ্ব না যে এটা অপরিহার্য।

প্রতিটি নথি সম্পন্ন জড়িত পৃথক কাজ মধ্যে পৃথক পদ্ধতি এবং নীতিমালা ভেঙে। আপনার রূপরেখায়, প্রতিটি নথির জন্য সাব-টাস্ক যোগ করুন যাতে ধাপগুলি সুস্পষ্ট, যৌক্তিক এবং ক্রম হয়। এই ফ্যাশন, নথি প্রায় নিজেদের লিখুন। যদিও, শুধুমাত্র বিস্তৃত পদক্ষেপ যোগ করতে ভুলবেন না। আপনি যদি আপনার SOPS খুব বিস্তারিত লিখেন তবে বিচ্যুতি হওয়ার সম্ভাবনা অনেক বেশি। একটি ভাল জিনিস না।

কাজ সঞ্চালিত কর্মীদের সাক্ষাত্কার। কর্মচারী বর্তমানে কাজ করছেন থেকে মূল্যবান ইনপুট উপেক্ষা করবেন না। SOPs কীভাবে কাজ করা হয় তা নথিবদ্ধ করা উচিত এবং এইগুলি হল লোকেরা জানে। সুতরাং, শ্রমিকদের জিজ্ঞাসা করুন এবং পরিচালকদের না খসড়া নথি কিছু অনুমোদন করতে। তারা সবসময় একটি প্রযুক্তিগত লেখক দ্বারা শক্তিশালী করা যেতে পারে।

আপনার কর্মীদের অনুসরণ করার জন্য আরো বিস্তারিত পদ্ধতি সঙ্গে আপনার রূপরেখা পূরণ করুন। নীতি এবং পদ্ধতি লেখার সময় এটি সহজ রাখা সর্বোত্তম অনুশীলন। পঞ্চম শ্রেণির মার্কিন স্তরে লেখার জন্য এটি ব্যাপকভাবে গ্রহণযোগ্য অভ্যাস - এর অর্থ হল পঞ্চম শ্রেণীকক্ষ প্রতিটি শব্দ পড়তে এবং বুঝতে সক্ষম হওয়া উচিত।

পদ্ধতি এবং নীতির উপর সাইন আপ করবে সিদ্ধান্ত নিন। সাইন অফ কিছু উচ্চ স্তরের নাম ধরে রাখতে হবে যাতে বসতেরা কীভাবে কাজ করে তা সচেতন হয়। কিছু সংস্থা মানব সম্পদ বিভাগ বা তাদের আইনী শাখার মাধ্যমে কোনও আইন ভাঙা নিশ্চিত করার জন্য প্রতিটি নীতি ও পদ্ধতি পরিচালনা করে।

নীতি আলোচনা করার জন্য এক রুমে সব স্বাক্ষরকারী সংগ্রহের জন্য একটি পর্যালোচনা সভা ডাকুন। যদি সম্ভব হয়, এক পক্ষের একসাথে এক পক্ষের সাথে এক নির্দিষ্ট নীতি নিয়ে আলোচনা করার জন্য ডকুমেন্টটিকে এগিয়ে নিয়ে যাওয়া এবং মন্তব্য করার চেয়ে দ্রুত গতিতে এগিয়ে যাওয়া হবে। আপনি যদি সত্যিই জিনিসগুলিকে গতিসম্পন্ন করতে চান তবে সইপের সভায় সই করা বন্ধ করার লক্ষ্য রাখুন।

সাইন, তারিখ, সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ এবং চূড়ান্ত পদ্ধতি এবং নীতিগুলি প্রচার করুন। প্রতিটি কর্মচারীকে একজন কর্মচারী হ্যান্ডবুক দেওয়ার কথা বিবেচনা করুন যা প্রয়োজন অনুসারে সংশোধিত নথির সাথে আপডেট করা যেতে পারে। প্রকৃতপক্ষে, সমস্ত কর্মীদের আপ টু ডেট থাকা উচিত কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য, নোটবুকগুলি পরিচালনা করার জন্য নিয়মিতভাবে কর্মচারী হ্যান্ডবুকে অডিট করার সহ একটি নীতি এবং পদ্ধতি তৈরি করুন।

একটি সময়সূচীতে বিদ্যমান অনুমোদিত SOPs পর্যালোচনা। প্রতিটি এসওপি অবশ্যই বার্ষিকভাবে পর্যালোচনা করা উচিত অথবা অন্তত, দ্বি-বার্ষিকভাবে অবশ্যই অনুশীলন এবং নীতিগুলি পরিবর্তিত হবে না তা নিশ্চিত করতে হবে। তাজা স্বাক্ষর এবং তারিখগুলি নিশ্চিত করুন যাতে অডিট করা হয়, ব্যাক সংস্করণগুলির একটি পরিষ্কার কাগজ ট্রিল থাকে।