আপনি একটি পিজা জন্য একটি আদেশ, একটি টেলিভিশন বিজ্ঞাপন, গাড়ির অংশ বা একটি পরিবাহক সিস্টেমের কিছু জন্য একটি আদেশ গ্রহণ করা হয় কিনা, একটি আদেশ গ্রহণের প্রক্রিয়া পরিবর্তন হয় না। ক্রমবর্ধমান এবং অর্ডারটি প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য সংগ্রহ করার জন্য একটি পেশাদারী পদ্ধতিতে লেনদেন সম্পন্ন করে এবং গ্রাহকের সন্তুষ্টি প্রচার করে। ক্রম গ্রহণ প্রক্রিয়া একটি গ্রাহক একটি পুনরাবৃত্তি আদেশ স্থাপন কিনা নির্ধারণ করতে পারেন।
ফোনটি উত্তর দেওয়ার সময় নিজের এবং আপনার ব্যবসার স্থান সনাক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, "এবিসি 1২3 কোম্পানি, এটি স্যালি, আজ আমি আপনাকে কীভাবে সাহায্য করতে পারি?" ফোনটি কখনই খাবেন না বা পান করবেন না এবং পরিষ্কারভাবে এবং ধীরে ধীরে কথা বলবেন যাতে গ্রাহক আপনাকে বুঝতে পারেন। এমনকি একটি পর্যায়ে আপনার ভয়েস রাখুন; যদি আপনার জোরে জোরে কথা বলার প্রবণতা থাকে, তাহলে ফোনটি যখন কাজ করে এবং আপনার ভয়েসটিতে একটি বন্ধুত্বপূর্ণ সুর রাখে তখন সেই প্রবণতাটি বন্ধ করুন। সঠিক ব্যাকরণ ব্যবহার করুন এবং অস্পষ্ট এড়াতে।
কলারের নাম জিজ্ঞাসা করুন এবং কথোপকথনের সময় এটি ব্যবহার করুন। কোনও গ্রাহককে তার প্রথম নাম দিয়ে কল করবেন না যতক্ষণ না তিনি আপনাকে তা করার নির্দেশ দেন; তার আনুষ্ঠানিক শিরোনাম ব্যবহার করুন। গ্রাহককে তার অনুমতি না চাওয়া এবং তার প্রতিক্রিয়ার জন্য অপেক্ষা না করেই হোল্ড বা স্পিকারফোনে রাখা না।
গ্রাহক সাবধানে শুনুন এবং কোন প্রাসঙ্গিক তথ্য লিখুন। প্রয়োজন হলে পুনরাবৃত্তি জিজ্ঞাসা করুন। আপনার মেমরি উপর নির্ভর করবেন না। আপনি দ্রুত তাড়াহুড়ো করছেন মত কাজ করবেন না, সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ গ্রাহক ফোন বর্তমানে এক। রোগীর এবং সহায়ক আপনার পদ্ধতি রাখুন।
যথাযথ আইটেম, বিশেষ উল্লেখ, আকার এবং অন্য কোন প্রাসঙ্গিক তথ্য সহ অর্ডার দেওয়ার জন্য আপনি সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য পাবেন তা নিশ্চিত করুন। আপনাকে খুব সামান্য চেয়ে সঠিকভাবে অর্ডার স্থাপন করার প্রয়োজন বেশী তথ্য আছে ভাল। সর্বদা যাচাইয়ের জন্য গ্রাহকের আদেশটি পুনরাবৃত্তি করুন। বিলটি পাওয়ার সময় গ্রাহককে অপ্রত্যাশিত অবাক করে গ্রাহক এড়াতে আদেশের জন্য সে স্পষ্টভাবে নিশ্চিত।
গ্রাহককে তার ফোন নম্বরের জন্য জিজ্ঞাসা করুন যাতে আপনার অর্ডারটি সম্পর্কে আপনার কোন প্রশ্ন থাকে তবে আপনি তাকে আবার কল করতে পারেন। সবসময় তার ব্যবসার জন্য গ্রাহক ধন্যবাদ দ্বারা কথোপকথন শেষ। ফোনটি ফাঁস করে দেওয়ার জন্য অপেক্ষা করুন, তাই ফোনের ফোনের শব্দ শোনা যাচ্ছে না।
